學生資助項目檔案管理存在問題及其改進策略

張養民 鄒城市學生資助管理中心

貧困學生資助政策是國家減輕學生負擔，幫助困難學生完成學業利好政策之一。在政府部門及高校管理部門的雙重監督下，絕大多數學生都享受到了貧困資助政策的好處，隨著學生貧困申請資料的增多，也逐漸產生了大量貧困檔案材料，這些材料是學校進行學生資助活動的直接證明。因此，對貧困生資助檔案進行有效管理有助于幫助政府資助部門全面了解高校貧困生的學習、生活及貧困資金使用情況，這對于政府資助部門制定后續資助政策具有顯著的實踐意義。

一、學生資助項目檔案管理存在問題

（一）管理混亂。很多資助部門和工作人員認為，資助檔案材料的整理工作量大，且其不屬于資助工作內容，所以對于學生的申請材料、銀行的發放清單和資助報表等檔案材料存在亂丟亂放現象，當相關部門進行檢查或審計需要提供相關材料時，往往會出現無法提供、無法補齊的情況。

（二）材料不規范。材料不規范是影響高校貧困學生檔案工作質量的重要原因。由于高校檔案管理人員專業素質不強，經常在學生資助活動中存在不規范的檔案書寫錯誤現象。比如對銀行貸款憑條粘貼錯誤、在學生貧困申請材料老師簽名處隨意填寫等。這種材料不規范的現象不僅影響了后續學生獎助學金的評定，也會對學生檔案工作管理帶來一定困難。

（三）硬件設備不齊全。當前，多數高校在檔案管理中，并沒有建立專用的檔案管理室，大多情況下是空置一間房間用來存放學生資料。同時像檔案擺放架、檔案盒等專用檔案硬件設備配置不齊全，影響了檔案管理質量水平。

（四）數量多，任務重。隨著我國各地區學校的不斷擴招，困難學生人數也相應在增加。家庭經濟較差的學生約占在校生總人數的百分之二十到三十，相關部門每年都要收集整理新生的困難檔案，數量非常巨大，所以，學生貧困檔案歸檔整理工作目前存在數量多、任務重的現象。

二、學生資助項目檔案管理優化策略

（一）加強信息化建設。如今社會已進入電子時代，隨著計算機的應用以及網絡的普及，在檔案管理工作中，我們要逐漸將數字化信息技術引用其中，以不斷適應現代社會的發展要求。電子檔案可以利用網絡信息技術將紙質化的檔案材料轉變為電子文檔進行保存，節省了檔案資料存放空間，減輕了檔案工作人員的工作量。另此外，信息化的電子檔案還可隨時對學生檔案情況進行跟進和更新，提高了學生檔案管理的靈活性和便捷性。

（二）規范整理方法。每學年的受助學生成千上萬，且資助標準一致。為方便檔案管理和減少整理工作量，應將貧困學生資助管理檔案以每學年一個班為單位裝訂成1冊或幾冊分別按“件”整理。在材料整理處理上，可以通過多方位學習和實踐，對學生的材料及時按類別、時間、工作流程等進行分冊裝訂、打包存放，確保材料保存完整、查閱便捷。

（三）改善保管條件。檔案管理人員在對資助檔案進行歸檔的流程中，不應該使用市場上流行的普通檔案盒，應該由高校采購部門去購買標有檔案局公章印記的正規檔案盒，這樣可以保證資助材料檔案保管質量。同時學校還應配置干燥、清爽的檔案管理資料室，指派專業人員進行管理，優化和改善檔案資料保管條件。

（四）明確檔案材料真實性。在材料認定過程中，民政部門要積極配合資助工作，對學生家庭收入情況進行嚴格核實，盡可能保證學生困難證明材料的真實和有效性，并通過電話、實地走訪等方式進行進一步核實，如果發現證明材料有偽造成分應做駁回處理，全面確保資助金發放的公平性和公正性，將資助金用到真正需要幫助的學生身上。

（五）提高管理人員素質。學生資助檔案管理人員要進一步加強理論學習，努力提高自身業務水平，保證家庭經濟困難學生檔案整理工作的系統性和規范性，確保資助資金的有效落實落地。根據學生檔案，管理者也可以對其家庭經濟情況有一個全方面、相對真實的了解和認識，有助于針對性地管理好、用好各級各類學生資助資金，使有限的資助資金真正用在最需要獲助的學生身上。

（六）加強制度管理。一是建立嚴格的學生資助檔案集中統一管理制度，并通過整合資助工作做到集中管理。具體而言，可將貧困學生資助檔案整合到資助管理中心，并統一由資助管理中心收集、整理、歸檔；二是盡快出臺標準、規范資助檔案管理制度，讓各學校整理檔案時有章可循。同時，要進一步明確相關管理部門，并將部門職責落實到人，切實加強監督管理；三是當學生提交助學金等相關資助材料時，必須經過領導同意，并簽字才可，以確保資助材料的真實性和完整性。對于資助材料存在的電子文檔情況，檔案管理人員需要對其進行紙質文檔備份，加蓋單位公章以表明其有效性。

三、結語

貧困學生檔案管理工作是資助中心檔案工作開展的重要環節，也是資助中心開展家庭經濟貧困學生資助工作的重要依據。在具體工作中，我們要建立一系列的、統一的管理標準，并采用信息化管理模式對學生資助檔案進行科學管理，最大程度上貫徹落實國家資助政策，及時解決貧困生的學習和生活問題，幫助他們順利完成學業，進一步促進我國教育公平的真正實現，促進社會和諧。