創(chuàng)新開展檔案信息資源開發(fā)利用工作

金英杰

檔案工作最主要的目的就是要有效地開發(fā)檔案信息資源，最大限度地服務(wù)于社會(huì)，創(chuàng)造檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，經(jīng)濟(jì)要發(fā)達(dá)，事業(yè)要發(fā)展，唯一的出路就是要依靠科學(xué)技術(shù)，注重信息開發(fā)。信息作為一種資源已被越來越多的人所認(rèn)識(shí)、所重視，開發(fā)和利用檔案信息已成為檔案工作為政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化以及其他各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的手段。

一、挖掘利用檔案信息資源亟待解決的主要問題

（一）檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作不夠扎實(shí)，館藏資源不夠豐富。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是檔案利用、檔案服務(wù)的前提條件，檔案利用、檔案服務(wù)又反過來帶動(dòng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的積極開展，他們是一對(duì)相輔相成的關(guān)系。在檔案收集過程中，普遍存在著三多三少的現(xiàn)象，即文書檔案接收多，科技檔案、專門檔案接收少；政治領(lǐng)域方面的檔案接收多，經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域方案的檔案接收少；宏觀方面的檔案接收多，而微觀方面的檔案接收少，直接造成了綜合檔案館檔案不綜合，館藏結(jié)構(gòu)單一，制約了信息化資源的開發(fā)利用。

（二）檔案宣傳的力度不夠、深度不廣。檔案工作往往出現(xiàn)這樣的情況：在檔案系統(tǒng)內(nèi)搞得轟轟烈烈，有聲有色，而與檔案界之外的單位接觸則顯得冷冷清清。目前社會(huì)上往往以經(jīng)濟(jì)效益明顯的工作為重，對(duì)于價(jià)值相對(duì)滯后的檔案則沒有充分認(rèn)識(shí)到，甚至有人認(rèn)為檔案部門是沒有什么事可做得清閑部門，與檔案的宣傳力度不夠有直接的關(guān)系。

（三）檔案工作者的素質(zhì)有待于進(jìn)一步提高。有些檔案工作者由于多年來檔案工作人員在觀念、意識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、能力以及結(jié)構(gòu)上都存在著一定的差距，尤其是在知識(shí)素質(zhì)、信息意識(shí)和分析判斷能力上都急需充實(shí)和提高，檔案信息服務(wù)方式仍以傳統(tǒng)模式為主，很少提供深層次開發(fā)的服務(wù)，這嚴(yán)重影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。

二、提高檔案信息開發(fā)利用價(jià)值的幾條措施

（一）豐富和優(yōu)化館藏是開發(fā)利用檔案信息資源的基礎(chǔ)，是滿足社會(huì)各方面利用的前提條件。通過研究檔案的內(nèi)容和成份，掌握館藏結(jié)構(gòu)，把反映本地區(qū)自然、社會(huì)、歷史以及經(jīng)濟(jì)、文化的檔案資料征集進(jìn)館。特別是要注意對(duì)經(jīng)濟(jì)科技方面檔案的接收，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)、科技等信息的儲(chǔ)備，增強(qiáng)為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的能力，使檔案的征集接收工作向深度和廣度進(jìn)軍，館藏結(jié)構(gòu)得以優(yōu)化，儲(chǔ)備的信息更加合理，以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案信息資源開發(fā)利用的需要。

（二）加強(qiáng)館藏內(nèi)容的宣傳，提高全社會(huì)開發(fā)和利用檔案的意識(shí)。檔案信息的開發(fā)利用同其他工作一樣，需要良好的社會(huì)環(huán)境和大氣候，這種環(huán)境和氣候需要我們?nèi)?chuàng)造，為此，我們就必須開展廣泛的輿論宣傳和暢通的信息交流，通過報(bào)紙、電視、圖書等多種形式的宣傳，拉近政府和百姓的距離，提升檔案部門的形象，激活沉寂的檔案信息資源，使檔案更好地服務(wù)中心、走向社會(huì)。

