醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策分析

曹艷麗

(秦皇島市第四醫(yī)院，河北 秦皇島 066000)

新時期，醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵是人才，人事檔案建設(shè)事關(guān)醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)，關(guān)系醫(yī)院人才的科學(xué)選任，加快醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)，形成科學(xué)合理的信息化人事檔案管理體系，對于提高員工的工作積極性，提升醫(yī)院的核心競爭力至關(guān)重要。

一、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的重要性

(一)醫(yī)院人才選拔和任用的依據(jù)

醫(yī)院人事檔案的主要工作就是記錄醫(yī)護(hù)人員的學(xué)歷、職稱、工作經(jīng)歷、晉升等相關(guān)信息，并對醫(yī)院員工的信息進(jìn)行保存和管理。醫(yī)院人事部在對員工進(jìn)行選拔和任用時，可以通過檔案調(diào)閱相關(guān)信息，以確定合適的人選。對于人才的選拔，醫(yī)院人事部很難通過簡歷和一次面對面的交流了解員工或求職人員的全部信息，通過調(diào)閱檔案則可以較詳細(xì)和全面的了解員工或者求職人員信息，以降低招聘成本，以最大程度實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置，進(jìn)而提高醫(yī)院的核心競爭力。

(二)為醫(yī)院員工職稱評定提供可靠的信息

職稱評定作為醫(yī)院人力資源管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其順利實(shí)施與人事檔案管理息息相關(guān)，醫(yī)院通過人事檔案管理可以了解到職工的各種信息，比如教育背景、學(xué)習(xí)狀況、入職時間、在職表現(xiàn)、主要成就、工作經(jīng)歷等，這些信息為醫(yī)院對員工的職稱評定提供參照，通過認(rèn)真鑒別被評價者的信息真?zhèn)危瑢⒎蠗l件的任職者進(jìn)行職稱評定，以更好的激勵他們在工作上的進(jìn)取心和創(chuàng)造性。

(三)醫(yī)院新工作制度實(shí)施的保障

隨著醫(yī)療改革的不斷深化，醫(yī)院的各項(xiàng)制度也要與之相匹配，如醫(yī)院人員工資制度套改就是其中的一項(xiàng)。要想確定新時期醫(yī)院人員的工資水平，醫(yī)院人事部要通過調(diào)閱檔案，明確員工的職稱、學(xué)歷、榮譽(yù)、工作年限等相關(guān)信息，以此準(zhǔn)確確定員工工資，而且醫(yī)院人事工資要接受人社局的核查，這就需要準(zhǔn)確有效的人事檔案信息，以保證員工利益，避免不必要的糾紛，而且醫(yī)院人事部可以通過員工檔案信息，確定員工的培養(yǎng)計劃，制定醫(yī)院人才引進(jìn)方案，促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)健康發(fā)展。

(四)有利于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)，對于員工的職業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求，為此，為適應(yīng)新時期醫(yī)院人事檔案管理工作需要，醫(yī)院員工必須通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等形式提高自身素質(zhì)，以適應(yīng)工作需要。同時醫(yī)院也可通過定期考核，督促員工不斷進(jìn)步，以適應(yīng)新工作形式的需要。

(五)為促進(jìn)醫(yī)院的持久發(fā)展提供內(nèi)生動力

醫(yī)院人才的選用育留離不開人事檔案管理，通過不斷變革人事檔案管理流程、規(guī)范人事檔案管理制度、凝聚檔案管理改革共識，可以為醫(yī)院進(jìn)一步的吸引檔案管理專業(yè)人才加入，充分的激發(fā)優(yōu)秀人才的工作潛力，為優(yōu)秀人才營造良好的工作環(huán)境，才能使員工為醫(yī)院竭盡全力工作，把醫(yī)院當(dāng)做事業(yè)發(fā)展的平臺，從而為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)提供人才支撐。

二、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)很迫切，通過近幾年的探索和嘗試，醫(yī)院在人事檔案信息化建設(shè)中取得一些成績，但是也的確存在一些問題亟需解決。

(一)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)資金投入不足

醫(yī)院人事檔案部門屬于醫(yī)院的二級部門，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也不能直接提升醫(yī)院的美譽(yù)度，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)往往忽視人事檔案的信息化建設(shè)，加之檔案信息化建設(shè)前期投入資金較多，對于檔案儲存條件要求苛刻，醫(yī)院將大部分資金用于設(shè)備的更新和住宿條件的改善，用來支持人事檔案信息化建設(shè)的資金則少之又少。而人事檔案信息管理系統(tǒng)的落后，則導(dǎo)致醫(yī)院員工信息更新不及時，錄入不全面，運(yùn)行速度慢，檔案的調(diào)閱存在一定難度，進(jìn)而影響了人事檔案管理效率以及人事檔案的利用率。

