事業單位檔案管理存在的問題

韓紀延

（中共海林市委黨校，黑龍江 牡丹江 157199）

一、事業單位中檔案管理的重要性

在現在這個信息飛速發展的時代，信息的重要性越發的凸顯了出來，在一個事業單位中，檔案主要的任務就是進行記錄一些重要的信息，然后進行保存，等到有用的時候再拿出來，它的作用就是保存信息，方便以后的查詢。檔案可以說是對事業單位的一個整體的記錄，不論是它的工作方式還是工作計劃都有詳細的記錄，而這些東西都是事業單位重要的私密，是不能提前泄露出去的，所以保護檔案的安全很重要。除此之外，對檔案進行很好地整理和分類對事業單位的發展還是很有利的。所以，檔案管理對事業單位是很重要的。

二、事業單位檔案管理中存在問題

（一）檔案管理過程中造假問題嚴重

事業單位中人事檔案管理造假問題最為突出。而造假的主要原因是由于一些利益問題，當事人為了具有某一項資格而進行各種手段的造假，比如將年齡進行改動，擅自更改自己的履歷等。其次檔案管理人員缺少責任心，使得許多檔案丟失后重填。由于檔案管理人員沒有仔細整理檔案，造成部分檔案丟失，但是為了使檔案在檢查過程中數目完整，就會出現相關的單位將丟失的檔案重新填寫的現象，重新填寫會使部分檔案本應該具有的內容被改寫或漏寫，從而檔案內容不具有真實性。有些學校以及單位為了自身利益，故意改寫相關檔案內容使其失去真實性。在調查中發現有的辦學機構為自己收益好，在沒有經過相關內容考核的情況下高價出售學歷以及學位證書，影響人事檔案內容真實有效性。

（二）檔案管理不夠信息現代化

信息現代化是將檔案資料與現代化互聯網相結合，最大限度發揮其潛在信息價值。由于對檔案管理工作的重視程度不高，使得檔案信息現代化水平較低。多數事業單位的檔案室是之前用過的小辦公室，而且裝檔案的箱子多為簡單的鐵皮箱，由于缺少除潮裝置，檔案容易受潮，字跡容易模糊。其次，對易燃物的防火意識不強，檔案室缺少相關的防火裝置及滅火器，如果發生火災，所存放檔案將不復存在。傳統的檔案管理觀念認為是簡單的存檔和調動，但是這種觀念嚴重降低了檔案的有效利用率。在實際檔案管理工作中，收集相關資料，并對相關資料進行整理和保管，同時對相關資料的真實性進行鑒定，其主要目的是為了更好地利用檔案。實際情況中檔案的服務意識淡薄，檔案工作一直停留在人工手動管理的層面。事業單位檔案的管理過程中缺少相關電子設備，沒有建立相關互聯網檔案庫，所以一旦紙質版檔案丟失，將會使得整個相關資料遺失，從而影響到相關工作的開展。檔案管理不夠信息現代化使得人工查找檔案費時費力，大大降低了工作效率。

（三）事業單位檔案管理人員的業務素質不高

目前，在我國的事業單位檔案管理工作中，由于檔案管理人員專業技能不夠硬，職業道德素質不達標而造成的重要檔案資料丟失、遺漏，甚至泄密等現象時有發生。特別是近幾年來，隨著事業單位人事制度的改革與調整，使得相當一部分沒有接受過專業的檔案知識培訓和檔案管理技能培訓的人員就職了檔案管理崗位，由于其對檔案管理的重要性、歸檔的要求、檔案信息資料的收集和查找等業務不了解，對檔案管理的具體操作流程不熟悉，對檔案資料的搜集意識淡薄等，造成了檔案管理工作無法正常開展，嚴重降低了事業單位的檔案管理水平。

三、對事業單位檔案管理的建議

（一）加大打假力度

對于檔案管理中人事檔案造假問題突出的情況，事業單位要依據相應的造假手段，采取相應的應對策略。做好和事業單位檔案管理有關的法律法規的宣傳，通過宣傳提高相關人員的法制觀念是減輕檔案管理中造假的有效途徑。要讓當事人意識到人事檔案造假給自己帶來的后果，為了某些利益使用不當手段造假需要負相關法律責任。《檔案法》規定，對人事檔案進行造假的行為，相關行政部門可采取各種處罰措施，對于情節十分嚴重且構成犯罪時要將當事人移送司法機關進行處理。對檔案管理的相關領導及員工擅自偽造或涂改檔案的行為要進行嚴肅處理，堅決抵制靠關系、靠金錢來弄虛作假進行檔案偽造。

（二）積極建立信息現代化檔案管理

現如今已經進入信息化高速發展階段，互聯網的發展改變了人們傳統的辦公方式。互聯網具有高效率，高儲存量，低成本以及查詢與管理方便等特點。面對相關事業單位信息化建設力度不足的情況下，應當將互聯網辦公結合到檔案管理中，建立健全相關檔案管理設備，大力發展相關系統的開發或引進先進的檔案管理軟件。信息化檔案管理在一定程度上提高了檔案的有效利用率，同時提高了相關人員的辦公效率，同時信息化管理不需要實體空間，可以節約紙質檔案的制作成本。所以信息化檔案管理是節能減排型辦公，值得大力推廣。

（三）提升事業單位檔案管理的地位和加強相關人員的培訓

要讓事業單位的檔案管理員工意識到自己的工作重于泰山，是事業單位一切人事管理的基礎，適度對檔案管理的工作，尤其是優秀的檔案管理員工進行表彰，提高他們的榮譽感，增加他們的工作熱情。另一方面，要對檔案管理員工進行科學化、專業化的培訓，提高檔案管理人員的進入門檻，只有任用專業的檔案管理人員開展事業單位的檔案管理工作，才能適應事業單位的發展，跟上時代的步伐。

結束語

隨著信息時代的到來，人們都已經認識到了信息的重要性，尤其是對于事業單位來說，信息就變得尤為重要了。事業單位記錄信息的方法主要就是以檔案的形式進行記錄，使得信息能很好地進行處理和保留。檔案的管理對于事業單位的發展是很重要的，做好檔案的管理工作，會使得事業單位在以后的發展中立于不敗之地。