高校二級學院檔案資料信息化管理對策分析*

翟云會

(西安文理學院化學工程學院，陜西 西安 710065)

當前，多數高校辦學重心逐步向二級學院下移，這使得各二級學院在教學、科研、管理等各項工作中發生和需要存檔的資料逐漸增多。檔案資料記錄著師資、教學、科研、學生以及高校各項工作發展歷程等內容，其管理質量與學院發展有著直接的關聯。

一、高校二級學院檔案資料信息化建設的必要性

專業建設是教學工作的核心，是提高人才培養質量的關鍵，對高等學校的改革與發展具有深遠的影響。專業建設既包含課程教學資料，也有各種檔案資料的存取和使用。現階段，高校各類統計性資料和電子檔案多集中在職能部門，如教務系統、學生管理系統等，其數據具有特定性。對二級學院來說，因學校數據庫系統的共享性和開放程度受限等原因，存在更多需要針對自身范圍的綜合數據和材料。目前，多數二級學院還未建立符合自身特點的信息系統，所謂資料的信息化管理，只是將過程中生成的資料和數據統計和保存于各部門電腦。對于資料的使用，多數仍采用“索要—傳輸—查找(篩選)”模式。專業建設的各種資料不能真正共享，教師和管理者之間的信息不對等造成許多人為因素導致的管理效率和水平低下的問題。在學校辦學重心向二級學院下移的背景下，信息管理的師生共建共享意識、多元化滿足師生快速增長的信息化需求，使得建設和優化綜合性的二級信息化資料管理系統尤為必要。

二、檔案資料信息化管理的不足之處

(一)建設進度比較落后

目前，多種信息化技術及設備已經在校園中得到了運用，檔案資料信息化建設對數字化辦公模式和效率具有極大的促進作用，但目前數字化辦公大多只停留在文件和資料的上傳下達方面，對于資料的保存、提取與綜合使用，各學院所做工作并不一致。學院內部在檔案資料建設工作上不系統，導致手工管理和重復性建設工作大量存在。

(二)資金投入不足

檔案信息化建設與管理應用，需要在硬件和軟件方面投入保障性資金。目前高校及其二級學院均投入大量資金用于學科和專業建設，但對于管理方面的檔案資料數據庫系統建設資金投入數額有限。又因該項工作并非直接顯性考核性工作，從而在思想和資金上均對檔案資料的信息化建設造成影響。

(三)網絡安全狀況必須保障

高校的檔案資料信息按照保密程度分為高度保密和普通保密兩種，其中普通保密資料多以學生方面資料為主，是老師對學生進行全面性了解的重要途徑。由于檔案信息會涉及到保密協議以及知識產權等相關問題，所以也會增加網絡安全管理的難度系數。

(四)檔案數據庫建設水平有待提高

目前高校檔案資料信息化管理沒有統一標準，現階段的建設工作缺乏科學性和實時性，信息不夠完善，不能及時更新和補充，軟件之間的不兼容等使得系統的整體功能不能發揮出來。當前二級學院檔案資料建設本身及其與學校職能部門數據庫對接和查閱方式還有著諸多不足之處，老師無法及時對資料進行調閱與利用，致使資料價值沒有得到有效使用。

三、檔案資料信息化建設實踐

(一)重視檔案資料信息化建設工作

學院領導應重視檔案資料信息化建設工作，充分利用信息化辦公模式構建學院級別的綜合性檔案資料系統，將檔案管理與辦公系統結合起來，構建出一套完整、科學的資料管理體系。實施崗位責任制，明確每位人員的權責范圍，保證各項管理工作和資料建設能夠及時進行，以此避免手工管理和重復性建設工作，確保檔案資源的使用效率。

(二)增加資料信息化管理投入資金

經費預算應包括信息化管理系統的日常建設和運行維護費用，同時設立一定數量的研究經費，增加管理人員對檔案資料建設工作的精力投入。另外，也需要不斷加強工作人員的在職培訓，改變思想觀念和工作模式，從而保證資料管理的信息化基礎水平，以確保各項信息化管理手段的順利開展，為檔案資源的合理運用與管理做好鋪墊。

(三)增強數字資料安全研究力度

應加大對數字存檔資料安全管理的研究力度，要對資源開發與利用范圍進行嚴格管控，從細節入手對所有環節的管理質量進行完善。要對資料的歸檔時間、使用范圍以及使用權限等內容作出詳細規定和仔細核查。此外，要做好信息備份以及文件地址保密工作，從源頭入手對電子檔案進行保護。要按照檔案保密程度以及其他相關規定，合理對檔案數據進行共享與保密分類，并設置不同權限的查詢功能，以供學校管理人員進行調取與查閱。

(四)提高數據庫建設水平

高校目前使用的數據庫建設模式大都是購買專業公司產品或依據自身要求由專業公司進行開發，進而對數據資料錄入以及存儲等處理，形成檔案數據資源庫，庫中資源能夠靈活地被調取和使用。應根據具體情況不斷提出問題，總結經驗，會同專業開發人員針對問題本質制定出科學化的建設和優化方案。同時要構建資料管理網絡，保證用戶可以在網絡中靈活操作，比如在多任務環境中能夠對數據庫內資源進行提取與閱讀，使網絡資源共享方案落到實處。