新形勢下檔案管理工作的規范化

馬小榮

(云南省麗江市華坪縣檔案局，云南 華坪 674800)

當前我國處于歷史發展的新時期，檔案管理工作中也越來越多的應用了現代的科學技術，這給新形勢下的檔案管理工作帶來了機遇也帶來了挑戰，那么怎樣進一步改善檔案管理工作，使檔案管理更科學化、規范化成為了當前我們亟待解決的問題。

一、檔案管理工作規范化的意義

檔案管理工作是一個單位進步與發展的重要性基礎資料，是衡量單位工作人員工作素質的重要信息，是推進社會發展的重要資源，因此任何一個的單位都必須重視檔案管理工作的正常開展。檔案資料不僅記錄了企業及個人的發展歷程，同時也是各項評價工作順利高效開展的重要前提，在日常工作中如何使檔案管理更加的規范化成為了我們必須要重視的問題。檔案管理工作規范化不僅能夠提高單位決策的科學性和合理性，還能促進單位各項工作規劃的順利進行，更能進一步增強企業的綜合競爭力，實現我國經濟的快速發展。

在檔案管理工作中需要格外重視各項檔案資源的保管和維護，要積極引用當前較為先進的檔案管理模式，通過新的管理模式來實現檔案資源的優化管理，進而方便檔案資源的運用，保證檔案工作的科學性。新時期下檔案管理工作發生了很大轉變，檔案管理呈現出信息化、數據化的趨勢，這就對當前的檔案管理提出了新的要求，一是要重視現代檔案管理信息化技術的持續運用；二是要持續優化檔案管理工作設計；三是要重視檔案管理工作人員的整體素質，不斷提高檔案管理工作人員的信息化技術等等，通過這些轉變可實現檔案管理的科學性、安全性和合理性。

二、在新形勢下檔案規范化管理存在的問題

雖然當前我國的檔案管理取得了一定的成績，但是在日常工作過程中仍然存在著許多問題，具體如下：

(一)檔案管理體系不健全

隨著社會經濟的快速發展，各行各業都開始注重建立相應的管理體制，檔案管理也是如此需要建立與之配套的管理體系，確保檔案管理工作的正常開展，使各項管理制度都符合規范。然而當前我國的檔案管理中存在著許多不切合實際的情況，如當前的檔案管理體系不健全，這樣的管理體系不僅不能保證正常檔案管理工作的正常開展甚至會阻礙檔案管理工作的規范化進程，造成檔案管理工作效率低。

(二)檔案管理員素質無法滿足當前檔案管理的要求

新的形勢下對檔案管理工作提出了更高的要求，要求相關工作要更加規范化和信息化，進而對檔案管理工作人員提出了更高的要求，但是當前檔案管理工作人員的素質普遍較低，給檔案管理工作的規范化和信息化帶來了很大的影響。特別是信息化技術的管理和應用，很多檔案工作人員還不能掌握，在日常工作中只是簡單地對檔案資料進行歸納和整理，缺乏科學、系統地采集，不利于檔案管理的信息化。此外，檔案管理人員在工作中缺少相應的培訓，其現有的知識和技能無法滿足新形勢下檔案管理的要求，不能適應信息化和規范化檔案管理工作的需求。

(三)檔案管理方法落后、信息化程度較低

信息化時代的到來給當前的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰，如何能夠快速地將現代化的信息技術應用于檔案管理當中是當前必須要解決的問題。此外將這些先進的技術應用于檔案管理工作中，符合當下新形勢對檔案管理工作的要求。如何將檔案管理和現階段技術進行有效結合成為了當前我們必須面對的問題，當前我國檔案管理信息化程度低，一是未按照要求創建網絡管理平臺，檔案管理信息化程度較低；二是不能緊跟時代腳步采用先進的管理方法，仍然采用過去的手工登記方法，造成檔案資料缺乏準確性和完整性，不利于檔案的合理利用，降低了檔案管理工作的質量和效率；三是檔案管理工作中受人為因素影響太大，沒有突出當前信息化技術在檔案管理中的作用，使檔案管理工作存在很多安全隱患，檔案信息化及規范化程度亟待提高。

