探析信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

馬玲 山東省魚臺經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管委會

國家社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展促進(jìn)了信息技術(shù)的進(jìn)步。目前，我國已經(jīng)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時代。信息管理和信息公開的應(yīng)用已成為提高社會經(jīng)濟(jì)水平和科技水平的重要體現(xiàn)。作為一個復(fù)雜而系統(tǒng)性的工程項(xiàng)目，檔案信息管理工作有效地運(yùn)用了現(xiàn)代檔案管理，可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。但在實(shí)際管理工作中，受各種因素影響，檔案管理工作面臨諸多問題。只有發(fā)現(xiàn)問題，采取有效對策，才能有序推進(jìn)信息時代的檔案信息管理工作。

一、信息時代檔案管理工作的重要性

在傳統(tǒng)檔案管理的過程中，大部分檔案管理都是以紙質(zhì)形式為主，檔案管理模式滯后，管理工作量大。在檔案的日常管理和保存中，為避免受到火災(zāi)、濕氣和蟲害對紙質(zhì)檔案文件的影響，為確保檔案資料的安全使用，有必要投入相應(yīng)的人力和財(cái)力，并采取相應(yīng)應(yīng)對措施予以處理，以免紙質(zhì)檔案損毀。另外，傳統(tǒng)檔案資料的查閱困難，不能備份，隨著信息時代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容和管理模式逐漸向電子方向轉(zhuǎn)移。信息化檔案管理的出現(xiàn)不僅能夠有效解決檔案存儲問題，提高檔案使用的安全性，而且提高了檔案資料檢索效率，充分發(fā)揮檔案的作用。可以看出，在信息時代，做好檔案管理工作對于適應(yīng)社會發(fā)展和實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理具有重要意義。

二、信息時代檔案管理工作所面臨的問題

（一）管理軟件缺乏普遍通用性。現(xiàn)階段規(guī)劃信息中心檔案管理單位都開始用計(jì)算機(jī)開進(jìn)行檔案管理工作，但是規(guī)劃信息中心的位置并不相同，單位使用的計(jì)算機(jī)型號和軟件系統(tǒng)有明顯的差異，缺乏統(tǒng)一的文件管理軟件，給檔案管理軟件的研發(fā)和檔案管理工作的信息共享帶來了困難，使檔案數(shù)據(jù)難以做到最大程度的資源利用，并嚴(yán)重限制了檔案信息化、現(xiàn)代化得發(fā)展進(jìn)程。

（二）檔案管理工作的安全性保密性存在隱患。在信息時代的背景下，無論是規(guī)劃信息中心還是其他單位檔案管理工作，都是由錄入的方式轉(zhuǎn)變?yōu)槔眯畔⒓夹g(shù)處理檔案，減少檔案管理工作量，提高工作效率。既快速又簡單，節(jié)省人力成本。但是，由于文件的可塑性以及計(jì)算機(jī)病毒和計(jì)算機(jī)黑客的產(chǎn)生，很容易造成整個檔案管理系統(tǒng)癱瘓。因此，電子檔案可能會被損毀，遺失并且變得不可逆轉(zhuǎn)。這種損失給網(wǎng)絡(luò)電子文件的安全和保密造成了很大的隱患。

（三）專業(yè)的信息化檔案管理人員的缺乏。檔案管理員是檔案管理信息化的核心力量。隨著信息時代的迅速發(fā)展，我們對這方面人才的需求也在不斷增加。目前，我國懂技術(shù)和管理的人才特別稀缺，規(guī)劃信息中心檔案管理人員并無法完全適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的要求。雖然大部分檔案管理人員都具備適當(dāng)?shù)膶I(yè)管理知識，但時間已經(jīng)發(fā)生變化，僅憑原有的知識和經(jīng)驗(yàn)來完成工作并不能跟上當(dāng)今社會日新月異發(fā)展的潮流。這種趨勢，加上人才培訓(xùn)知識不足，導(dǎo)致檔案管理缺乏專業(yè)能力，也對檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展產(chǎn)生了影響。另外，檔案管理人員對互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)缺乏認(rèn)識也阻礙了檔案管理的改進(jìn)。

三、應(yīng)對檔案管理工作問題的策略

（一）開展并加強(qiáng)信息化建設(shè)。在當(dāng)前的信息時代，檔案信息化管理的最終目標(biāo)是最大限度地共享檔案資源并使其價值最大化。首先，有關(guān)部門要帶頭開發(fā)適應(yīng)現(xiàn)代信息檔案管理的系統(tǒng)軟件，并將其運(yùn)用到規(guī)劃信息中心甚至全國各地，以提高中國信息管理水平。其次，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)規(guī)劃信息中心文件管理的自動化，在文件分類中，可以對管理軟件進(jìn)行編程，以便自動識別不同類型的文件資源，實(shí)現(xiàn)資源的高效分類和分類 分析。 再次，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以用來實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作并相互交流。

（二）建立健全的檔案信息安全保障體系。檔案管理信息化作為規(guī)劃信息中心的新型管理方法，其安全保密工作是十分重要的任務(wù)。盡管我國制定了《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《網(wǎng)絡(luò)安全法》、《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規(guī)，在當(dāng)前的信息時代，面對不斷變化的技術(shù)趨勢和檔案隨著信息化建設(shè)步伐的加快，為了更全面地提高規(guī)劃信息中心檔案管理的安全性和保密性，有必要全面升級和改革檔案管理保障體系，以確保檔案信息資源不會泄露出去，并保持安全。一個是檔案信息的存儲安全，另一個是檔案信息的使用安全。存儲安全和使用應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督，它需要技術(shù)人員加強(qiáng)安全系數(shù)以防止系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中的入侵。有必要限制相關(guān)計(jì)算機(jī)使用的網(wǎng)絡(luò)，以防止病毒入侵，對接觸檔案資源的人員進(jìn)行嚴(yán)格考核，采用身份認(rèn)證、實(shí)名制、密鑰管理、錄入指紋等安全措施，提高登錄系統(tǒng)時信息系統(tǒng)的安全性和機(jī)密性。

（三）加強(qiáng)信息化檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作。隨著信息化時代的到來，電子文件也在迅速發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也被廣泛用于規(guī)劃信息中心檔案管理。目前，規(guī)劃信息中心的所有信息管理人員都非常缺乏。因此，培養(yǎng)和造就一批精通信息技術(shù)，電子技術(shù)和檔案管理知識的人才已成為當(dāng)務(wù)之急。首先，充分利用招聘方式引進(jìn)專業(yè)管理和技術(shù)人才。其次，培養(yǎng)現(xiàn)有員工對于加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)知識的培訓(xùn)尤為必要。只有掌握了技術(shù)技能和管理知識，提高了自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能確保檔案管理人員具備信息時代規(guī)劃信息中心檔案管理的資質(zhì)，促進(jìn)信息時代檔案管理的發(fā)展。

四、結(jié)語

隨著信息時代的到來和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作既面臨機(jī)遇，也要面臨挑戰(zhàn)。作為規(guī)劃信息中心檔案管理工作的人員，無論在信息化檔案管理中遇到什么困難，都要盡一切努力予以解決和克服，確保信息時代本單位檔案管理工作的機(jī)密性和安全性，提高我國檔案管理工作的效率，質(zhì)量和發(fā)展水平。