醫院檔案電子化管理過程中存在的問題及對策研究

凌 波

(昭通市第一人民醫院，云南 昭通 657000)

一、醫院檔案實行電子化管理的優越性

檔案電子化管理，就是將檔案信息實現電子化轉換，使之通過計算機進行存儲和管理，進而讓信息的二次利用變得更為便捷。相對于傳統管理模式而言，信息化管理的優勢體現在：第一，檔案原件可以得到更好的保護。利用掃描設備、計算機編輯等功能，讓各類紙質、圖片等信息，轉換成數字格式，進而實現電子化保存和二次利用。這樣能夠對原件進行更為妥善的保護，因為原件可以存儲在固定的位置，不再進行流轉，因此就少了很多損害的機會，檔案原件就能夠得到很好的保護。第二，檔案管理效率得到顯著提升，而且還有效降低檔案管理的人力、存儲空間等成本的投入。因為計算機的信息處理能力很強，而且存儲規模很大。不僅能夠對各種檔案數據進行全面的管理，如存儲、歸類、采集和處理等。還能夠有效提升信息的利用效率，只需要通過搜索就能迅速找到所需資料，同時這些檔案資料還能夠進行快速的共享。通過電子化管理，信息的查閱范圍還能夠得到顯著擴大，這樣檔案的價值就能夠得到更好的凸顯。

二、醫院電子檔案管理中存在的問題

(一)缺乏細致分工，存在多頭管理

檔案管理不同層次的職責沒有明確，導致缺乏相應的管理標準。檔案的安全和完整性受到顯著影響。另外，當前的醫院檔案管理還存在著顯著的多頭管理現象。例如，綜合檔案室主要管理的內容為文書及其他檔案的少部分。而檢查影像類檔案，人事檔案等，則又由其它部門各自分散管理。

(二)電子化檔案管理意識不強，制度不夠完善

當前，醫院電子化檔案的管理制度不夠完善，檔案電子格式的轉換進度顯著落后，這些都會極大的影響檔案信息的利用需求，檔案的管理水平也難以提升。當前，很多醫院還沒有構建專業化的檔案分類，也沒有讓歸檔程序變得規范和標準，缺乏統一的管理。另外，管理人員還不同程度忽視檔案管理人員的培訓工作，很多工作人員并不能準確的了解檔案管理的真正意義和作用。

(三)檔案管理工作人員整體素質不高

醫療行業本身對專業性要求很高，對檔案管理人員的文化素質、醫療專業素質、管理流程、信息技術、檔案管理專業知識等方面都有著較高的要求。然而目前從事醫院檔案管理的工作人員，整體素質相對不高，知識結構相對單一，很多沒有經過系統的培訓就倉促上崗。導致很多管理人員的工作能力達不到現代檔案管理的要求，他們在工作中缺乏創新，不夠主動。

(四)檔案管理基礎設施較差，軟件系統不滿足需求

醫院所涉及到的檔案內容十分繁雜，而且覆蓋的范圍也十分廣泛。雖然檔案信息可以進行電子化轉變，但是很多原件也需要有專業的檔案室來進行精心保管。然而現在很多醫院都缺乏這種基礎設施，檔案存儲空間很小，溫濕度環境達不到要求。另外，即使是電子化管理，相關的軟件功能也達不到需求。比如影像檢查系統、病歷系統、收費系統等都不能實現統一化管理，這樣信息的共享，重復利用就變得十分困難，信息化管理并不能真正實現。

三、改進醫院電子檔案管理的思考

(一)完善檔案管理制度，規范管理行為

該方式能夠有效減少檔案管理隨意性問題，確保檔案管理的穩健發展。比如可以構建相應的歸檔和采集制度，檔案的利用和存管制度，以及明確相關的歸檔范圍以及保管時間范圍等，確保每項行為都可以實現規范化管理。

(二)完善檔案管理體系使之標準化

當前，在檔案管理環節，必須要加快數字化管理轉型，要從傳統的文檔管理，轉換成信息化管理。這樣，檔案管理的核心對象就是數據資源。也就是說，需要構建基于數據管理的標準化體系，實現檔案管理的資源優化、技術創新等。

(三)強化培訓，提高認識

想要提升醫院檔案管理水平，必須要提升檔案工作人員整體的專業素養，比如他們不僅要掌握相關檔案管理方面的知識，還需要對醫學知識、網絡技術等有著相當深入的了解。可以掌握數字化醫療設備的應用和管理，同時還需要具有良好的網絡安全能力。隨著檔案管理的信息化，檔案工作人員必須要不斷提升自身的綜合素養，才能更好的適應現代化檔案管理需求。這就需要醫院積極加強針對檔案工作人員的培訓，同時還需要加強宣傳，提升醫院整體的檔案管理重要性認識，讓相關管理人員對檔案管理條例以及規定進行充分了解，只有這樣，才能從根本上提升醫院檔案管理水平。

(四)加大檔案管理的投入

檔案管理信息化水平的高低，會對醫療安全產生顯著影響。只有確保檔案信息具有完整性，才能對醫院的科研活動、醫療水平的提升產生積極的作用。作為醫院的管理層，不僅要從思想上給予重視，還需要從硬件設施的投入上給予充分的重視。比如提升計算機性能，加大技術投入，加快信息系統的審計，增強網絡安全，確保數據的保密性和完整性。確保檔案信息管理系統能安全穩定的運行。

在信息技術快速發展的大背景下，檔案電子信息化管理，已經成為未來的發展趨勢。因此，作為醫院檔案部門，必須要加快管理技術升級，擴大服務范圍，創新服務模式，從而有效地提升檔案信息的利用效率和利用價值。

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