(四)對檔案管理工作的重視程度不夠

新形勢下檔案管理工作難度大，涉及范圍廣、內容多，對檔案管理工作人員的水平也提出了更高的要求。然而當前很多單位的檔案管理者對檔案管理的重要性認識不足，不僅沒有緊跟形勢對檔案管理工作進行創新化管理，就連基礎的檔案管理工作都沒有做好，進而導致檔案管理工作存在很多的隱患，不能適應現代化檔案管理工作的要求，這嚴重影響了新形勢下檔案管理工作的工作質量和效率。這主要體現在：一是未按照檔案管理工作要求建立完整的檔案管理制度，使檔案管理工作缺乏規范化的約束；二是檔案管理方法落后，不能滿足檔案管理工作的要求；三是大部分單位只注重檔案的運用，卻忽視了檔案管理工作的開展，在檔案管理工作上投入較少，導致資源配置工作受限，不僅無法提供良好的硬件設備，也沒有先進的軟件設施，給檔案管理工作的規范化發展帶來了巨大的挑戰。

三、新形勢下檔案管理規范化措施

(一)進一步健全檔案管理體系

新形勢下要更加注重檔案管理體系的建立，不斷對舊有的檔案管理制度進行創新和改革，從各個方面來解決當前檔案管理制度中存在的問題，進而使得檔案管理體系及相關制度能夠滿足當前檔案管理工作的需求。一是要注重檔案管理工作的質量，細化檔案管理制度，使檔案管理工作人員能夠清楚地知道自身的職責，并嚴格按照各項規章制度來開展檔案管理工作；二是要從整體上對檔案管理制度進行階段性的更新和改革，加大對制度本身的優化和彌補，確保檔案管理工作的規范化開展。

(二)提高檔案管理者的整體素質

檔案管理工作的進一步規范化是新時代的要求，然而由于檔案管理工作內容繁雜，工作量較大，這在一定程度上給檔案工作人員自身素質提出了更高的要求，作為檔案管理工作人員，不僅需要具備基本的檔案管理知識，還應具備現代化的檔案管理信息化技術，才能滿足當前檔案管理信息化的要求。此外，要提高檔案管理者的整體素質，主要針對檔案管理人員的實際情況來進行有效性的培訓，盡可能地補齊短板，發揮優點；

(三)持續優化檔案管理的方法和技術

新形勢下，過去的檔案管理技術和方法已經無法滿足當前檔案管理規范化的工作要求，因此在日常管理工作中要想實現檔案的規范化管理，就必須重視一下幾點工作的開展：一是要持續加強信息化技術的應用，了解信息化技術在檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出相應的策略，使信息化技術和檔案管理工作完美結合在一起；二是要注重檔案管理工作的規范性和保密性，將現代化技術融入到檔案管理工作當中，確保檔案的安全性，避免檔案丟失現象的發生；三是要對電子檔案系統進行日常監管及備份，防止系統出現錯誤，造成檔案丟失；四是要按照信息化檔案管理的要求，配備相應的硬件設施，逐步將現有的紙質檔案電子化，進一步提高檔案管理工作的質量和效率。

(四)按照要求逐步實現檔案管理工作的規范化

檔案管理單位要意識到檔案管理工作規范化的必要性和重要性，并嚴格按照相關要求來開展檔案管理工作，通過日常的點滴工作來實現檔案工作的規范化管理，進一步提高檔案利用效率，為單位的持續發展奠定堅實基礎。

四、結束語

綜上所述，新形勢下實現檔案管理規范化是檔案管理發展的必要要求，同時也是時代發展的要求，然而當前檔案管理規范化過程中存在著許多問題，諸如檔案管理體系不健全、檔案管理員素質普遍較低、檔案管理方法落后且信息化程度較低、對檔案管理工作的重視程度不夠等，針對這些問題，提出了幾點措施，如進一步健全檔案管理體系、提高檔案管理人員素質、持續優化檔案管理的方法和技術等，相信通過這些措施能夠推動檔案管理工作的規范化。

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