試論新形勢下如何加強人事檔案管理工作

潘雪瑩

（廣州市海珠區人力資源和社會保障局，廣東 廣州 510240）

人事檔案管理工作，主要內容就是對單位內部人員包括個人經歷、工作表現等方面個人資料的收集和完善，以作為單位管理層對人員進行管理和調配的依據，特別在出現人才調動、個人升遷、崗位調整等方面發揮重大作用。

一、現階段人事檔案管理中存在問題

（一）人事檔案管理現狀

不少事業單位管理層對人事檔案管理工作的認識存在一定誤區，多認為這一工作僅僅是做好對人員資料的管理，其作用僅僅停留在保全人員資料上，卻沒有意識到該項工作對培養、選用人員、個人升遷以及提高各項工作效率、推動單位發展上的重要性。沒有足夠的意識，就沒有足夠的重視，因此，在人事檔案管理上沒有形成完善的機制，導致管理過程漏洞百出，一些工作沒有專人負責，不能落實到位，出了問題互相踢皮球等，更是失去了良好的效率支持。而且，不少事業單位人員流動性較大，相關檔案資料數量增加速度較快，加上未能配備較為專業的檔案管理人員，沒有足夠的能力承當如此巨大的管理工作等，均可能導致在資料信息完善、對接等方面出現紕漏，影響到檔案管理水平，以及與之相對應的工作效率。

（二）相關原因分析

究其原因，最主要在于對該項工作的認識不到位，對因檔案管理產生的問題未能形成明確概念，正由于這一觀念的淡薄，導致事業單位實際人力資源使用效率的低下。同時，對于本單位人力資本沒能形成完善的管控力，往往在單位內部人員充足時不能對人員資料進行有效管理，對于該保護的崗位和人才沒有足夠的意識，待到相關人員離開后，才發現該崗位的重要性、該人員的重要性，導致“沒人就慌”的局面。而且，事業單位人力資源部門工作人員缺乏應有的責任心，不能意識到自身工作的重要性，也缺乏服務意識，對自己的業務能力沒有嚴格要求，不能做到有目的的提高自身專業素養，甚至可能出現對檔案管理缺乏保密性，資料泄露，直接引起重要人才流失，降低單位的核心競爭力。

二、新形勢下加強人事檔案管理工作的措施探討

（一）提高檔案材料管理的嚴謹性

事業單位內部每一名工作人員在長期的履職過程中，必然會產生越來越多的檔案資料，包括自身履歷、崗位調動、職稱晉升、績效考核、教學培訓等信息，數據內容較為繁多、復雜，這就對檔案管理工作提出了較高的要求。相關管理人員需認真對待，對各項信息進行科學歸類，仔細查漏補缺、完善資料，以保證資料的完整性，對于不合格的資料信息需及時于本人聯系，進行更正或退回，最大程度的保證資料的嚴謹性和可靠性。

（二）加強組織領導，健全管理制度

單位領導層面需認識到該項工作的重要意義，在思想上做到高度重視，加強對人事檔案管理工作的組織領導，給予有效監督。盡可能選用責任意識強、政治可靠、有較高專業素養的人員參與檔案管理，完善黨性教育、業務理論、操作技能、紀律學習等相關培訓，務必保證檔案管理人員的黨性修養、政治紀律、服務理念。在人事檔案管理制度上，更是應該根據各單位情況，結合已有的檔案相關政策，可借鑒先進典型單位的措施，制定適合本單位的檔案管理制度。并對可能出現的人員缺檔等情況，編寫相應的補充制度，對人員選拔方面設置公平公正的考核機制等，以確保人員選調的合理性。對人事檔案進行分級管理，有效處理棄檔，提高檔案的可流動性，提高檔案資料在人才流動中的可參考性等。通過各項制度的完善，讓人事檔案管理工作中面臨的各項問題處理，均能做到有據可依。

（三）嚴格檔案管理標準

任何工作都需要通過嚴格落實標準來提高工作效率，幫助工作圓滿完成，人事檔案管理也是如此。在檔案資料的收集、審核、整理等一系列過程中，均需設立一定標準，并嚴格按照要求執行。如明確梳理人員名單，根據十類材料來規范相關檔案，對所有檔案均逐一審核，完善目錄，對于其中可能缺失的材料一一登記，并及時聯系相關人員予以補充，以保證檔案資料的完整性和真實性。在梳理人員各項考核成績、業務能力、職稱考試報名等方面的資料時，需尤為嚴謹，以確保資料對于人員調動、晉升的可參考性，以及人員自身發展的保證性。同時，需要加強資料的安全防范，定期進行安全檢查，消除安全隱患，避免檔案丟失、泄露等事故發生。

三、小結

總之，人才是每個單位自身運行與發展的關鍵，人事檔案管理是做好人才管理的核心內容，對事業單位的發展有著不可小覷的作用。各單位需認真分析自身在檔案管理方面存在的問題，從提高人員素質、完善管理機制、嚴格管理標準等方面著手，努力提高檔案管理的效率和嚴謹性。