事業(yè)單位檔案管理存在的問題

韓紀(jì)延

（中共海林市委黨校，黑龍江 牡丹江 157199）

一、事業(yè)單位中檔案管理的重要性

在現(xiàn)在這個(gè)信息飛速發(fā)展的時(shí)代，信息的重要性越發(fā)的凸顯了出來，在一個(gè)事業(yè)單位中，檔案主要的任務(wù)就是進(jìn)行記錄一些重要的信息，然后進(jìn)行保存，等到有用的時(shí)候再拿出來，它的作用就是保存信息，方便以后的查詢。檔案可以說是對(duì)事業(yè)單位的一個(gè)整體的記錄，不論是它的工作方式還是工作計(jì)劃都有詳細(xì)的記錄，而這些東西都是事業(yè)單位重要的私密，是不能提前泄露出去的，所以保護(hù)檔案的安全很重要。除此之外，對(duì)檔案進(jìn)行很好地整理和分類對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展還是很有利的。所以，檔案管理對(duì)事業(yè)單位是很重要的。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在問題

（一）檔案管理過程中造假問題嚴(yán)重

事業(yè)單位中人事檔案管理造假問題最為突出。而造假的主要原因是由于一些利益問題，當(dāng)事人為了具有某一項(xiàng)資格而進(jìn)行各種手段的造假，比如將年齡進(jìn)行改動(dòng)，擅自更改自己的履歷等。其次檔案管理人員缺少責(zé)任心，使得許多檔案丟失后重填。由于檔案管理人員沒有仔細(xì)整理檔案，造成部分檔案丟失，但是為了使檔案在檢查過程中數(shù)目完整，就會(huì)出現(xiàn)相關(guān)的單位將丟失的檔案重新填寫的現(xiàn)象，重新填寫會(huì)使部分檔案本應(yīng)該具有的內(nèi)容被改寫或漏寫，從而檔案內(nèi)容不具有真實(shí)性。有些學(xué)校以及單位為了自身利益，故意改寫相關(guān)檔案內(nèi)容使其失去真實(shí)性。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)有的辦學(xué)機(jī)構(gòu)為自己收益好，在沒有經(jīng)過相關(guān)內(nèi)容考核的情況下高價(jià)出售學(xué)歷以及學(xué)位證書，影響人事檔案內(nèi)容真實(shí)有效性。

（二）檔案管理不夠信息現(xiàn)代化

信息現(xiàn)代化是將檔案資料與現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，最大限度發(fā)揮其潛在信息價(jià)值。由于對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，使得檔案信息現(xiàn)代化水平較低。多數(shù)事業(yè)單位的檔案室是之前用過的小辦公室，而且裝檔案的箱子多為簡單的鐵皮箱，由于缺少除潮裝置，檔案容易受潮，字跡容易模糊。其次，對(duì)易燃物的防火意識(shí)不強(qiáng)，檔案室缺少相關(guān)的防火裝置及滅火器，如果發(fā)生火災(zāi)，所存放檔案將不復(fù)存在。傳統(tǒng)的檔案管理觀念認(rèn)為是簡單的存檔和調(diào)動(dòng)，但是這種觀念嚴(yán)重降低了檔案的有效利用率。在實(shí)際檔案管理工作中，收集相關(guān)資料，并對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行整理和保管，同時(shí)對(duì)相關(guān)資料的真實(shí)性進(jìn)行鑒定，其主要目的是為了更好地利用檔案。實(shí)際情況中檔案的服務(wù)意識(shí)淡薄，檔案工作一直停留在人工手動(dòng)管理的層面。事業(yè)單位檔案的管理過程中缺少相關(guān)電子設(shè)備，沒有建立相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)檔案庫，所以一旦紙質(zhì)版檔案丟失，將會(huì)使得整個(gè)相關(guān)資料遺失，從而影響到相關(guān)工作的開展。檔案管理不夠信息現(xiàn)代化使得人工查找檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，大大降低了工作效率。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前，在我國的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于檔案管理人員專業(yè)技能不夠硬，職業(yè)道德素質(zhì)不達(dá)標(biāo)而造成的重要檔案資料丟失、遺漏，甚至泄密等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。特別是近幾年來，隨著事業(yè)單位人事制度的改革與調(diào)整，使得相當(dāng)一部分沒有接受過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)和檔案管理技能培訓(xùn)的人員就職了檔案管理崗位，由于其對(duì)檔案管理的重要性、歸檔的要求、檔案信息資料的收集和查找等業(yè)務(wù)不了解，對(duì)檔案管理的具體操作流程不熟悉，對(duì)檔案資料的搜集意識(shí)淡薄等，造成了檔案管理工作無法正常開展，嚴(yán)重降低了事業(yè)單位的檔案管理水平。

