探究文件保密工作中的薄弱環節及改進對策

林瀧

摘 要：很多國家不僅十分注重自己秘密文件的安全保存，還會竊取別國尤其是敵國的文件，所以我國要加強文件保密工作。基于此，本文先是介紹了秘密文件保密工作中存在的薄弱環節，然后具體給出了文件制發、傳遞、清退、保管、借閱、銷毀以及使用環節的改進對策，目的是幫助相關單位做好文件的保密工作。

關鍵詞：秘密文件 制發環節 銷毀環節

前言

秘密文件主要是指存有國家秘密信息的指示、講話、決定、會議記錄以及調查資料等等，這些秘密文件是由法定權利的機關或者單位制發的，文件上所承載的信息具有很強的準確性、可靠性以及權威性，這些秘密文件是各個國家保護的重點對象。因此，對于文件保密工作中的薄弱環節及改進對策的研究是很有必要的。

一、文件保密工作中的薄弱環節

文件保密工作中的薄弱環節使得出賣或者竊取秘密文件的不法分子有機可乘，這樣會使得敵特機關有縫可鉆。我國在文件保密工作中主要有以下幾個薄弱環節：

第一，秘密文件的制發環節：很多起草秘密文件的人員認為文件的初稿、征求意見稿以及討論稿與送審稿都不是正式的文件，沒有按照規定將這些文件進行保密管理；有的機關干部會將保密文件多印或者私自保存；有些工作人員在進行秘密文件的翻印和復印時，沒有及時地銷毀殘頁和廢頁等。

第二，秘密文件的傳遞環節：有些機關在進行秘密文件的傳送時不通過保密室，而是直接由上級部門下發到下級；有些部門在進行會議或者集訓之后，沒有及時地收回秘密文件；有些工作人員違反規定將秘密文件或者資料帶到公共場所。

第三，秘密文件的借閱、使用和保管環節：在借閱時，有些工作人員為了將工作簡單化，沒有按照規定辦理借閱手續；有些工作人員隨意將秘密文件或者資料放在沒有加鎖的辦公室抽屜或者書架上；有些檔案館的管理不嚴格，使得工作人員隨意復制或者剪裁秘密文件，甚至有些工作人員會將應該保密的文件內容外傳；有些機關單位沒有安排專門的人員和專柜進行絕密文件的存放。

第四，秘密文件的清退和銷毀環節：有些機關單位清退不及時，將密級比較高的文件長期地存放在個人的手中；在進行秘密文件的銷毀時沒有登記和監督，有些絕密文件甚至由個人進行注銷；有些工作人員沒有在指定的場所進行秘密文件的銷毀，還會出現銷毀不徹底的現象，保留有殘頁或者殘件；甚至有些機關單位將秘密文件當做廢紙出售，使得秘密文件傳播到社會上。比如，前幾年有關部門在對全國的一萬多個廢品收購站進行了排查，查到的秘密文件資料數量高達54萬份[1]。

二、文件保密工作的改進對策

與其他方面的法律法規相比較，我國在秘密文件管理方面的規定是最健全和完善的。因此，要想克服上述的薄弱環節，就要嚴格按照相關的規定進行文件的制發、傳遞、清退、保管、借閱、銷毀以及使用等。

第一，文件制發環節要做到：只要是涉及到機密的初稿、未定稿以及征求意見稿等多種文稿，都要按照規定進行劃密和標密，還要確定文稿發放的范圍、打印的分數以及清退的時限；對于擬制過程中的所有校對稿、打字蠟紙以及底稿等進行認真地清理，將具有保存價值的文件存檔，將沒有保存價值的認真銷毀；正式的文件要通過編號、登記和簽字才能發出；禁止出現多印私留的現象。

第二，文件傳遞環節要做到：送轉密件不能按照普通郵件郵寄，要通過機要交通部門；如果秘密文件要遞送到我國駐外機構，文件要交給我國的外交信使辦理；文件封裝袋的密級要以封裝袋內的文件最高密級為準，編號要和收發文的登記號碼保持一致；文件封裝之后，要仔細檢查信封或者包件上的發往單位、密級以及編號等，確保這些內容沒有錯誤才能遞送到收發室進行簽收發出工作。

第三，文件清退環節要做到：每月核對并清退一次絕密文件，師以上的機關單位每季度核對并清退一次機密級以下的文件，團以下的機關單位每月核對一次、每季度清查和回收一次機密級以下的文件；在重大的節日前，單位要統一組織一次文件的大清查，如果清查中發現密件失控或者丟失，要立刻報告，認真查找。

第四，文件保管環節要做到：檔案室在每年的年初要依據機關的任務、職責和組織機構，再結合去年年終的立卷歸檔相關狀況，來擬制本年度現行文件的“立卷類目”，還要按照“立卷類目來設置“臨時卷”；絕密文件要安排專人、專卷以及專柜進行管理；所有秘密文件存放的房間都要設置保密設施，嚴格禁止無關人員進入房間，如果房間內沒有人的時候要加上鎖，在必要的時候可以將房間密封。

第五，文件借閱環節要做到：調用或者借用密件，要根據密件的秘密等級與閱讀范圍來辦理借閱手續；凡是借用要害部門承辦或者制發的密件，必須要經過有權批準的首長審批之后，再按照規定辦理相關借閱手續；借出的密件要在登記薄上逐一登記，借閱人也要簽字；借出的密件要在限期內歸還；密件退還的時候，要仔細核對，確保密件無誤之后再注銷登記放回原來的地方。

第六，文件銷毀環節要做到：銷毀文件要經過嚴格的審批手續，保密員不能私自銷毀文件；文件的銷毀要在保密組織所指定的地點進行，還要由兩個以上的工作人員進行監督；密件不能當做廢品出售，如果要送到指定的造紙廠進行化漿銷毀，還要捆包嚴密，由專人護送，以防密件散失。

第七，文件使用環節要做到：對于查閱秘密文件的人員，要進行有效證件的驗明，而且要經過領導審批準許并辦理登記手續之后，才可以進行查閱；要設置專門的查閱室供人員查閱，不能將查閱的文件帶出檔案館；如果查閱人員想要抄錄或者復制秘密文件，要經過上級批準，還要根據規定進行抄錄或者復制[2]。

結論

綜上所述，秘密文件的保密工作需要進一步完善。分析可得，通過對文件保密工作中的薄弱環節及改進對策的研究可知，相關部門和單位要提高工作人員的工作素養，對于秘密文件的制發、傳遞、清退、保管、借閱、銷毀以及使用要嚴格按照規定辦事，這樣才會有效防止秘密文件泄露，從而保障我國秘密文件的安全。希望本文可以為相關人員探究文件保密工作中的薄弱環節及改進對策提供參考。

參考文獻

[1]賈兵.淺談當前高校保密工作面臨的問題及加強和改進保密工作的對策[J].改革與開放，2010，02：154.

[2]李向華.關于進一步加強和改進信息化條件下保密工作的思考[J].辦公室業務，2016，01：71.endprint