如何做好醫(yī)院檔案管理工作研究

李艷萍

摘 要：醫(yī)院各類檔案的規(guī)范化管理，保證檔案資料更好地為醫(yī)療、護理、管理水平服務(wù)，是做好醫(yī)院管理基礎(chǔ)工作的首要問題。加強檔案管理，要高度重視檔案工作，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，增強檔案意識，提高人們對檔案作的認識。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案管理；探索

醫(yī)院的管理水平，特別是醫(yī)院診斷、臨床治療水平的提高，一方面靠醫(yī)務(wù)工作者業(yè)務(wù)水平的提高和工作經(jīng)驗的積累；另一方面就是取決于臨床及各類檔案資料的齊全與完整。醫(yī)院各類檔案的規(guī)范化管理，保證檔案資料更好地為醫(yī)療、護理、管理水平服務(wù)，是做好醫(yī)院管理基礎(chǔ)工作的首要問題。醫(yī)院承擔(dān)著醫(yī)療、科研的雙重任務(wù)，由于其特殊的功能，使得醫(yī)院具有深厚的文化底蘊，成為高學(xué)歷、高科技人才的聚集地，也理所當(dāng)然地最先受到現(xiàn)代信息波的沖擊，作為醫(yī)院管理重要內(nèi)容的醫(yī)院檔案工作也面臨著新的課題。

一、醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院管理是指醫(yī)院的各級領(lǐng)導(dǎo)通過各級管理職能部門實施對醫(yī)療、護理、行政等方面的全面管理。根據(jù)醫(yī)院的醫(yī)療任務(wù)及業(yè)務(wù)特點，其中醫(yī)療、護理的管理占整個醫(yī)院管理的主要部分，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)也主要是對醫(yī)療及其相關(guān)信息的管理，因此在醫(yī)院管理上，計算機信息管理系統(tǒng)有著十分重要的作用，具體表現(xiàn)在：

1.正確無誤的綜合信息統(tǒng)計分析是領(lǐng)導(dǎo)和管理部門的決策依據(jù)

醫(yī)院醫(yī)療信息通常可歸為二類：一類是效率管理指標(biāo)，一類是質(zhì)量管理指標(biāo)。效率指標(biāo)包括傷病員流動情況，床位周轉(zhuǎn)和使用情況等。質(zhì)量指標(biāo)包括治療情況、手術(shù)情況、床位周轉(zhuǎn)和診斷符合情況等。這些指標(biāo)在一定程度上可真實反應(yīng)一定時期內(nèi)醫(yī)院的收治情況、傷病員的人員結(jié)構(gòu)情況、床位周轉(zhuǎn)使用情況，同時從管理上掌握目前治療水平高低和病種分布情況，經(jīng)過計算和統(tǒng)計分析，院領(lǐng)導(dǎo)和職能部門可根據(jù)這些信息和數(shù)據(jù)作出一系列相應(yīng)調(diào)整措施，出臺一些適應(yīng)當(dāng)前情況的政策，使醫(yī)院在收治上適應(yīng)病人分布，在經(jīng)費使用上減少流失和浪費，藥品采購上少占資金，技術(shù)力量調(diào)整上漸趨合理。因此，準確、及時、可靠的信息反饋及綜合分析是領(lǐng)導(dǎo)決策不可缺少的依據(jù)。

2.醫(yī)療信息的計算機處理對各個管理環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)控

計算機是醫(yī)療信息處理必不可少的工具。計算機信息管理系統(tǒng)解決了涉及錢、財、物等環(huán)節(jié)的管理，對這些數(shù)據(jù)的流向從根本上加以控制和管理，使各級管理部門能從宏觀和微觀兩個方面對這些重點環(huán)節(jié)實施監(jiān)控。因此，信息管理的計算機網(wǎng)絡(luò)化是對管理環(huán)節(jié)實時監(jiān)控的重要手段。

3.病案信息是科研、教學(xué)、總結(jié)經(jīng)驗、提高醫(yī)療質(zhì)量的最好資料

病案是病人住院期間的全部檢查治療過程的真實記錄。病案信息的管理既為科研教學(xué)提供原始信息資料，又為醫(yī)療質(zhì)量控制提供依據(jù)。同時也反映了醫(yī)療質(zhì)量水平的高低。

二、如何管理好醫(yī)院檔案

1 轉(zhuǎn)變管理模式，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

檔案工作本質(zhì)上是一種基礎(chǔ)的信息管理工作，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案工作也隨之進入信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代，這是檔案事業(yè)管理的必然趨勢，檔案信息檢索現(xiàn)代化，是開發(fā)檔案信息資源的手段。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)為檔案部門實現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化提供了可能。現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備是時代尖端科學(xué)的結(jié)晶，是發(fā)展經(jīng)濟、繁榮文化、推動社會進步的強大動力。作為檔案部門應(yīng)多方爭取，加大投入，配備現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，這樣既能提高工作效率，及時獲取檔案信息，增加和豐富檔案的種類，又有利于開發(fā)信息資源，提高查準率、查全率，還有利于檔案的科學(xué)管理與保護。

