建立醫院Ⅱ級庫自動撥補管理機制

沈 吉，盧海源，王 烈，馬欣欣，鄒 瑜，高 勇

（南京醫科大學附屬淮安第一醫院運營與質量管理處，江蘇 淮安 223001）

二級庫一般指各科室、病區在醫院物資一級庫領用材料后形成的庫存［1］。淮安市第一人民醫院二級庫房數量眾多，共75間，全院A類物資的74%存放于此，各有特點，需求不一，目前管理相對復雜。二級庫物資請領缺乏計劃性，臨時請領次數多，導致一級庫備貨困難，庫管員反映請領物資耗用時間長，手工操作多，容易出錯。隨著醫院規模的擴大和精細化管理的需求，單純的醫用耗材一級庫管理已無法滿足醫院的管理需求。針對此現象，醫院迫切需要對醫用物資的計劃、領用、使用及收費進行二級庫規范化管理。為了更好地實現二級庫精細化管理，以我院CCU庫房管理為切入點，對二級庫的管理流程進行調研、發現問題、進而提出解決方案。

1 資料與方法

1.1 資料來源

淮安市第一人民醫院CCU庫房物資盤點實際數量、HRP系統物資剩余數量、CCU護士長物資請領過程。

1.2 分析方法

2017年4月14 日對淮安市第一人民醫院CCU護士長請領物資過程進行觀摩，并對高值耗材進行了盤點，繪制物資請領使用流程圖及制作盤點盈虧表，將盤點結果與HRP系統進行對比。HRP請領流程圖及部分盤點盈虧表，見圖1，表1。

圖2 淮安市第一人民醫院目前普通物資請領使用流程圖

表1 部分高值耗材盤點表

2 結果

2.1 原因分析

通過對CCU請領物資過程現況的調研，發現了其二級庫管理存在手工操作繁瑣，盤點相符率低（25.3%）等問題。（1）未做到物資請領自動化：因人工操作容易出現錯誤，所以在實際工作中需要多次審核，導致請領物資過程繁瑣；（2）盤點差異、賬物不符：HRP系統計費扣庫不準確、人為失誤（替代計費、重復計費）、來料差異、自然損耗等導致盤點相符率低；（3）物品積壓或庫存不足：因請領計劃失誤、供應不足、市場誤導、設計變更等導致二級庫物資過多或不足。

2.2 改善方案

針對這些問題，我們分析原因并擬定了相應的解決方案。（1）改善倉庫管理；（2）加強監管力度；（3）加強市場調研；（4）制定規范的盤點制度；（5）做到準確的計費扣庫；（6）制定科學的撥補基準；（7）做到系統自動化。針對第6點和第7點，我們建議做到二級庫物資自動撥補管理機制。

2.2.1 二級庫物資自動撥補管理機制。計算機直接將訂單傳送給一級庫或指定供貨商交貨，原有開單、審批、送件、訂購等程序一概全免，縮短采購前置周期，簡化人工程序。適用范圍：用量偏差相對較小，能夠以日為單位推算耗用量的物資。將自動撥補分為計費材料與非計費材料，其中計費材料分為：一級庫有庫存，以留置針為例；一級庫零庫存，以高值耗材PTCA擴張導管為例。

2.2.2 計費材料（一級庫有庫存）自動撥補流程。設定：二級庫最高存量、撥補周期、撥補數量。最高存量：由使用科室預估每一補充周期的平均用量加安全存量。各使用科室在設定補充基準時，應考慮存放空間，材料體積大小等特性，擬定適當的補充周期、設定天數及設定量，其原則見表2。

表2 撥補周期、天數、最高存量

撥補周期：考慮到一級倉庫的作業負荷及使用科室的庫存容量，以每周一次為原則。如有特殊需求者（用量較大、品項特多或庫存容量不足等），由使用科室與倉庫另行協商設定補充周期。

每次撥補數量=最高存量-系統結余量；如果出現周期內缺貨，可臨時請領一次，必要時重調最高庫存量。

以留置針為例：

2016年12月份每周平均用量為55.5，撥補周期設為一周一次（7天），最高存量需要預估15天的用量，因此，最高存量=55.5/7*15=118.93。撥補數量=最高存量-系統結余庫存量。（此最高存量由電腦每十天一次依實際使用量調整，差異逾30%（含）以上的，依差異量的一半為調整其補充基準）。

