試論新形勢(shì)下如何加強(qiáng)人事檔案管理工作

潘雪瑩

（廣州市海珠區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，廣東 廣州 510240）

人事檔案管理工作，主要內(nèi)容就是對(duì)單位內(nèi)部人員包括個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等方面?zhèn)€人資料的收集和完善，以作為單位管理層對(duì)人員進(jìn)行管理和調(diào)配的依據(jù)，特別在出現(xiàn)人才調(diào)動(dòng)、個(gè)人升遷、崗位調(diào)整等方面發(fā)揮重大作用。

一、現(xiàn)階段人事檔案管理中存在問題

（一）人事檔案管理現(xiàn)狀

不少事業(yè)單位管理層對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在一定誤區(qū)，多認(rèn)為這一工作僅僅是做好對(duì)人員資料的管理，其作用僅僅停留在保全人員資料上，卻沒有意識(shí)到該項(xiàng)工作對(duì)培養(yǎng)、選用人員、個(gè)人升遷以及提高各項(xiàng)工作效率、推動(dòng)單位發(fā)展上的重要性。沒有足夠的意識(shí)，就沒有足夠的重視，因此，在人事檔案管理上沒有形成完善的機(jī)制，導(dǎo)致管理過程漏洞百出，一些工作沒有專人負(fù)責(zé)，不能落實(shí)到位，出了問題互相踢皮球等，更是失去了良好的效率支持。而且，不少事業(yè)單位人員流動(dòng)性較大，相關(guān)檔案資料數(shù)量增加速度較快，加上未能配備較為專業(yè)的檔案管理人員，沒有足夠的能力承當(dāng)如此巨大的管理工作等，均可能導(dǎo)致在資料信息完善、對(duì)接等方面出現(xiàn)紕漏，影響到檔案管理水平，以及與之相對(duì)應(yīng)的工作效率。

（二）相關(guān)原因分析

究其原因，最主要在于對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)因檔案管理產(chǎn)生的問題未能形成明確概念，正由于這一觀念的淡薄，導(dǎo)致事業(yè)單位實(shí)際人力資源使用效率的低下。同時(shí)，對(duì)于本單位人力資本沒能形成完善的管控力，往往在單位內(nèi)部人員充足時(shí)不能對(duì)人員資料進(jìn)行有效管理，對(duì)于該保護(hù)的崗位和人才沒有足夠的意識(shí)，待到相關(guān)人員離開后，才發(fā)現(xiàn)該崗位的重要性、該人員的重要性，導(dǎo)致“沒人就慌”的局面。而且，事業(yè)單位人力資源部門工作人員缺乏應(yīng)有的責(zé)任心，不能意識(shí)到自身工作的重要性，也缺乏服務(wù)意識(shí)，對(duì)自己的業(yè)務(wù)能力沒有嚴(yán)格要求，不能做到有目的的提高自身專業(yè)素養(yǎng)，甚至可能出現(xiàn)對(duì)檔案管理缺乏保密性，資料泄露，直接引起重要人才流失，降低單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)人事檔案管理工作的措施探討

（一）提高檔案材料管理的嚴(yán)謹(jǐn)性

事業(yè)單位內(nèi)部每一名工作人員在長(zhǎng)期的履職過程中，必然會(huì)產(chǎn)生越來越多的檔案資料，包括自身履歷、崗位調(diào)動(dòng)、職稱晉升、績(jī)效考核、教學(xué)培訓(xùn)等信息，數(shù)據(jù)內(nèi)容較為繁多、復(fù)雜，這就對(duì)檔案管理工作提出了較高的要求。相關(guān)管理人員需認(rèn)真對(duì)待，對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行科學(xué)歸類，仔細(xì)查漏補(bǔ)缺、完善資料，以保證資料的完整性，對(duì)于不合格的資料信息需及時(shí)于本人聯(lián)系，進(jìn)行更正或退回，最大程度的保證資料的嚴(yán)謹(jǐn)性和可靠性。

（二）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，健全管理制度

單位領(lǐng)導(dǎo)層面需認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要意義，在思想上做到高度重視，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，給予有效監(jiān)督。盡可能選用責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、政治可靠、有較高專業(yè)素養(yǎng)的人員參與檔案管理，完善黨性教育、業(yè)務(wù)理論、操作技能、紀(jì)律學(xué)習(xí)等相關(guān)培訓(xùn)，務(wù)必保證檔案管理人員的黨性修養(yǎng)、政治紀(jì)律、服務(wù)理念。在人事檔案管理制度上，更是應(yīng)該根據(jù)各單位情況，結(jié)合已有的檔案相關(guān)政策，可借鑒先進(jìn)典型單位的措施，制定適合本單位的檔案管理制度。并對(duì)可能出現(xiàn)的人員缺檔等情況，編寫相應(yīng)的補(bǔ)充制度，對(duì)人員選拔方面設(shè)置公平公正的考核機(jī)制等，以確保人員選調(diào)的合理性。對(duì)人事檔案進(jìn)行分級(jí)管理，有效處理?xiàng)墮n，提高檔案的可流動(dòng)性，提高檔案資料在人才流動(dòng)中的可參考性等。通過各項(xiàng)制度的完善，讓人事檔案管理工作中面臨的各項(xiàng)問題處理，均能做到有據(jù)可依。

（三）嚴(yán)格檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

任何工作都需要通過嚴(yán)格落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)來提高工作效率，幫助工作圓滿完成，人事檔案管理也是如此。在檔案資料的收集、審核、整理等一系列過程中，均需設(shè)立一定標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照要求執(zhí)行。如明確梳理人員名單，根據(jù)十類材料來規(guī)范相關(guān)檔案，對(duì)所有檔案均逐一審核，完善目錄，對(duì)于其中可能缺失的材料一一登記，并及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員予以補(bǔ)充，以保證檔案資料的完整性和真實(shí)性。在梳理人員各項(xiàng)考核成績(jī)、業(yè)務(wù)能力、職稱考試報(bào)名等方面的資料時(shí)，需尤為嚴(yán)謹(jǐn)，以確保資料對(duì)于人員調(diào)動(dòng)、晉升的可參考性，以及人員自身發(fā)展的保證性。同時(shí)，需要加強(qiáng)資料的安全防范，定期進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患，避免檔案丟失、泄露等事故發(fā)生。

三、小結(jié)

總之，人才是每個(gè)單位自身運(yùn)行與發(fā)展的關(guān)鍵，人事檔案管理是做好人才管理的核心內(nèi)容，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著不可小覷的作用。各單位需認(rèn)真分析自身在檔案管理方面存在的問題，從提高人員素質(zhì)、完善管理機(jī)制、嚴(yán)格管理標(biāo)準(zhǔn)等方面著手，努力提高檔案管理的效率和嚴(yán)謹(jǐn)性。