三、對(duì)事業(yè)單位檔案管理的建議

（一）加大打假力度

對(duì)于檔案管理中人事檔案造假問題突出的情況，事業(yè)單位要依據(jù)相應(yīng)的造假手段，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。做好和事業(yè)單位檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)的宣傳，通過宣傳提高相關(guān)人員的法制觀念是減輕檔案管理中造假的有效途徑。要讓當(dāng)事人意識(shí)到人事檔案造假給自己帶來的后果，為了某些利益使用不當(dāng)手段造假需要負(fù)相關(guān)法律責(zé)任。《檔案法》規(guī)定，對(duì)人事檔案進(jìn)行造假的行為，相關(guān)行政部門可采取各種處罰措施，對(duì)于情節(jié)十分嚴(yán)重且構(gòu)成犯罪時(shí)要將當(dāng)事人移送司法機(jī)關(guān)進(jìn)行處理。對(duì)檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及員工擅自偽造或涂改檔案的行為要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，堅(jiān)決抵制靠關(guān)系、靠金錢來弄虛作假進(jìn)行檔案偽造。

（二）積極建立信息現(xiàn)代化檔案管理

現(xiàn)如今已經(jīng)進(jìn)入信息化高速發(fā)展階段，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展改變了人們傳統(tǒng)的辦公方式。互聯(lián)網(wǎng)具有高效率，高儲(chǔ)存量，低成本以及查詢與管理方便等特點(diǎn)。面對(duì)相關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)力度不足的情況下，應(yīng)當(dāng)將互聯(lián)網(wǎng)辦公結(jié)合到檔案管理中，建立健全相關(guān)檔案管理設(shè)備，大力發(fā)展相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件。信息化檔案管理在一定程度上提高了檔案的有效利用率，同時(shí)提高了相關(guān)人員的辦公效率，同時(shí)信息化管理不需要實(shí)體空間，可以節(jié)約紙質(zhì)檔案的制作成本。所以信息化檔案管理是節(jié)能減排型辦公，值得大力推廣。

（三）提升事業(yè)單位檔案管理的地位和加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)

要讓事業(yè)單位的檔案管理員工意識(shí)到自己的工作重于泰山，是事業(yè)單位一切人事管理的基礎(chǔ)，適度對(duì)檔案管理的工作，尤其是優(yōu)秀的檔案管理員工進(jìn)行表彰，提高他們的榮譽(yù)感，增加他們的工作熱情。另一方面，要對(duì)檔案管理員工進(jìn)行科學(xué)化、專業(yè)化的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的進(jìn)入門檻，只有任用專業(yè)的檔案管理人員開展事業(yè)單位的檔案管理工作，才能適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，跟上時(shí)代的步伐。

結(jié)束語

隨著信息時(shí)代的到來，人們都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了信息的重要性，尤其是對(duì)于事業(yè)單位來說，信息就變得尤為重要了。事業(yè)單位記錄信息的方法主要就是以檔案的形式進(jìn)行記錄，使得信息能很好地進(jìn)行處理和保留。檔案的管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展是很重要的，做好檔案的管理工作，會(huì)使得事業(yè)單位在以后的發(fā)展中立于不敗之地。