簡述工程檔案資料的科學化管理策略

陳茸茸

（南京港灣工程建設監理事務所有限公司，江蘇 南京 210023）

一、建筑工程檔案概述

建筑工程檔案的主要內容包括以下方面：一是，前期文件。主要是指工程開工之前在可行性研究、立項、審批、勘測、設計及工程準備過程中形成的文件。二是，項目管理文件。主要是指建設工程項目期間在投資計劃、設計、施工、質量、商務、采購、安全、財務等方面進行有效的規劃、決策、組織、協調、控制時形成的綜合性管理文件。三是，項目施工文件。主要指建筑工程施工過程中形成的反映工程項目建筑、安裝情況的文件。四是，項目竣工圖。主要是指項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。五是，項目監理文件。主要是指監理單位對工程質量、工期和建設資金使用以及對建筑工程項目歸檔文件的審查等內容進行控制的文件。六是，項目竣工驗收文件。主要是指建筑工程項目竣工驗收時形成的文件，包括消防、安評、環評、職業衛生、檔案等專項驗收等內容。

二、深入剖析工程檔案資料管理中存在的問題

（一）檔案資料管理工作尚未引起足夠的重視，受關注程度不高

為了有效提升工程項目管理水平，增強管理能力，政府與相關機構也結合工程發展實踐，制定了針對性的制度與規范，但是，鑒于工程資料自身的特征，如材料收集周期較長、涉及諸多環節與流程、知識范圍較廣等，增強了檔案資料管理的繁雜性與多樣性。另外，一些外部因素的存在也會促使工程檔案管理被忽視。從本質上分析，工程檔案資料管理與工程本身關系緊密，但是，不良因素的存在使得檔案管理的發展困難重重，這就使得工程進度受到影響，工程無法有序推進。反之，一旦工程檔案管理不科學，資料保管不善，工程建設也會偏離規劃設計。在工程建設實踐中，參建主體更多關注的是施工質量與施工進度，工程檔案管理工作尚未引起足夠的重視。

（二）檔案資源管理觀念薄弱，凸顯滯后性

立足當前工程項目建設發展實際，普遍存在檔案資料管理觀念較弱的情況，收集與歸檔工作很難與工程實際同步進行，滯后問題嚴重，同時，工作積極性不高。另外，工程檔案管理工作具有較強的專業性，但是，檔案管理人才卻十分匱乏，具備較高素質與能力的人才嚴重不足，缺乏對工程建設以及檔案管理的深刻認識。之所以出現這種情況，主要源于管理者檔案管理思想的薄弱性，尚未認識到檔案資料的真正價值。

（三）檔案資料管理機制與制度不完善，無法為管理工作提供制度性保障

在工程項目建設中，鑒于經費與人員方面的因素，尚未設置專門檔案資料管理部門，管理制度不完善，機制缺乏健全性，甚至很多檔案管理人員是兼職人員，工作專業性無法保障。檔案管理工作整體上落后于工程建設。鑒于工程在規模與數量上的快速擴張，傳統工程檔案資源管理水平與現實需求凸顯不同步性，不協調性尤為突出。

三、有效提高工程檔案資料科學化管理的措施

（一）建設科學的檔案監管理念，強化檔案監管認知

伴隨社會的逐漸進步，基建檔案監管作業也越來越趨于標準化以及市場化，所以建設科學合理的檔案監管理念是強化檔案監管速率的關鍵保障。在新時代下，要一直堅守以人為本的基本原則，在科學發展觀強有力的向導下逐漸強化檔案管理作業的監管，把被迫接受轉向積極落實。檔案監管作業的有效進行，十分依賴所有領導干部以及單位的關注和支持，只有在每級領導足夠重視、強強聯合的基礎上，才能提升基建檔案監管能力。基建檔案監管作業是一項涵蓋設計方、施工方、創建方，還有行政監管等多個機構的工作，單純依賴檔案監管機構根本不能實現檔案的所有管理作業，所以要引起所有有關機構和單位領導的關注和協作，強化檔案監管人員的事業感，讓大量的檔案數據使用人意識到強化此項作業的必要性。

（二）創建完善的檔案監管體制

首先，強化工程檔案的搜集作業。要想保障檔案搜集作業正常開展，保證資料準確無誤，必須要對其搜集以及所用資料的質量創建監管追蹤體制，嚴格要求所有環節工程人員主動協助檔案人員的需求，保證每項關鍵的資料實時被搜集，同時讓所有部門執行好檔案監管體制制度，以此保證檔案搜集作業效率有效提高。還要讓相關管理員掌控工作側重點，發揮創新精神研究出管理工作的有效策略。其次，要想實現工程項目創建的檔案具有健全性，必須要把檔案監管列為工程監管工作的一種，以此確保有關檔案材料的搜集、監管作業的及時性。與此同時，在項目確定過程中，檔案監管工作就要同時做好預備工作，實施材料的搜集和整合工作，一直維持到總體工程完結，然后對全部檔案材料展開整頓審核，最終進行歸檔處理。把工程檔案監管置于基建項目工程整體監管中，不但能促進檔案監管實現合理化，還能督促項目工程及時展開作業，從而提升工程的施工效率和質量。

（三）構建電子化檔案

將現代化技術運用到工程檔案管理中可促進檔案事業的有效發展，有利于檔案事業與日俱進，同時有利于推動環保工作的開展。實際上工程檔案管理事業在一定程度上反映出社會的可持續發展水平，在檔案管理中應將先進技術運用其中，促進現代化管理工作的開展，促進檔案管理效率的提升。隨著信息技術的發展，工程檔案管理逐漸朝無紙化時代發展，基于這種發展情況下電子檔案逐漸增多，由于電子檔案具有便于保存、存儲能力強等特點，符合時代的發展特點，對工程檔案事業的發展起到有效促進。企業部門在檔案管理中應將計算機技術運用其中，加大投入力度更新計算機設備，同時企業還應學習先進的應用軟件來實施檔案信息的編輯與存儲，掌握現代化管理手段，同時企業還應對必要硬件設施進行配備，例如：掃描儀、復印機、刻錄機、掃描儀等，在工程設計中應用CAD繪畫應用軟件可為數據的錄入節省更多的精力與時間。在檔案管理中企業要不斷分析和創新檔案的信息化管理方式，這就要求企業部門的檔案管理人員，充分利用檢索的手段不斷探尋出管理的新規律和新方法，有效提高檔案資料的利用效益。因此，企業部門必須要加強相關檔案信息的檢索工作豐富各類存儲檔案的信息資源，深化檔案資料信息的內容。如此一來，既可以打破傳統管理模式對檔案資料管理工作的限制，同時又可以充分滿足各類檔案資料的檢索需求，讓企業部門能夠根據自身的實際需求來編制相應的檔案資料信息，推進項目工程檔案管理的信息化發展進程。

四、結語

綜上所述，建筑工程檔案管理是建筑工程項目中不可缺少的內容，有不可忽視的重要作用和意義，要充分利用現代化管理理念和科學技術手段，加強建筑工程檔案科學化管理，樹立工程檔案科學化管理的意識，從建筑工程檔案收集、整理、分類、開發、利用等各個環節入手，提高建筑工程檔案的科學化、規范化管理水平，并引入互聯網信息化技術，加大建筑工程檔案信息化、數字化建設，為檔案科學化管理提供支撐，更好地滿足建筑工程檔案利用需求。