自動(dòng)化辦公環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理研究

王曉琳

(中國原子能科學(xué)研究院，北京 102413)

企業(yè)的檔案文書是企業(yè)建立、發(fā)展及各種決策和會議等相關(guān)資料的一種記錄方法，其內(nèi)容在企業(yè)發(fā)展過程中起到極重要的作用，通過研究及分析企業(yè)的檔案文書可深入了解企業(yè)的發(fā)展歷程及發(fā)展過程中自身的不足之處，分析企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案可更好的展望企業(yè)未來的發(fā)展方向。隨著我國新信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在企業(yè)日常檔案文書的管理工作中運(yùn)用自動(dòng)化辦公環(huán)境，可顯著提高企業(yè)文書檔案管理工作的效率及整體質(zhì)量[1]。

一、企業(yè)檔案文書管理中運(yùn)用自動(dòng)化辦公具有的優(yōu)勢

在信息化的時(shí)代大背景下，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為企業(yè)文書檔案管理發(fā)展的必然趨勢。隨著市場競爭的不斷加劇，各個(gè)企業(yè)對日常管理工作的效率性及準(zhǔn)確性問題注重度更加高，因此需要企業(yè)各個(gè)部門不斷提高自身管理效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展?，F(xiàn)筆者將企業(yè)檔案文書管理中運(yùn)用自動(dòng)化辦公具有的優(yōu)勢總結(jié)如下：①可有效促進(jìn)檔案管理工作一體化水平的提高。企業(yè)檔案文書管理工作的內(nèi)容涉及面較廣，可涉及至企業(yè)多個(gè)部門、各時(shí)間段及各個(gè)事件的相關(guān)文件及資料，因此資料的收集、整理、分類及歸整的過程較為復(fù)雜。在文書檔案管理過程中運(yùn)用自動(dòng)化辦公的方式進(jìn)行，不僅可有效提高文件收集及整理的效率，還可使各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)分析變簡單有效，因此顯著提升企業(yè)文書檔案管理的一體化水平。②文件保存的安全性更高。傳統(tǒng)的文件保存方法不僅消耗大量紙張，安全性也較差，極易受到天氣、保存環(huán)境濕度及其他外在因素的影響。而自動(dòng)化的辦公管理，在收集資料環(huán)節(jié)更加便捷，同時(shí)可根據(jù)文件的分類、統(tǒng)籌及加密方式進(jìn)行保存。并且可以通過備份相關(guān)資料與信息，以確保企業(yè)信息的安全，提高企業(yè)管理工作的有效性[2]。

二、自動(dòng)化辦公環(huán)境下企業(yè)檔案文書管理存在的不足

與傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理相比，自動(dòng)化辦公在企業(yè)加強(qiáng)檔案管理工作中的運(yùn)用具有很多的優(yōu)勢，但在實(shí)際工作過程中還存在很多不足之處，在日常工作中不斷找出文書檔案管理在自動(dòng)化辦公環(huán)境下的不足，提升高度關(guān)注此類問題，并探討相應(yīng)的解決措施對有效提高企業(yè)管理工作有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。雖然很多企業(yè)意識到辦公自動(dòng)化運(yùn)用至企業(yè)文書檔案管理中可帶來的便利，但多數(shù)企業(yè)在運(yùn)用自動(dòng)化方式開展文書管理工作時(shí)，欠缺文件管理的風(fēng)險(xiǎn)因素，保存各類文書信息的方法及方式較為簡單，使企業(yè)檔案及有關(guān)信息被盜取的風(fēng)險(xiǎn)增加。同時(shí)在文書信息傳輸環(huán)節(jié)極易出現(xiàn)因?yàn)槿宋囊蛩卦斐晌募G失現(xiàn)象，如果在這個(gè)過程中沒有做好文件的備份工作，則可能造成企業(yè)的大量信息漏失，嚴(yán)重威脅企業(yè)的利益。同時(shí)，文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)性，部分企業(yè)的文書檔案管理工作人員由秘書兼任，其對文書檔案管理的重要性及相關(guān)操作缺乏重視，極易在工作中發(fā)生疏忽及錯(cuò)誤操作現(xiàn)象，這種現(xiàn)象的發(fā)生將會對企業(yè)的各類電子檔案的收集、傳輸及存儲環(huán)節(jié)帶來嚴(yán)重的信息安全隱患，因此需要企業(yè)的管理人員注重這個(gè)問題，確保企業(yè)文書檔案的安全[3]。此外，部分文書檔案管理工作人員的觀念還停留在傳統(tǒng)的觀念中，但現(xiàn)階段我國大部分企業(yè)對于文書檔案管理工作還存在較為嚴(yán)重的“重藏輕用”思想，即企業(yè)檔案管理工作人員將工作的重點(diǎn)放在收集、整理及保管文書檔案上，而對內(nèi)在價(jià)值的挖掘度不高。

三、在自動(dòng)化辦公的環(huán)境下提高企業(yè)檔案文書管理效率的措施

(一)注重人才培養(yǎng)，提升專業(yè)素質(zhì)

在企業(yè)相關(guān)資料與信息進(jìn)行自動(dòng)檔案管理的過程中，相關(guān)企業(yè)應(yīng)積極提高相應(yīng)人員的業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)相關(guān)管理人員采用自動(dòng)化的方式更好地進(jìn)行辦公管理?？赏ㄟ^定期開展計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)、思想素質(zhì)教育和技術(shù)培訓(xùn)等方式，提升企業(yè)文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。還可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況對各種信息進(jìn)行實(shí)例分析，從實(shí)際操作的角度不斷強(qiáng)化相關(guān)工作人員的綜合能力。此外，相關(guān)管理人員還需要加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)交流，以豐富自己經(jīng)驗(yàn)及閱歷積累，從而提高管理工作的效率。

(二)優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)，提升檔案安全性

信息技術(shù)為現(xiàn)代化辦公帶來新的活力，同時(shí)有效促進(jìn)了企業(yè)文書檔案管理的發(fā)展，同時(shí)也帶來檔案風(fēng)險(xiǎn)問題。為了更好地保存相關(guān)檔案信息內(nèi)容，企業(yè)在自動(dòng)化辦公過程中，不斷提高網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用效率，同時(shí)提升企業(yè)的信息風(fēng)險(xiǎn)意識。在日常工作過程中，要注意重要信息的分類，同時(shí)注重備份的保存。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該建立信息處理團(tuán)隊(duì)，對信息技術(shù)問題進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)和研究，提高各種數(shù)據(jù)庫和企業(yè)服務(wù)器管理工作的穩(wěn)定性。