淺析檔案信息化建設的影響因素與對策

賈 磊

(哈爾濱市軍隊離休退休干部第五休養所，黑龍江 哈爾濱 150090)

近年來，在國家檔案行政管理部門的規劃組織下，以信息技術為核心的檔案信息化建設不斷推進，極大地提高了檔案信息管理的水平。然而，需要注意的是檔案的信息化建設不能夠各自為政，而需要有統一的技術標準和制度，因此需要針對檔案信息化建設的影響因素展開研究。

一、檔案信息化建設的基本現狀

(一)檔案信息化建設的主要概念

檔案的信息化建設是指以國家信息化建設和檔案事業發展規劃的要求為導向，以檔案的基礎設施與資源信息建設為核心，依托制度、人才、安全體系的工作。檔案的信息化建設是一個動態的系統工程，其最終目的是加強檔案信息資源的管理與利用效率。

(二)我國檔案信息化建設的現狀與影響因素

我國現階段的檔案信息化建設發展極不平衡，部分單位還存在著由于技術更迭、技術人員青黃不接所造成的崗位空白。即使已經投入了檔案信息化管理系統，其實現的功能也較為單一，通常只注重檔案的錄入、存儲、檢索，而忽視了檔案的管理功能。從檔案管理流程上看，缺乏系統的培訓與規范要求，且沒有足夠的安全體系保障檔案信息的安全性。而隨著國家對檔案信息化建設的全面推進，數字檔案館資源建設勢在必行。檔案管理人員需要在現有的信息資源基礎上，建立起有利于資源整合、信息共享、數據發掘的更完善的檔案信息管理系統；根據國家的相關規范標準，進一步完善電子檔案的保護、保存工作，處理好檔案信息的利用與安全保密的關系。

二、檔案信息化建設的對策

(一)加強檔案信息化的基礎設施建設

檔案信息化建設的基礎設施，包括了硬件設備與軟件網絡。所謂硬件設備，即是指服務器、掃描儀、計算機、復印機、打印機等在檔案信息化管理過程中常用的儀器設備。而軟件網絡則包含了檔案館內部的局域網絡、檔案館連接外部的互聯網絡以及在單位各部門之間進行連接的網絡等。信息化檔案館建設中，硬件設施的配備是十分重要的。硬件設備是保證檔案館運行的物質基礎，這其中又以服務器與終端設備最重要。檔案館的服務器數量與規模，取決于檔案管理任務的復雜程度與數據規模，在保證夠用的情況下可以為后期功能拓展留有一定冗余；終端設備是指檔案信息的輸入輸出設備，作為交互設備，其保證了檔案信息在交互過程中的效率。硬件設備投入在整個檔案信息化建設投資中一般要占到一半以上。網絡環境則是檔案信息管理工作得以正常運行的基礎。連接檔案館內部和單位各部門之間的局域網絡，可以保證檔案資源錄入、管理、利用等日常業務。而對外的互聯網絡可以更方便地獲取所需要的數字信息，幫助進行系統更新與資源整合。

(二)加強檔案信息化的資源建設

檔案信息管理，歸根結底是對其中的信息資源的管理。檔案信息資源來源于各單位所移交的電子數據。隨著檔案信息形式要求的不斷提高，檔案信息既包括了傳統的文本、圖片等平面數據，也出現了音頻、視頻甚至生物信息等復合的信息資源。因此檔案信息化的資源建設包含兩個內容，不僅要對傳統的平面數據進行數字化，而且要開發新的方式來存儲和管理更多形式的數據。

(三)規范檔案信息化的流程體系

檔案信息化的系統規范，最重要的是保證檔案建立與管理流程的標準化。已有的標準化內容，包含了基礎設施的標準化、信息資源的標準化、網絡通信方式的標準化、信息安全管理的標準化以及業務管理的標準化等。檔案規范的標準化建設，有利于不同地區之間檔案信息的統一管理，便于國家方針政策的實施。檔案的信息化規范體系應當涵蓋管理、業務、技術三個層面，其中要適當參考先進的國際標準以及行業規范。

(四)加強檔案信息化的人才體系建設

檔案的信息化建設，相關的技術人才是一項重要資源。鑒于信息化檔案管理對計算機和網絡技術有一定要求，因此，相關單位可以采用多種手段進行人才體系建設。一方面可以與相關的高校、企業和研究所進行人才建設合作，委托培養或引進信息管理相關的人才；同時要對已有的人員定期組織技術培訓，學習檔案管理信息技術相關知識。

(五)加強檔案信息化的安全體系建設

檔案信息化建設的組織單位需要建立完善的安全規章制度，確保檔案信息的安全，防止泄密事件發生。在信息檔案儲存場所中，如機房、服務器庫房，需要單獨設置在符合保密要求的區域內，并配備必要的視頻監控設備，做好防火、防盜措施，保證供電穩定。在進行檔案信息的錄入與使用過程中，需要進行全程錄像監控，影像信息需保存三年以上。檔案信息保密場所嚴禁攜帶具有拍照、攝像設備和微型存儲設備入內。各級檔案保密管理部門應當在職責范圍內進行監督檢查，對于違反規范的，要及時查處并予以上報。

三、結語

總而言之，檔案信息化建設就是傳統檔案信息數字化的過程。因此如何對檔案資源進行數字化處理，既能夠提高檔案管理的效率，又能夠保證檔案信息的完整性、準確性，是相關研究工作的重點內容。本文僅針對檔案信息化建設的主要影響因素，提出了加強建設的一些對策，對相關工作的深入具有一定的參考意義。

參考文獻：

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