大數據背景下電子信息檔案管理創新研究

林勁

（江蘇省第二中醫院，江蘇 南京 210000）

一、大數據時代檔案信息化管理模式構建

（一）檔案信息資源建設

大數據技術應用到檔案信息資源管理中要注重以紙質文獻為主的資源利用主體建設，包括檔案記錄、檔案信息采集及特色檔案資源建設等。檔案資源建設面向不同的服務人群提供資源支持，在自身職能發揮過程中要發揮出特色檔案資源的優勢，使特色檔案資源符合人們的使用需求。考慮到檔案管理部門有限的人力物力，以檔案資源為核心的檔案管理模式構建首先要滿足檔案信息查詢需求；其次要滿足檔案文獻查詢需要，對于不同部門的檔案信息查詢需求可協同其他信息服務機構和政府部門為相應的部門使用檔案資源提供保障，面向檔案信息使用者提供開放獲取服務，與社會其他領域的檔案信息化服務相區分，滿足不同需求的用戶的資源獲取需求。

（二）檔案數據庫建設

大數據檔案管理模式逐漸以信息使用者的開放獲取資源服務為核心在檔案資源利用領域興起，檔案管理部門作為檔案資源體系的重要支撐部分在面向不同部門提供相關檔案信息查詢服務的基礎上，著重于檔案資料存儲數據庫建設，以相關的存儲數據庫面向用戶提供優質的檔案資源服務，為了滿足不同使用需求檔案管理者需求在整合大部分開放性數據資源的基礎上建設數據檔案庫，針對不同方面的檔案資源提供長期保存服務，與社會科學網絡對接，既發揮檔案資源的時效性價值，也著力擴展相關的檔案資源服務，使檔案更能滿足用戶的個性化需求。

（三）對各類檔案資源采集、加工、存儲

對分散的檔案數據資源采集、加工是檔案管理的重要組成部分，針對大量資源的集成與應用服務，大數據管理模式的構建更應側重對各個層面分散的檔案資源的采集、加工、存儲，尤其是針對大量開放的科學數據進行采集，并從海量的資源數據中提取出高價值的信息，通過進一步的聚類優化，使其成為有價值可供用戶參考咨詢的檔案信息。這點可借鑒美國佛羅里達州政府的檔案管理經驗，使用數據采集技術針對分散在各個網絡空間及領域的檔案資源進行采集，采用分布式數據庫技術進一步存儲，建設大量的科學數據集豐富館藏資源體系，為用戶提供大量專業的學科數據，構建AMCC資源共享網絡，與檔案使用者分享檔案資源，使大數據分析技術與資源共享有效結合。

二、推進大數據檔案管理模式構建方略

（一）完善檔案資源管理系統建設

基礎設施建設還未完善，網絡制度還不健全的環境下，使用大數據技術構建檔案管理模式還存在一定困難，而且檔案資源管理系統建設也絕非一日之功，需要決策者慎重對待。隨著網絡信息技術快速發展，檔案信息管理系統也面臨越來越多的安全風險，要求檔案管理部門要從根本上重視新技術、新標準的使用，注重結合不同的網絡技術及時更新系統平臺。在開放的網絡環境中，為了對檔案管理系統在后期進行有效維護，可以考慮由政府、互聯網科技公司以及不同資本財團合作開發的模式設計檔案資源管理系統，可以發揮各自的功能優勢，根據我國檔案管理行業發展情況，開發出適用于本行業使用的檔案管理系統，以此突破國外的技術壟斷。政府和科技企業可以作為水利檔案資源管理系統的資源提供方和資金供給方，除了在政策和資金方面給予指導之外，政府還要積極引進優質的IT資源，及時利用新技術降低研發成本，使大數據技術與檔案管理有機結合。

（二）使用大數據技術提高檔案資源管理系統信息風險防范能力

推進大數據技術與檔案管理有機結合，要在保障檔案資源管理系統具有一定的信息風險防范能力，能有效應對各方面的風險。要從加密技術與信息安全管理兩個方面入手，提升自身的風險防御能力。首先是信息加密技術方面，信息加密技術是指水利檔案資源管理部門利用先進的技術手段對重要信息進行加密，在用戶登錄信息系統時，要對用戶身份進行全面認證。先進的信息加密技術手段是指檔案管理部門可以采用生物識別技術、區塊鏈技術、層級加密技術對重要的信息資源進行層層加密。生物識別技術可以應用到用戶的身份驗證方面，可以采用指紋識別、面部識別、虹膜識別等方法對用戶的身份進行確認，對用戶識別的生物特征與系統存儲的資料相符時，才能賦予用戶系統登錄的權利，給予用戶一定的權限查詢重要的檔案信息資源資源，當用戶的身份與系統的備案資料不相符時，系統不能賦予用戶登錄權利，用戶也不具備查詢與下載檔案資源的權限。區塊鏈技術與層級加密技術是針對重要檔案資源以電子代碼或是數字代碼的方式進行加密，區塊鏈技術適用于標注檔案資源進行加密，將不同的信息資源分割成獨立的信息模塊，以一種隱性代碼的方式確定各個不同信息模塊間的數字關系，進而防止重要檔案資源泄露；層級加密技術可針對各種結構的檔案資源進行加密，包括圖片及影音資料，通過建立不同疊層的防護機制保障信息安全，為大數據系統對檔案資源的有效分析提供保障。

（三）構建科學的大數據檔案管理法律體系

雖然我國大數據技術近年來快速發展，但是有關大數據檔案資源的立法工作、法規制度建設、系統構建及標準確立還處在探索中。由此，政府及相關領域機構，要意識到大數據檔案管理模式構建的重要意義，將推動檔案資源管理系統建設提到議事日程上。要以政府為主導積極牽手社會各領域力量，積極推進檔案資源管理系統建設，在確定其建設模式的基礎上，盡快根據檔案資源信息系統模型，構建相關的標準體系，根據檔案信息系統在不同領域的使用標準完善法規制度建設，要對檔案資源信息化相關的監督、管控、懲戒予以明確，要明確水利檔案資源管理系統的標準化問題，確定系統的使用規范，保障大數據技術與檔案管理有機融合。

綜上所述，以大數據為核心的檔案管理是一項系統工程，不僅要有其他先進技術的支持，還要健全相關的技術應用標準、檔案管理系統及數據分析模式，在推進數據有效利用的基礎上，加快技術創新，使檔案資源得到高效利用。