水利工程檔案管理存在問題與解決對策

何曉青/杭州市河道管理總站

水利工程檔案指水利工程從提出項目建議書、可行性研究報告到施工再到竣工驗收、試運行等各個階段形成的、具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄，對于水利工程建成投入使用后做好運行管理、維修養(yǎng)護(hù)、改建擴建等工作具有重要的憑證作用。隨著杭州市“五水共治”工作的持續(xù)推進(jìn)，水利工程檔案的數(shù)量快速增長。因此管理好并利用好水利工程檔案，實現(xiàn)檔案正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，使其在水利建設(shè)和水利管理中充分發(fā)揮作用，具有緊迫性與重要的現(xiàn)實意義。

1 當(dāng)前工作存在的不足之處

第一，檔案的成套性得不到保障。水利工程檔案屬于科技檔案，成套性是科技檔案的一般性特點，因此水利工程檔案也具有成套性這一重要特點。維護(hù)檔案的成套性和有機聯(lián)系是做好水利工程檔案管理的關(guān)鍵點，但在實際工作中，由于水利工程建設(shè)周期長且流程多，參建單位分散且各單位對檔案管理的重視程度不一，水利工程檔案收集存在一定困難。此外在歸檔方面，我國《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》指出，水利工程檔案的歸檔時間可由項目法人根據(jù)實際情況確定，既可在單位工程或單項工程完工后向項目法人移交歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人移交歸檔；整個項目歸檔工作以及項目法人向有關(guān)單位檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗收后3個月內(nèi)完成。在實踐中這樣的規(guī)定往往不能嚴(yán)格執(zhí)行，造成檔案的成套性得不到保障。

第二，檔案的集中統(tǒng)一管理得不到落實。水利工程規(guī)模較大、參與部門較多，形成的材料內(nèi)容復(fù)雜、涉及面廣。囿于沒有實行集中統(tǒng)一管理，工程材料分散保存在科研、立項、設(shè)計、項目施工、監(jiān)理等單位，不能按照要求進(jìn)行組卷、整理、保管等，檔案的完整性、規(guī)范性、安全性等都得不到保障。

第三，檔案管理的專業(yè)性要求得不到滿足。做好水利工程檔案管理工作既需要具備檔案業(yè)務(wù)知識，也需要具備水利工程方面的知識，檔案管理對于專業(yè)性的要求較高。然而在工作中，檔案管理人員大多是臨時抽調(diào)來的，沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)，存在既缺乏專業(yè)知識、也不具備合理的知識結(jié)構(gòu)的問題，日常工作中只能被動地從工程項目負(fù)責(zé)人員手里接收檔案，而且是有多少就接收多少，無法發(fā)現(xiàn)檔案材料中存在的內(nèi)容缺失、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗收記錄不準(zhǔn)、整理不規(guī)范等問題，嚴(yán)重影響著歸檔質(zhì)量。

2 加強檔案管理的若干對策

一要實現(xiàn)檔案全過程管理。水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)的各個階段，從建設(shè)前期就應(yīng)對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求，并著手對文件材料進(jìn)行收集與整理；在檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時應(yīng)同步檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進(jìn)行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，應(yīng)同步審查、驗收水利工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并給出相應(yīng)的驗收評語。只有做好檔案全過程管理，才能確保水利工程檔案成套性，確保檔案具有完整性和有機聯(lián)系。

二要加強工作中各方協(xié)作。第一，要通過加大宣傳的方式提升全員管好檔、用好檔的意識。可通過微信、微博等多種宣傳平臺，面向水利工作者宣傳水利工程檔案的重要意義及相關(guān)的建檔、管檔、用檔的方式方法，確保宣傳內(nèi)容具有較強的實用性，打開全員參與檔案工作的良好局面。第二，要通過制定規(guī)章制度明確相關(guān)單位與人員的工作職責(zé)。應(yīng)當(dāng)健全檔案工作管理規(guī)章制度，要求河道管理部門要建立項目法人、參建單位工作協(xié)同機制，明確項目法人對檔案管理負(fù)總責(zé)，勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工等參建單位負(fù)責(zé)保管本單位形成的相關(guān)業(yè)務(wù)工作資料并向項目法人移交。還應(yīng)當(dāng)建立賞罰分明的工作機制，對積極配合檔案工作的單位或個人要進(jìn)行獎勵與宣傳，對不認(rèn)真配合的要進(jìn)行批評教育甚至采取一定的處罰措施。還應(yīng)當(dāng)加強考核，確保工作協(xié)同落到實處。

三要提高檔案人員專業(yè)化水平。要不斷提升檔案工作專業(yè)化水平，加強針對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，堅持實施專業(yè)化、精準(zhǔn)化培訓(xùn)，做到干什么學(xué)什么、缺什么補什么、弱什么強什么，不斷提升檔案人員的專業(yè)能力。既要加強檔案工作業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，也要加強水利工程建設(shè)基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，不斷優(yōu)化檔案人員知識結(jié)構(gòu)，讓他們掌握扎實的業(yè)務(wù)技能，使他們勝任檔案工作。