（三）建立公共關(guān)系是開發(fā)檔案信息資源的最佳方式。檔案工作是個(gè)開放系統(tǒng)，必須與社會(huì)建立密切的協(xié)作關(guān)系。就當(dāng)前來說，檔案部門要與機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會(huì)各界等加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系，建立開發(fā)協(xié)作關(guān)系，訂立開發(fā)項(xiàng)目，討論研究有關(guān)的課題，使檔案開發(fā)得以有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有計(jì)劃地進(jìn)行。要?jiǎng)?chuàng)造良好的利用條件，使廣泛的利用成為可能。隨著檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)的深化，我們要圍繞黨和政府的中心工作，在檔案信息和利用者之間架通高速公路，高效、快捷、節(jié)省地滿足各種利用需求。即利用手續(xù)要簡(jiǎn)便，利用方式要多樣，減少利用成本，提高利用效益，盡可能將所有的利用需求全部轉(zhuǎn)化為利用行動(dòng)，最大限度地發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，真正為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。我們還要不斷地探索完善檔案利用的方式方法。可通過舉辦檔案展覽，公布開放檔案目錄，搞信息需求調(diào)查預(yù)測(cè)，編制好檢索工具，編研“適銷對(duì)路”的檔案參考資料等不同形式，積極主動(dòng)、有針對(duì)性地做好檔案提供利用工作。同時(shí)，還要積極地做好檔案反饋信息的收集和綜合分析工作。檔案利用信息的反饋分析，是加大檔案信息資源開發(fā)的力度，提高開發(fā)質(zhì)量的重要措施。通過反饋信息的收集、匯總、分析和加工，可以及時(shí)地了解和掌握社會(huì)的需求，調(diào)整檔案工作方針和工作計(jì)劃，更好的開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

（四）建立健全檔案信息利用制度和服務(wù)體系。為了提高檔案信息的利用率，就要建立健全檔案信息利用制度和服務(wù)體系。首先，必須突破“自我服務(wù)”的傳統(tǒng)編研方式，根據(jù)本地經(jīng)濟(jì)建設(shè)、技術(shù)進(jìn)步、科研生產(chǎn)以及各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)的需要，進(jìn)行檔案編研，要有計(jì)劃的編研一些適應(yīng)形勢(shì)需要的信息資料，不能只顧資料積累、文化財(cái)富堆積。要把編研工作重點(diǎn)放“精、管用”的基礎(chǔ)上。其次，要建立檔案信息利用預(yù)測(cè)制度，通過對(duì)檔案信息利用的可行性的分析預(yù)測(cè)，從而掌握社會(huì)各業(yè)對(duì)檔案信息的需求動(dòng)向和發(fā)展趨勢(shì)，特別是要加強(qiáng)同有關(guān)部門的聯(lián)系，掌握他們需求的重點(diǎn)，建立需求信息預(yù)測(cè)點(diǎn)和預(yù)測(cè)網(wǎng)絡(luò)，有針對(duì)性地進(jìn)行收集、匯總、分析和信息輸出。同時(shí)，也應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案信息利用率進(jìn)行分析，通過信息反饋，明確每一個(gè)階段的利用重點(diǎn)。第三，要建立信息銷售制度。要主動(dòng)出擊、服務(wù)上門，推銷檔案信息，推廣編研成果，與廣大用戶加強(qiáng)聯(lián)系。我們?cè)谕其N信息方面，可以采取“拉、推、溝通”等方法，使檔案信息的利用工作既有成效，又規(guī)范科學(xué)。

（五）檔案工作者不斷強(qiáng)化自身的素質(zhì)，及時(shí)完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。各級(jí)檔案管理人員除熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)外，還要加強(qiáng)現(xiàn)代化知識(shí)的學(xué)習(xí)，如計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫知識(shí)及電子文件的管理知識(shí)等等。因?yàn)橹挥芯邆湟欢ǖ倪m應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源的開發(fā)。

（六）運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息開發(fā)。現(xiàn)代高新信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用產(chǎn)生了巨大的影響，電子文件歸檔、電子檔案管理以及電子技術(shù)處理，為檔案信息資源開發(fā)利用提出了新的課題。因此，我們應(yīng)重點(diǎn)抓好以下工作：（1）高度重視信息技術(shù)的規(guī)范化，大力扶植相關(guān)理論的研究，如檔案信息開發(fā)、檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔案數(shù)據(jù)庫等。（2）積極推進(jìn)檔案部門計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的建設(shè)。目前，檔案部門人員少而館（室）藏量大，使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、編究、統(tǒng)計(jì)，可以使檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，大大提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益。現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備、手段，是高質(zhì)量快速進(jìn)行檔案信息開發(fā)的重要手段，它可以為檔案信息開發(fā)創(chuàng)造優(yōu)越的條件，是大力開發(fā)和科學(xué)合理、有效利用檔案信息資源成為現(xiàn)實(shí)，也可以為將來人類共享檔案信息資源打下基礎(chǔ)。endprint