初探檔案管理工作

陳沫

（河北省承德市灤平縣人力資源和社會(huì)保障局，河北 承德 068250）

一、對(duì)檔案內(nèi)涵的初步認(rèn)識(shí)

我國(guó)檔案學(xué)界從20世紀(jì)50年代起就開(kāi)始了對(duì)檔案的定義的研究。1988年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》中稱檔案是過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，對(duì)社會(huì)和國(guó)家有保留、再查價(jià)值的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。可以簡(jiǎn)單表述為：檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體組織和個(gè)人活動(dòng)中形成的保存起來(lái)以備查考的文件，形式包括聲音、文字、圖像以及其他可查形式的原始記錄。

二、對(duì)檔案載體演變的初步了解

(一)甲骨檔案甲骨檔案是以龜甲和獸骨作為材料，我國(guó)現(xiàn)今保存最早的，最為系統(tǒng)的官府文書(shū)是商代的甲骨檔案，是現(xiàn)存最早的中國(guó)古代檔案。其中占卜刻辭占了甲骨檔案的最大部分。周代出土的甲骨但數(shù)量較商代而言少之又少，這是因?yàn)橹苋瞬幌褚笕四敲疵孕艊?yán)重，沒(méi)有濃重的占卜文化，因此甲骨檔案也逐漸退出了歷史舞臺(tái)。

(二)銘文檔案中國(guó)古代以青銅器(鐘、鼎、盤(pán)等)為載體的書(shū)史銘文，盛行于殷商末期及兩周。銘文檔案又稱為金文檔案。中國(guó)古代商、周時(shí)期，青銅冶煉工藝達(dá)到了全盛時(shí)期，由于禮樂(lè)制度的發(fā)展，青銅器上的銘文也發(fā)展為記錄當(dāng)時(shí)社會(huì)重大史實(shí)的歷史文獻(xiàn)，并成為象征統(tǒng)治者社會(huì)地位、政治權(quán)力的"重器"，每每遇有重大事件，都要作器勒銘，珍藏宗廟，以期“子子孫孫永寶用”。金文檔案是王和各級(jí)奴隸主貴族的記事檔案。青銅器則是西周重要文書(shū)和事件的記事材料。

(三)縑帛檔案中國(guó)古代以絲織物為載體的公私文書(shū)。多用來(lái)繪制輿圖、畫(huà)像和抄寫(xiě)經(jīng)典文章。戰(zhàn)國(guó)時(shí)期開(kāi)始經(jīng)考古發(fā)現(xiàn)已經(jīng)用縑帛作為書(shū)寫(xiě)載體。秦漢時(shí)期已形成有大量輿圖和人物畫(huà)像，西漢初建時(shí)，蕭何曾盡收秦朝遺存的輿圖檔案。約形成于西漢文帝時(shí)期的《駐軍圖》，圖中所繪山河、陸地、營(yíng)地等顯現(xiàn)的清晰明確，是國(guó)內(nèi)現(xiàn)存最古老的縑帛(輿圖)檔案。唐宋時(shí)期，縑帛檔案考古發(fā)現(xiàn)不詳。明清時(shí)期以絲織品制成的各種檔案材料，數(shù)量居多，收藏在中國(guó)第一歷史檔案館。

(四)紙質(zhì)檔案以紙張作為載體，紙作為中國(guó)古代四大發(fā)明之一，所以紙質(zhì)檔案最早產(chǎn)生于中國(guó)。早在東漢時(shí)期文件記錄已經(jīng)開(kāi)始用紙張，魏晉朝代以后紙質(zhì)檔案逐漸增多，但主要的官府公文寫(xiě)在竹簡(jiǎn)上。到東晉末，朝廷下令公文全部采用紙來(lái)書(shū)寫(xiě)。從此紙質(zhì)檔案大量發(fā)現(xiàn)，至今紙質(zhì)成為文字、圖畫(huà)等的書(shū)寫(xiě)主流載體。

(五)聲像檔案社會(huì)活動(dòng)中對(duì)國(guó)家和社會(huì)和個(gè)人有保存價(jià)值的資料，以照片、影片、錄音帶、錄像帶等為載體，以聲像為主，是全宗檔案的重要形式。

(六)電子檔案計(jì)算機(jī)信息時(shí)代的到來(lái)，以電子計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、光盤(pán)為記載載體，在今天運(yùn)用廣泛。