2做好檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源共享

檔案信息資源的開發(fā)和利用，主要信息來源是檔案管理部門的信息資料，是重要的信息資源，也是科技信息資源應(yīng)用和交流的基礎(chǔ)，開發(fā)信息資源，利用館藏的信息資源和檢索工具，有效地進行深加工，系統(tǒng)地組成便于查找的資源，提供出一定的信息內(nèi)容和更好的服務(wù)給利用者。利用高科技手段，如電子文件、電子病歷、遠程診、網(wǎng)絡(luò)傳遞、文件載體等，進行醫(yī)院檔案的電子化管理。電子檔案的優(yōu)點是檢索方便、快捷，并適用于電子網(wǎng)絡(luò)的傳輸。電子網(wǎng)絡(luò)傳輸有傳統(tǒng)傳輸方式無法比擬的優(yōu)勢，它的傳輸速度極快，能在極短的時間內(nèi)送達利用者的手中。最大限度地資源共享，信息源不斷擴大，易于保管。它的占用空間小，節(jié)省了大量的人力、物力和財力。以檔案信息的開發(fā)利用，帶動豐富檔案信息資料，實現(xiàn)檔案信息資源共享，保證了檔案信息資源在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中得到持續(xù)、健康發(fā)展。

我院是一所以醫(yī)療、教學(xué)、科研為主的綜合性大醫(yī)院，檔案部門的職能主要是配合醫(yī)院中心工作，為醫(yī)院改革建設(shè)提供信息服務(wù)。只有明確自己的職能，在實際工作中發(fā)揮檔案的開發(fā)價值和利用價值，才能被醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各部門認同，才能使人們認識到檔案的重要性和它的價值所在。

三、創(chuàng)造性地開展檔案基礎(chǔ)工作

1. 做好檔案基礎(chǔ)工作是醫(yī)院改革的需要 我院強化科學(xué)管理，實現(xiàn)了一系列的醫(yī)療改革。這些無疑給檔案工作提出了更高的要求。

2.創(chuàng)造性地完成檔案的收集、整理、接收、保管檔案工作是檔案室的職責(zé)。從文件的形成開始就按照檔案管理要求去做，確保檔案質(zhì)量、門類和內(nèi)容齊全完整。我們采取兩種形式：（1）各職能部門定期歸檔的檔案按時進行接收；（2）有目的、有計劃地進行整理醫(yī)院改革過程中形成的檔案材料，形成系列檔案。

3. 注重特定時期形成的檔案，豐富檔案內(nèi)容 特定時期形成的檔案，反映了醫(yī)院改革發(fā)展變化的特點。有目的的對這些檔案進行收集、整理、保管，具有重要意義。

4. 提高檔案質(zhì)量是檔案基礎(chǔ)的保證。提高檔案質(zhì)量是一項重要的基礎(chǔ)工作，是檔案工作開展的基本條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。為了有效地提高案卷質(zhì)量，我們在案卷歸檔之前嚴格把關(guān)，要求分類科學(xué)、組卷合理、標(biāo)題簡明、整齊美觀，保證了檔案案卷內(nèi)文件材料的完整性和系統(tǒng)化。

四、積極為醫(yī)院改革發(fā)展提供檔案的開發(fā)利用

1. 圍繞著醫(yī)院中心工作提供利用。積極提供檔案的利用，一是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)；二是面向全院醫(yī)務(wù)人員，為醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政管理服務(wù)。根據(jù)我院深化改革的3個階段，我們把檔案信息開發(fā)利用作為重點，圍繞醫(yī)院中心工作進行服務(wù)。我們積極提供有關(guān)材料、圖紙，使門診改造順利完成。同時，圍繞醫(yī)療工作積極提供有關(guān)醫(yī)療類檔案的信息，編寫了《醫(yī)療事故糾紛匯編》、《科技成果獎匯編》等，為醫(yī)院的科研、教學(xué)提供信息利用。

2. 發(fā)揮檔案的憑證作用。檔案利用較多的是科技成果鑒定獲獎情況、人事任免、處理醫(yī)療糾紛等等。尤其是我們醫(yī)院在科技興院過程中，科技檔案發(fā)揮了很大的作用，檔案利用明顯增加。

3. 健全規(guī)章制度。建立《檔案人員職業(yè)道德》、《檔案利用制度》、《檔案的鑒定和銷毀》等16項制度，使檔案工作的各個環(huán)節(jié)都有明確的要求和制度的約束，并增加了聲像類檔案和照片類檔案。

總之，檔案工作要成為加快醫(yī)院管理、加快改革步伐的紐帶，提高預(yù)測服務(wù)與咨詢服務(wù)能力。加強計算機在檔案領(lǐng)域里的應(yīng)用，逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理檔案。加大檔案編研工作的力度，加強科研檔案的開發(fā)利用。

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