高校檔案管理信息化建設的實踐發展路徑

倪 儆

(江蘇商貿職業學院基建處，江蘇 南通 226000)

我國積極推行教學改革，高校在發展中的競爭趨勢也在不斷加劇，行業發展面臨著更加嚴峻的趨勢，怎樣在如此激烈的競爭環境下，提升高校的管理水平，必須要做好內部管理工作。檔案管理是高校內部管理工作當中的重點，必須要積極順應新時期的發展要求，為今后高校各項管理工作的開展奠定基礎。

一、高校檔案管理現狀

(一)檔案管理機制亟待完善

眾所周知，檔案管理是一種默默無聞的工作形式，難以引起他人的注意力，也很難獲取較大的突破。隨著現代化技術、網絡技術的迅速發展，檔案管理也面臨一系列改革，各地區高校開展檔案管理時，由于并未制定統一的標準和參考模式，只是依據自身理解及長期的經驗進行管理。多數高校檔案管理工作考核工作開展中，絕大多數并未將檔案管理方案納入目標考核中，最終致使相關信息資料并不健全。在檔案信息日后使用中也帶來諸多不安全影響因素，影響檔案管理工作質量以及工作效率。

(二)檔案管理者素質總體偏低

檔案管理人員在高校檔案管理過程中，屬于是主要負責人，他們的素質水平及工作能力對檔案管理效率和質量產生直接的影響。根據當前高校醫學檔案管理現狀可知，高校進行檔案管理工作中出現工作人員素質較低、內部職責不明確等問題，部分高校工作者因并未重視檔案管理工作，對于檔案管理的專業性認識也不夠深入。加之，檔案管理人員調動較為頻繁，在職責分工上也較為模糊，往往造成內部管理人員分工不均、職責不明確、檔案管理者工作效率低等問題。除此以外，部分高校并未充分重視檔案管理工作，另外在工作中也受到一些環境因素的影響，導致整體上來說工作人員的專業水平往往要求不高，一些工作人員從其他崗位借調到檔案管理崗位上，就目前而言，高校檔案管理人員的整體素質不高。

(三)檔案管理數字化水平偏低

隨著信息化技術的發展及應用，在高校檔案管理工作中也逐漸融入信息化發展元素，而多數高校在數字化建設上還處于相對落后狀態下。即使檔案信息管理系統已經在高校檔案管理中得到廣泛的使用，計算信息處理技術的應用也不斷提升，但在具體實踐中，一些技術在具體的工作應用中還有極大的挖掘及利用價值[1]。此外，高校在數字化設備配置上還存在一定的不足，多數高校在檔案管理過程中存在著設備落后、檔案管理信息化工作效率偏低等問題，究其原因，均是因為高校在檔案管理中數字化建設水平偏低。另外相對來講在檔案管理硬件條件還比較落后，一些地方甚至都沒有設置專門的進行檔案室，還有一些機構沒有為對其檔案庫房配備防盜門窗，也沒有使用室內保持檔案保藏質量的去濕機等硬件設備安裝。

二、高校檔案信息化管理的實踐策略

(一)健全醫學檔案信息化管理機制

檔案管理作為比較繁瑣的工作，高校必須根據社會現實和本單位具體狀況，健全高校檔案管理制度，從而提升檔案管理水平。在此基礎上，高校需要加大對檔案管理工作的重視，制定或者健全相應的檔案管理制度，主要由檔案收集、檔案保密等制度，不僅要根據各項規章制度辦事，也應嚴格執行檔案管理各項制度具體要求情況，使得檔案管理工作向更加規范的方向發展。同時，處于當前信息化社會發展背景下，高校檔案管理工作開展，應當構建網絡平臺檔案信息管理組織，在工作開展中推行實施計算機設備完成信息管理，通過在高校的活動以及文明建設兩個層面，完成系統化的規范性現代化檔案信息管理，以能夠有效保障檔案管理工作信息化建設，提高工作效率，同時提升檔案資料的整體管理質量及利用效率。因此，通過構建檔案管理網絡機制，下發針對性管理文書檔案，以行政管理、儀器設備以及會計等多方面管理為一體的管理網絡。依照該網絡中不同部門的管理，制定針對性的高校檔案管理機制，明確各個單位之間的檔案管理職責，更加方便不同信息載體的收集和管理[2]。

