加強基層農業科研機構檔案管理芻議

吳冰云/慶元縣食用菌科學技術研究中心

農業科研機構檔案是記錄和反映農業科研機構科研、生產和管理的真實歷史記錄，對于增強機構科研能力、提升管理水平和提高工作效益具有重要作用。一般來說，基層農業科研機構形成的檔案具有如下特點。一是種類多，雖然基層農業科研機構一般規模小，但其科研范圍較廣，因此形成的檔案特別是科研類檔案的種類較多，如農業區劃、農業生態環境等方面的檔案。此外，基層農業科研機構的職能往往是綜合性的，既有事業性質也有企業性質，融科技研究、成果推廣、生產經營于一體，因此形成的檔案不但有農業科研檔案，還有農業生產檔案、農業經營檔案等。二是成套性、應用性強。基層農業科研機構檔案特別是科研檔案、生產檔案多以項目為單位進行立卷，形成的科研檔案、生產檔案反映了某一科研項目或生產項目從起始到結束全部階段和所有程序，具有成套性；基層農業科研機構開展的農業科研項目集研究、推廣、生產于一體，具有較強的實用性，形成的檔案也具有較強的應用性。三是形成周期較長。因為農業生產本身周期比較長，因此農業科研試驗的研究成果形成時間長，檔案形成周期也就較長。基層農業科研機構應立足于檔案的上述特點，切實做好檔案管理。

1 存在的問題分析

一是檔案工作環境不盡如人意，體現為單位領導和工作人員的檔案意識不強，工作沒有明確的規劃，檔案管理制度不完善、體制機制不健全；缺少必要的經費保障，檔案管理設施設備不足，檔案管理人員兼職過多、素質不高。二是檔案的完整性得不到保障。考察已歸檔的檔案可以發現，行政指令類文件較為完整，賬外原始性基礎性材料不全；科研檔案中計劃、立項、總結、鑒定類文件材料比較完整，調研報告、實驗、試驗記錄、分析材料不全。三是檔案管理規范化程度不高。檔案分類方案和檔號編制不科學、保管期限劃分不準確、檢索工具編制不系統、參考資料編寫不完善。四是檔案信息化、數字化程度不高。基層農業科研機構檔案管理手段還比較傳統，信息化工作起步較晚，檔案數字化程度不高，多數機構沒有建成數字檔案室。

2 加強檔案管理的對策

一要加強對檔案工作的組織領導。基層農業科研機構領導要認識到檔案管理是單位工作的重要組成部分，切實承擔起對檔案工作的領導之責。工作中要明確分管領導，建立健全檔案管理各項制度，制定工作長遠規劃和年度計劃，定期研究工作中的難點問題并加以解決。還要建立檔案管理機構，指定專門的檔案管理人員，安排檔案專用庫房，配置工作所需設施設備，還要將檔案管理經費列入單位年度經費預算，提供必要的經費保障。

二是強化對檔案工作的監督指導。檔案行政管理部門和基層農業科研機構主管部門要依法加強對基層農業科研機構檔案管理的監督指導，如開展規范化檔案室和數字檔案室建設業務評價和目標管理、根據“雙隨機、一公開”等原則進行執法檢查和年檢、加強對檔案管理人員的業務培訓，等等。

三是確保歸檔材料齊全完整。基層農業科研機構要結合本單位工作職能，認真制定本單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定，并嚴格制度執行。還要做到“三納入、四參加、五同步”，“三納入”即將文件材料歸檔工作納入單位領導議事日程、單位規章制度及工作流程、有關人員崗位責任制考核；“四參加”即單位檔案管理機構或檔案人員參加科研項目立項、成果鑒定、項目驗收、設備開箱驗收；“五同步”即下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步、檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料形成積累情況同步、驗收鑒定項目成果與驗收鑒定項目文件材料歸檔情況同步、項目文件材料歸檔進度與檔案信息化進度同步、項目總結與項目文件材料歸檔交接同步。檔案人員在檔案收集工作中做到“三勤”，即“嘴勤”，對文件材料形成者不厭其煩地宣傳及時移交文件材料的重要性、定期向領導匯報收集工作情況；“腿勤”，經常到一線了解掌握工作進展和文件材料形成情況，做好跟蹤收集工作；“手勤”，隨時接收移交的文件材料，做好平時歸卷工作。

四是提高檔案管理規范化、信息化水平。要強化檔案整理、保管、編目、鑒定、統計等基礎業務工作，并建成規范化檔案室，確保檔案絕對安全。還要緊跟社會信息化和農業科研信息化步伐，加快室藏存量傳統載體檔案數字化步伐，購置或研發檔案管理軟件并投入使用，提高工作信息化程度。