三、對(duì)檔案管理的進(jìn)一步認(rèn)識(shí)

在現(xiàn)行的檔案管理中，石刻、紙質(zhì)、木雕、聲像、電子等檔案并存，加強(qiáng)對(duì)檔案防護(hù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，是當(dāng)務(wù)之急。由于從事的教育事業(yè)單位的檔案管理中，對(duì)檔案的防護(hù)工作停留在防盜、防火、防潮、防蛀等粗淺的認(rèn)識(shí)上。通過(guò)學(xué)習(xí)領(lǐng)悟，談一下對(duì)檔案管理的一些認(rèn)識(shí)。

基本防護(hù)。防護(hù)檔案應(yīng)包括保證外圍護(hù)結(jié)構(gòu)的保溫、隔熱、溫濕度基本要求，做到防塵、防污染、防有害生物、防潮、防水、防日光及紫外線照射和安全防范等。

溫濕度要求。根據(jù)檔案的不同載體和重要性等因素，進(jìn)行不同方式的防護(hù)。

聲像檔案、電子檔案等非紙質(zhì)類型的檔案貯存庫(kù)的設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)做到符合檔案管理規(guī)范和符合使用保管的特殊要求。

重視對(duì)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案的保護(hù)。非物質(zhì)文化遺產(chǎn)是活態(tài)、靈動(dòng)的。對(duì)人類文明的傳承有重要意義，一旦遭到破壞將很難恢復(fù)。各地省市相繼出臺(tái)了保護(hù)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的法律法規(guī)文件，為非遺的保護(hù)提供政治法律保護(hù)。中央財(cái)政也投入專項(xiàng)資金進(jìn)行保護(hù)恢復(fù)。2005年國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布《非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)工作的意見(jiàn)》中，提出“要運(yùn)用文字、錄音、錄像、數(shù)字化多媒體等各種方式，對(duì)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)進(jìn)行真實(shí)、系統(tǒng)和全面的記錄，建立檔案和數(shù)據(jù)庫(kù)”。明確了對(duì)非遺保護(hù)的重視。

四、對(duì)檔案管理問(wèn)題的正視和積極應(yīng)對(duì)

(一)檔案管理普遍存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案進(jìn)室、館工作重視不足。如認(rèn)為屬于本部門，或工作使用起來(lái)方便，而不能無(wú)條件地移交，違背了檔案集中統(tǒng)一管理的原則。2.對(duì)檔案移交進(jìn)室、館缺乏專業(yè)知識(shí)。檔案管理工作重視不足，多為兼職，且調(diào)整、流動(dòng)頻繁，缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的知識(shí)。3.對(duì)檔案記錄文件缺少規(guī)整，檔案分類單一。由于機(jī)要工作人員不能及時(shí)處理整理的原因，不能及時(shí)進(jìn)行收集歸檔，導(dǎo)致記錄材料不能及時(shí)移交向檔案室存檔，重要檔案因此而缺失甚至損壞。

(二)工作對(duì)策

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)文件，提高思想認(rèn)識(shí)。認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《山東省檔案條例》和魯檔發(fā)17號(hào)文件，認(rèn)識(shí)到檔案進(jìn)室、館工作的重要性。2.積極參加知識(shí)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。認(rèn)真參加上級(jí)檔案管理部門組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，了解案卷保管質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案科學(xué)分類編號(hào)和檢索檔案的工具等，明確檔案管理安全條例和檔案檢索、移交應(yīng)注意事項(xiàng)，不斷提高管理和業(yè)務(wù)水平。3.勤學(xué)好問(wèn)，自覺(jué)提高工作能力。針對(duì)檔案進(jìn)室、館的實(shí)際情況和進(jìn)館檔案的質(zhì)量問(wèn)題，虛心請(qǐng)教省市區(qū)專家，并不斷與同行切磋學(xué)習(xí)，努力提升檔案管理技術(shù)水平。做到檔案分類有序，檔案保管安全，檔案編目科學(xué)規(guī)范，檢索工具高效全面，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)聲像檔案、電子檔案等資料的接收和進(jìn)館工作的規(guī)范

總之，積極為檔案管理的提升盡力，保證檔案管理工作人員的穩(wěn)定性。通過(guò)政策激勵(lì)、提供專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)、工作量考核等方式，提高其工作積極性，提高專業(yè)水平，樹(shù)立工匠精神，讓檔案管理工作成為學(xué)校工作的重要支點(diǎn)。