如何做好檔案的管理工作

葛冬穎

摘 要：檔案是一個國家經濟建設縮影的重要組成部分，檔案管理工作是衡量單位工作業績與管理水平的重要尺度，科學化、標準化的檔案管理工作能夠為經濟建設與發展提供有效的條件和依據，促進單位科學發展提供了第一手資料。檔案管理工作已經成為社會工作的核心部分之一，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，處理好檔案管理工作將推進社會主義發展的進程。本文首先介紹了做好檔案管理工作的重要意義，結合檔案工作的科學化、標準化，根據實際情況，提出了做好檔案管理工作的有效策略。

關鍵詞：檔案工作 管理 科學化 規范化

隨著時代快速發展，為了更好地適應外部環境，我們應該具有強烈的使命感和高度的責任感，與時俱進，專研檔案的法律、法規，通過自身的努力，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，提高自身的素質及專業水平，不斷適應檔案管理工作的新形勢。在實際的檔案管理日常工作中不但要強化檔案管理意識，還要增強服務意識。加強對企業檔案工作的領導，對傳統的檔案管理工作進行創新，取其精華去其糟粕，建立并完善管理機構和網絡，充分發揮檔案的重要作用，促進檔案管理工作科學化、規范化，創建檔案工作的新里程。

一、做好檔案管理工作的重要意義

檔案是對過去工作的真實記錄，是在長期社會實踐活動中形成的，是歷史發展情況的客觀反映。檔案管理工作是企業管理工作的重要組成部分，是協調企業發展方向的重要依據，是評價企業是否具有業績或者是否具有一定的管理水準的重要體現，是企業工作質量及效率提高的前提和根本。將檔案管理和經營管理結合，這樣才能做好資源科學合理配置，檔案管理工作是否科學規范可以衡量企業的管理和發展水平。一個企業在發展過程中會有很多優秀的成果，將所有成果都記錄到檔案中，必須通過檔案來查詢才能了解歷史經營業績，因此科學發展離不開檔案的管理工作。科學規范的做好檔案管理工作，確保管理人員了解企業發展歷史和整體經營情況，吸取前人的經驗教訓，制定科學合理的發展規劃和管理決策。有利于社會各方對企業經營成果的確認，可以為相關部門和人員提供信息資料的查找等服務，提供企業多元化經營模式發展的基礎。

二、檔案管理工作的現狀

檔案管理工作具有一定的社會價值，無論是對個人還是對企業來說都有著非常重要的作用，在人事工作方面甚至能夠產生決定性的影響，對員工的晉升和去留有著重要的作用。從目前檔案管理工作的情況來看，在市場經濟和科學技術快速發展的前提下，檔案管理工作沒有得到相應的重視，對于檔案管理這塊的理念和管理模式有些僵化。對檔案管理的重要意義的宣傳力度不足，對檔案管理工作缺少足夠的價值認識。人們普遍認為檔案管理工作可有可無，無法實現完善和統一的管理。一些檔案管理人員工作積極性不高，不具備高度的工作責任感和良好的職業操守，在日常的檔案管理工作中沒有形成扎實的基礎理論知識，不能熟練的掌握現代科學技術。導致檔案管理工作的發展受到限制，無法充分發揮出檔案管理工作的重要作用。

三、做好檔案管理工作的有效策略

1、加強檔案管理人員的培養，全面提高業務能力和素質。實現檔案管理的科學化、規范化，人才培養是必不可少的。在當今的科技信息網絡發達時代，檔案管理人員應適應現代化檔案管理工作的需要，不但要掌握專業知識，優化知識結構，開拓進取，還應該積極參加教育培訓，具備協調信息管理的能力。因此，對檔案管理人才的培養是非常重要。全面提高業務能力和素質培養，加強對檔案管理人員的職業道德和職業操守培養，增強其檔案管理制度法規意識。加強檔案管理工作的服務建設，提高社會對檔案管理的認識，促進檔案自身價值的實現。結合工作實際情況，將現代的科技完美的應用到檔案管理中，不斷學習掌握現代技術，有能力解決信息資源管理中出現的各種問題。建立檔案信息工作網絡，相互理解、配合、協作，促使每一位檔案管理人員都能更好地適應新時期檔案工作的要求。

2、增強檔案管理意識，加大投入為檔案管理提供良好的條件。增強檔案管理意識是做好檔案管理工作的前提，檔案管理工作與企業的健康發展息息相關，提高對檔案管理的重視程度，將檔案管理意識深入到每位工作人員的內心是非常有必要的。加大檔案管理價值和重要性的宣傳力度，加強檔案管理方面的研究與探索，全面提高檔案管理的水平。檔案管理工作中存在基礎設施配置較差、保管條件落后等問題。因此應該增加投入利用先進的技術手段，加強檔案模式管理和基礎設施建設。解決管理中遇到的問題，為檔案管理創造了良好條件，做好檔案管理工作，加強檔案管理系統的建設。采取相應的行政手段，完善檔案信息數據庫的建設工作，健全檔案檢索工具，做好檔案區域劃分，實現科學高效管理。

3、整合資源，加強檔案現代信息化建設，實現現代化檔案管理。在新的時期計算機及現代通訊設備的廣泛應用，檔案管理也需要與時俱進適應時代發展的需要，將檔案管理同現代化技術有機的結合起來，實現現代化、科學化、規范化、制度化的管理。傳統形式的檔案管理已經不能滿足信息時代發展的需要，利用先進的計算機和多媒體技術，加強檔案信息化建設。將檔案資料轉變為文、圖、聲俱全的光盤進行保存，利用好現有檔案這一寶貴信息資源，運用編程技術實現自動檢索，提高工作效率。利用計算機微縮技術實現現代化管理，實現檔案的綜合利用。建立檔案信息完整的網絡系統，進行分類管理，實現檔案資源共享，滿足當今企業對檔案信息的橫、縱向需求。

4、健全制度，提高檔案管理質量，以預防為主，防檢結合。嚴格做好文件的收集、整理、歸檔工作，進一步規范檔案資料管理。建立相應的檔案管理制度，制定一套嚴格的制度。建立并完善健全檔案工作目標，從事檔案工作的人員，要牢固樹立檔案質量意識，確保檔案的質量。實行“預防為主，防患于未然”， 把實現檔案的價值作為檢驗檔案工作質量的標準。

結束語

綜上所述，檔案是國家寶貴的信息財富，是歷史的真實印證，是國家經濟發展的重要體現。檔案管理工作具有專業性、安全性、政策性、機密性的特點。作為社會工作的重要組成部分之一，應該明確檔案管理工作的功能與價值，做好檔案管理工作，企業高層管理人員能夠及時了解企業整體經營狀況，為經營決策提供支持性證據，有效的提高單位整體工作質量和工作效率，進一步維護歷史真實面貌。另外，做好檔案管理工作有利于社會各方準確認定企業經營成果，促進企業與各有關方面有益合作。在新的時期做好檔案管理工作必須不斷創新，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，順應時代的發展趨勢，開創檔案管理工作的新天地。促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力。

參考文獻

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