(二)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)制度不完善

醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)種類繁多，且國家并沒有制定專門的醫(yī)院人事檔案信息化管理制度和相關(guān)條例，所以各個醫(yī)院在開展人事檔案信息化建設(shè)的過程中存在片面性和盲目性，每個醫(yī)院都有自己特有的人事檔案信息化系統(tǒng)，導(dǎo)致醫(yī)院人事信息化資源無法實(shí)現(xiàn)共享鏈接，降低了人事檔案的利用率。另外，現(xiàn)有的人事檔案信息化管理系統(tǒng)多來自于企業(yè)，而醫(yī)院人事檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，但是在現(xiàn)有的信息化軟件中卻無法體現(xiàn)，致使醫(yī)院人事檔案信息化資料空洞，利用價值的情況出現(xiàn)。

(三)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)缺乏高素質(zhì)人才

醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)需要大量的專業(yè)、高素質(zhì)人才，但是由于醫(yī)院長期以來對于檔案管理工作的忽視，大多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理人員多學(xué)歷較低，且非檔案管理專業(yè)出身，對于檔案管理工作敷衍，不能勝任醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)需要，所以，現(xiàn)階段如何提升現(xiàn)有檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員，是進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)工作的重中之重。

三、加快醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)對策

針對醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題，現(xiàn)提出如下解決策略。

(一)醫(yī)院要加大人事檔案信息化建設(shè)的投入

醫(yī)院要設(shè)立人事檔案信息化建設(shè)的專項(xiàng)資金，確保專款專用，不得以其他名義進(jìn)行挪用和擠占。另外，購置檔案管理專用的計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，比如計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、打包機(jī)等，設(shè)置行政編制，以為醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)提供堅實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。還有，要成立專門的檔案管理室、獨(dú)立的檔案閱覽室和人事檔案管理辦公室，選派專人對醫(yī)院人事檔案信息進(jìn)行更新，確保每位員工的信息的準(zhǔn)確、全面，以為醫(yī)院進(jìn)行人才選拔提供參考依據(jù)。還有，醫(yī)院要設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于員工技能的培訓(xùn)，讓員工掌握先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、專業(yè)的檔案管理知識和技能。

(二)進(jìn)一步完善醫(yī)院人事檔案管理信息化制度

醫(yī)院要加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)制度的頂層設(shè)計，從制度層面更好的規(guī)范醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)行為，為醫(yī)院人事檔案管理信息化凝心聚力，并加快構(gòu)建醫(yī)院人事檔案管理信息化特色制度，為加快醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)步伐提供制度保障。結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況制定一套具體的考核制度，加大對醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)效果的考核，對在信息化建設(shè)過程中的先進(jìn)人物進(jìn)行表揚(yáng)，同時也對不配合、不支持的進(jìn)行懲處，全力推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)，確保實(shí)效。另外，要引進(jìn)一套符合醫(yī)院檔案工作要求的、可操作性比較高的人事檔案信息管理系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)對人事檔案管理人員的日常進(jìn)行核查。還有，醫(yī)院應(yīng)該把人事檔案管理納入醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)范疇，鼓勵全員參與到醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，通過全員的共同努力加快人事檔案信息化的建設(shè)。

(三)要多措并舉培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人才

醫(yī)院要加大從高等院校或科研院所引才的力度，優(yōu)先引進(jìn)檔案管理或計算機(jī)管理專業(yè)理論扎實(shí)、操作熟練的優(yōu)秀大學(xué)畢業(yè)生，讓優(yōu)秀的大學(xué)畢業(yè)生充斥到檔案管理專業(yè)的人才隊(duì)伍中來，充分發(fā)揮他們在醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中的作用。另外，要加強(qiáng)醫(yī)院現(xiàn)有人事檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，并將人事檔案管理人員的培訓(xùn)計劃納入全員年度培訓(xùn)計劃，從各方面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，以及時更新其知識體系機(jī)構(gòu)和提高動手操作能力。還有，要加大醫(yī)院檔案管理人員的考核，加強(qiáng)對檔案人員職業(yè)道德方面的教育，不斷提高檔案管理人員的保密意識，以此確保檔案信息的安全性。最后，要選派現(xiàn)有的人事檔案管理人員出去進(jìn)修或加強(qiáng)與同行的經(jīng)驗(yàn)交流，進(jìn)一步提高檔案管理人員的理論素養(yǎng)和操作能力，學(xué)習(xí)同行的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和做法，以更好的推動醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)。