事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

樊欣

摘要：本文主要分析了事業單位人事檔案管理的重要性，重點介紹了事業單位人事檔案管理過程中存在的問題，因為其直接關系著事業單位的發展，關系著社會的發展和穩定。通過對事業單位人事檔案管理過程中常見的問題進行分析，并制定有效的解決對策，以期為事業單位人事檔案管理工作的開展奠定良好的基礎，進而創作出更大的經濟效益與社會效益。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；問題；對策

人事檔案管理屬于事業單位管理工作中比較重要的組成部分，人才信息的主要載體，其能夠對事業單位員工的歷史背景、個人經歷、行為軌跡、工作表現、獎懲情況及所經歷的重大事件等進行反映，同時也是知人善任、選賢舉能的主要參照。要想更好的提高事業單位人事檔案管理工作的效率，就需要對其常見的問題進行分析，并制定有效的解決對策，促進人事檔案管理朝著規范化、科學化、制度化的方向發展。

一、人事檔案管理概述

（一）人事檔案管理含義

人事檔案管理主要是把員工的人事檔案信息進行科學、合理的收集、整理、鑒定、統計、保管和利用，其不僅具有重要的社會價值和記錄價值，同時也是確保事業單位高效、有序進行的前提和基礎，提高事業單位管理的效率和質量。

（二）事業單位人事檔案管理的重要性

（1）單位人力資源管理工作的好壞將會直接決定事業單位辦事效率的高低，科學、合理的事業單位人事檔案管理不僅可以對單位人員的流動情況有個全面的了解和掌握，而且還可以通過人事檔案的統計來更好的掌握單位員工的年齡層次、性別比例、婚姻狀況等基本情況。（2）人事檔案管理工作可以為單位的信息調控和人事補給提供參考標準。同時，事業單位管理者也可以根據單位的實際運作狀況來做好人員的調整工作。此外，人事檔案管理也可以更好的反映事業單位人力資源的空缺情況，以更好的滿足事業單位對人才的需求。

二、事業單位人事檔案管理存在問題

（一）對檔案管理認識不足

目前，我國大部分事業單位把人事檔案管理放在其他工作的后面，缺乏對檔案管理的認識，致使檔案管理出現滯后性和形式化的現象。如今社會經濟體制進行了不斷的改革和完善，但是人事檔案的管理卻未能跟上人事制度改革的步伐，從而導致一些檔案管理人員身兼數職，對檔案管理工作缺乏系統性的認識，無法更好的開展人事檔案管理工作。

（二）人事檔案管理信息化建設有待完善

目前，雖然大部分事業單位已經配備了“人事檔案管理系統”，但是由于對其缺乏系統性的了解和認識，從而導致大部分系統只是簡單的對員工信息進行記錄、統計，而未對員工的生活、工作等相關信息進行記錄，從而導致檔案信息化大打折扣。同時，還有一些事業單位未意識到人事檔案管理信息化的重要性，還在沿用傳統的手工操作，這樣不僅增加了檔案的保存和管理難度，而且也會對人事檔案管理工作效率產生影響。

（三）檔案材料缺乏規范化、制度化管理

在進行人事檔案收集歸檔過程中存在執行不嚴格、制度不健全的現象，從而導致檔案材料缺乏規范化、制度化管理，致使檔案資料缺乏一定的準確性和真實性。實際上，人事檔案需要對員工的基本信息進行真實的反映，但是在實際工作過程中卻存在嚴重的虛假現象。另外，人事檔案要求選擇16開規格的辦公用紙，如果出現卷角、折皺、破損的材料，則需要對其進行技術加工，但是對人事檔案材料缺乏統一的評價標準。

（四）檔案管理人員綜合素質不高

實際上，事檔案管理是一項系統性、復雜性的工作，其要求檔案管理人員對每一份檔案材料有個全面的了解和掌握，并根據實際需要及時增添相關材料，嚴格按照人事檔案管理的相關規范和標準來開展工作，但是大部分事業單位的檔案管理人員未參與過檔案知識的專業培訓，對檔案的管檔要求、重要性，檔案材料的收集、歸檔、整理、裝訂等業務不熟悉，加之事業單位改革后，縮減了管理人員的數量，從而導致檔案管理人員綜合素質不高，在一定程度上影響了檔案管理的整體水平。

