基層單位檔案信息化建設原則與途徑探究

豐超 鄒城市委組織部干部信息中心

檔案材料是記錄和傳承一個單位發展過程的重要憑證，它是行政機關單位或組織保存內部核心機密的基本途徑之一。因此，加強對單位檔案室建設水平對于構建單位檔案管理網絡，提升單位檔案信息化水平具有重要的作用。目前，電子文檔等信息技術已經廣泛應用到檔案管理程序中，從根本上改變了過去以紙質材料儲存文檔的方式，在節約管理和儲存成本的同時，也提高了文檔管理的靈活性和程序性，使檔案材料管理更加趨于信息化。

一、基層單位檔案信息化管理的必要性

從目前來看，大部分的檔案管理方式仍然是用檔案盒包裝的紙質版材料為主，該方式有諸多不便，如占用空間大、工作效率低、每次查閱需要翻動大量資料等，而且紙質版檔案的保存環境要求也很高。據有關資料顯示，在傳統紙質檔案的保管上每年投入經費相當多，每年因保管不當損害的重要檔案資料數不勝數。此外，紙質版檔案還有一大缺點——檔案無法得到備份，檔案丟失無法恢復。

隨著檔案信息化應用于實際生活，其將有效解決傳統紙質版檔案管理的一系列弊端。將檔案信息錄入辦公系統，充分利用信息化平臺，對檔案信息進行分類處理，同時及時將存儲檔案進行備份，可以有效防止因檔案丟失引起的不必要的問題。檔案信息化建設要求我們利用信息化平臺，建立一套完整的信息化流程，高效便捷的解決紙質檔案所出現的問題，將檔案資料長期有效的保存，查詢更加方便快速，在某種程度上可以將工作人員從繁重的工作中解脫出來，做更多其他有意義的事情。

二、當前基層單位人事檔案存在的問題

（一） 整理不規范。在當前基層單位人事檔案管理中，相關工作人員對于人事檔案的管理，多采用以紙質的筆記方式為主，工作量大，且由于各工作人員筆記記錄的方式不同，為后續人事檔案管理帶來一定困難。盡管在當前網絡信息技術的促進下，部分單位已經開發或者購買了ERP管理系統，但因國內基層單位在此領域沒有統一的操作流程，致使檔案信息系統形式多樣，各部分之間信息不對稱嚴重，無法實現部分信息共享，難以發揮檔案管理系統的有效水平。

（二）更新不及時。多數基層單位在人事檔案管理的過程中，把管理重點放在了人事檔案內容的記錄和保存上，但在檔案信息更新方面重視程度不夠，造成多數人事檔案管理補充和更新不及時。

（三）管理手段落后。當前基層單位人事檔案管理上，雖然在檔案管理上已經普及了計算機網絡技術，但其主要職能是在檔案信息的錄入和查詢上。諸如ERP系統管理、電子信息監控等較深層次的網絡技術并沒有得到廣泛的普及和應用。許多人事檔案在更新或者調閱時，依舊采用采用人工查詢方式進行重復性操作，工作效率不高，影響了檔案管理質量。

三、檔案信息化建設的對策和措施

（一）轉變觀念，對檔案提高認識。首先，基層單位管理者應該轉變傳統觀念，提高對檔案材料管理的重視程度。因為檔案信息化建設速度和普及過程與管理者的檔案管理理念和態度息息相關。基層管理者的強力支持的可以為檔案信息化建設提供內在有力支撐。因此，在平時的檔案管理過程中應該讓相關領導了解檔案工作，熟知檔案工作最新動態，幫助其樹立現代信息網絡檔案管理意識。其次，加強對檔案管理人員的職業能力培訓水平。通過制定系統培訓計劃、建立彈性培訓機制等方式對基層單位檔案管理人員進行基礎和技能性培訓，增強其工作的使命感和責任感。最后，要提高檔案管理人員的防火意識，注重基層單位檔案的安全管理。

（二）完善基礎設施，保證檔案信息化建設工作的開展。完善基礎設施是保證基層單位開展檔案信息化工作的外在條件。在加強檔案基礎設施建設方面，我們可以從三個方面入手。其一，更新換代硬件設備，提高硬件設備的信息化水平。比如可以對陳舊落后的復印機、掃描儀、投影儀等電子設備進行更新換代，充分發揮新設備在檔案信息工作中的技術作用；其二，構建區域性的計算機運行網絡，提高單位內部網絡信息傳輸質量，提升計算機聯網水平；其三，促進檔案信息化的備份工作。首先，可以對資料保存形式進行統一規定，可以以資料模板的形式幫助檔案管理人員提升對材料整理的統一性；其次，做好核心機密檔案的保密工作，在對其進行電子檔案備份時，需要嚴格按照單位檔案管理內部條例，嚴禁核心檔案信息泄密；最后，提升檔案信息資料查詢的規范化和程序化，檔案管理人員可以根據其他工作人員的檔案查詢頻次，篩選對于查詢人員重要性較大的檔案材料，利用電子文檔備份方式以方便檔案查詢人員對其需要的檔案材料進行查詢。

（三）加強檔案信息資源建設。一方面，要提高對電子文件整理和歸檔水平。及時保存和打印具有價值的電子文檔，而后在其打印出來的紙質文檔上加蓋公章再進行保存，以此做好核心文檔的備份工作；另一方面，要建立檔案信息資源庫。首先，聘用專業技術人員編制和設定計算機檔案目錄程序，構建檔案目錄信息數據庫，提高檔案材料目錄儲存容量；其次，更新換代掃描儀、復印機等檔案管理設備，實現檔案管理室內紙質文檔的電子化和數字 化，提節約檔案儲存成本；最后，指派專門人員進行管理，提高檔案管理工作流程的規范化、程序化和信息化。

四、結語

我們將以檔案信息化為契機，進一步加強基礎性建設，不斷完善和建立、健全檔案工作管理的體制與機制，借鑒和吸取先進的管理經驗，促進基層單位檔案工作信息化取得新的成效。