(二)提升檔案管理員整體素養

在信息化管理過程中，隨著管理手段的不斷創新和轉變，對于檔案管理人員來講也需要更高的水平。要想確保檔案管理工作更好地開展，就必須要提升檔案管理工作人員的自身素養，通過定期培訓增強工作者對檔案管理理論知識的學習，重視檔案管理人才的引進，從而加快高校的信息化檔案管理工作開展步伐，提升檔案信息的整體利用價值。同時，高校還必須對檔案管理者開展專業化的培訓，在信息技術快速發展背景下，信息技術的應用更加普遍，加大對檔案管理工作人員的業務水平的培訓，使檔案管理者素養水平與社會發展相適應，推進檔案管理效率逐步提高，推動高校檔案管理工作有效實現可持續發展。

(三)強化檔案管理數字化建設

在高校檔案管理過程中工作量比較大，傳統手工操作通常工作人員的力量是不夠的。借助現代化手段逐步優化檔案管理系統，對于提升檔案管理效率和質量有著重要的意義[3]。而高校在檔案管理數字化建設過程中，應增加相關的資金投入，進一步改善檔案管理工作中的硬件、軟件設施建設條件。必須注意，在當前檔案管理過程中，應當重視檔案的庫房管理，重視其安全性。同時，需要設法

應當增設諸多現代化基礎保障管理設備，比如：為庫房放置專用的檔案管理柜，還應當最大限度的確保檔案管理庫房的獨立性，更好的實現庫房檔案管理，促使檔案管理更加規范、細化，逐步增強檔案管理工作質量和服務水平。

在科學技術飛速發展的時代和社會發展背景下，不斷有新的技術被應用到管理工作中，在高校改革進程中，也需要不斷有新的技術元素融入其中并得到不斷深入的應用，檔案管理工作的工作量較大，單靠檔案管理工作人員的力量是不夠的，借助現代數字化技術，以能夠實現對檔案管理系統的有效優化，從而顯著提升檔案管理工作的效率和質量有著重要的意義，也可以說，在當前社會信息化建設大背景下，加強事業單位檔案管理數字化建設是時代發展的必然趨勢，也是事業單位檔案管理發展的必然要求。在事業單位檔案管理數字化建設過程中，應增加相關的資金投入，進一步改善檔案管理工作中的硬件、軟件設施建設條件，加大對檔案管理信息資源的開發力度，在相關條件允許下，進一步加大對檔案資源保護設備的投入，使檔案管理工作得以進一步詳細化、規范化，不斷增強事業單位檔案管理的服務質量和服務水平。

(四)加強檔案管理工作人員培訓

檔案管理工作不是簡單的信息資料整理和歸檔，而要推動檔案管理工作科學化、規范化發展，首先要認識到檔案管理工作專業性、技術性、系統性等工作要求，檔案管理工作人員作為其中的主體，其業務水平和綜合素質水平影響著檔案管理工作質量。所以針對這一需求也需要強化檔案管理工作人員素質培訓，以能夠顯著提升檔案管理工作人員的整體素質。在檔案管理工作人員培訓過程中，應使檔案管理工作人員認識到自身工作的重要性及影響，對自身工作職責有更為清晰明確的認識，對檔案管理工作有更為專業、科學化深入的認識，樹立正確的檔案管理工作態度，另外也需要加強高校檔案管理工作人員的專業化技術培訓，在當前信息化時代發展背景下，信息技術的應用越來越普遍，在檔案管理工作中應重視對檔案管理工作人員的業務水平的培訓，在信息化技術迅速發展環境下，必須要顯著提升高校檔案管理人員的整體素質，以能夠實現檔案管理工作人員素質和時代發展需求的相互適應，在此基礎上顯著提升高校檔案管理工作質量以及效率，從而實現高校檔案管理工作的可持續發展。

三、結束語

高校檔案管理工作的創新研究，是新時期社會發展的具體需求，也是高校今后創新發展的具體要求。新形勢下，還需要讓檔案管理順應新的要求，提升質量和效率，走上更加科學化和規范化的軌道。在信息化時代下，本文對高校檔案管理的信息化建設實踐路徑探討探索，以供參考。

[1]王瑋.信息化時代高校的檔案管理創新研究[J].電子測試，2015(20)：90-91.

[2]黃莉雯.高校人事檔案信息化管理研究[J].價值工程，2017(3)：33-35.

[3]劉建民.河南省高校檔案管理信息化建設路徑研究[J].蘭臺世界，2017(17)：53-55.

[4]劉燕.高校檔案信息化管理探討[J].現代情報，2012(6)：162-164.

[5]張忠良.信息化時代創新高校檔案文化建設的探討[J].檔案管理，2017(6)：91-92，20.

[6]呂冰，姜涌.當代高校檔案管理信息化建設研究[J].蘭臺世界，2016(11)：28-29.