三、提高事業單位人事檔案管理對策

（一）提高人事檔案管理認識

提高人事檔案管理認識是確保人事檔案管理工作得以順利進行的關鍵。首先，要求事業單位領導者對人事檔案管理工作給予高度的重視，把其作為事業單位日常管理的主要內容之一來進行開展；其次，提高人事檔案管理人員的對檔案工作的重視，引導檔案管理人員對檔案管理各個環節有個全面的了解和掌握，以確保檔案管理工作有條不紊的進行。

（二）促進人事檔案管理信息化建設

隨著信息化時代的帶來，信息化技術在各個領域中得到了廣泛的應用，人事檔案管理工作也不例外。促進人事檔案管理信息化建設不僅更好的服務于事業單位人事檔案管理工作，而且還可以更好的滿足時代發展要求。此時就需要事業單位依托現有的管理系統，借助計算機等先進設備和技術，來把員工的所有檔案資料錄入到管理系統之中，并借助一系列的技術處理，來把文字、聲音、圖片等資料轉化為數據資料，并對人事信息給予及時、準確地傳輸，這樣不僅可以更好的提高人事信息發布的時效性，而且還可以確保事業單位領導者和上級部門借助檔案管理信息化系統來對員工的相關資料進行查詢，更好的提高人事檔案管理效率。此時還需要借助網絡技術來加大對人事檔案管理工作的創新。將不屬于保密范圍的檔案信息可以嘗試進行網絡共享，以更好的向社會提供優質、高效、及時的人事檔案管理信息，這樣不僅可以對單位員工進行有效的管理，而且還可以更好的提高人事檔案管理工作的質量。

（三）完善人事檔案管理的規范和制度

通過對事業單位人事檔案管理工作的社會現實需要和實際情況來對現有的人事檔案管理規范和制度進行補充和完善，并對各項規范和制度的實施情況進行嚴格的監督。人事檔案材料的收集是檔案管理最為基礎的工作，直接決定了檔案管理工作的效率和質量。如今，隨著社會經濟體制的不斷改革和完善，對人事檔案材料的規范和制度提出了全新的要求。這樣一來就需要檔案管理人員嚴格按照現有的規范和標準來對檔各種案資料進行及時收集、細致鑒別、認真整理、詳細歸納、安全保管，從而更好的提高檔案材料的準確性、完整性和真實性。同時，還需要明確人事檔案案卷整理細則，使其達到全面性、科學性、完整性的要求，為相關工作的開展奠定良好的基礎。

（四）促進檔案管理人員隊伍建設

隨著事業單位改革的不斷進行，有效的推動了相關工作的進行，提高了單位的工作效率和質量。但是要想更好的確保事業單位人事檔案管理工作的進行，就需要構建一支具有較高專業水平和較高管理水平的檔案管理隊伍，培養一批具有較強創新意識和較強實際操作能力的檔案工作人員。此時就需要對人事檔案管理人員進行定期的培訓和教育，使他們更好的了解和掌握相關知識和技能，更好的意識到檔案管理工作的重要性。同時，還需要對人事檔案管理人員進行最新管理技術和管理手段的培訓工作，使檔案管理工作更好的跟上時代發展的步伐，更好的提高檔案管理工作的質量。

四、結束語

事業單位人事檔案管理屬于事業單位管理體系中比較重要的組成部分，而管理的信息化、現代化、科學化是人事檔案管理工作未來發展的趨勢，為經濟社會發展提供了強大的推動力。這就要求事業單位人事檔案管理工作的開展緊隨時代的發展步伐，并對現有的管理技術、管理模式、管理制度進行創新和完善，同時還需要抓住歷史機遇，來確保人事檔案管理工作的順利進行，從而提高其管理工作的整體效率和質量。

參考文獻：

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（作者單位：山西省煤炭地質勘查研究院）endprint