2.2.3 計費材料（一級庫零庫存）自動撥補流程。本院高值耗材采用零庫存管理，以高值耗材為例：設定：二級庫庫存基準、庫存高值及撥補周期；

庫存基準=（每日平均用量）*（前置時間+變異差量）；

庫存高值：庫存基準+撥補周期的平均值*周期天數；

每次撥補數量=庫存高值-系統結余庫存量。

補充說明：按周期及撥補數量撥補，如使用周期內庫存量低于庫存基準，則立即撥補至庫存高值。

以PTCA擴張導管為例：

Lead Time（前置時間）：PTCA請領入賬系統處理時間、廠商合約交貨期限、驗收入庫時間我院共1天，但考慮到周五請領的物資周一入庫，所以Lead Time合計3天；

平均用量：依用料記錄，PTCA擴張導管前半年平均月用量為35.33；

變異差量：依用料紀錄，近半年中該材料用料最多的為2017年2月，計算其變異率為10.38%，據此設定變異差量為1天；

庫存基準：（每日平均用量）*（前置時間+變異差量）=35.33/30天*（3+1）=4.71≈5；

庫存高值=5+35.33/30（月平均值/30）*1（周期為1天）=6.18≈7；

則PTCA擴張導管的最高庫存為7，撥補周期為1天，每天撥補數量=庫存高值-系統結存庫余量，如庫存低于5，則立即撥補至7；系統每月依前6個月平均用量調整其預估月用量，并進一步修正補貨點。

2.2.4 不計費材料的撥補流程。撥補方式：分為周補充及月補充。

周補充：設定撥補數量：由使用部門預估每周的平均用量，撥補數量為補充周期平均使用量加計30%安全存量。

一周撥補1次，前三周自動撥補，第四周進行盤點，電腦輸入盤點量，根據差值進行撥補。

月補充：補充基準為月平均使用量加計30%安全存量。每月盤點1次，計算機依盤點結存與補充基準之差異計算補充數量。

3 討 論

物資管理是成本管理的重要環節，現有醫院物資管理模式一般是一級庫房入、出、存模式，這種管理模式已經遠不能滿足現代化醫院管理的需要，因此醫院物資管理亟需建立二級庫管理系統［2］。

二級庫的管控一直是醫院管理的難點，我們把它分類整理為“四多”：（1）庫房類別多：供應室、手術室等為其他科室供應物資的庫房，各醫技科室庫房，各臨床科室庫房，各行政科室庫房等；（2）物資種類多：高值耗材、試劑、跟臺手術器械、定制材料、敷料材料等；（3）涉及人員多：庫管人員、配送員、辦公班（記賬）、責任護士（使用）等；（4）使用單據多：入庫單、出庫單、請領單、術中收費一覽表、盤點表等。

由于對二級庫房管理意識缺乏，且臨床護理工作繁忙、瑣碎，為減少時間浪費和方便科室使用，部分護士長每月領取物資時，習慣多領或從節約出發少領、不領必需物資，導致臨床使用不便等，甚至物資領取與臨床需求脫節，醫用物資分配和使用不合理，二級庫房物資保管維護不當［3］，直接影響到醫療護理質量、效率及患者安全［4］。為解決此問題，在二級庫房管理中實施自動撥補管理機制。

通過實現自動撥補流程：（1）簡化請領流程。徹底消除人為開單、審批、送件、訂購等重復無實質生產力的工作；（2）成本管控。有效避免二級庫庫存積壓情況，最大程度地節約醫院的流動資金；收費與撥補聯動，可以發現計費問題，適時改善計費問題；（3）自動管制。通過自動扣庫，可記錄相應的科室信息，滿足相關管理部門的統計和監管功能，有利于一級庫庫存管制，提高一級庫的工作效率。

［1］ 劉芳菲，張愛軍.醫院物資管理需建立二級庫管理系統［J］.科技與企業，2012，20（14）：54-55.

［2］ 張 小，謝婉花.基于JCI標準的醫院二級庫房管理［J］.現代醫院，2015，15（2）：127-128.

［3］ 耿 紅.5S在基層醫院二級庫房管理中的應用［J］.基層醫學論壇，2015，19（3）：962-963.

［4］ 魏欽海.建設物資二級庫房，加強醫院成本控制［J］.經濟師，2011，25（11）：166-167.