做好城區農民聯建房檔案管理策略探析

莊承香/龍泉市城市建設投資開發有限公司

城區農民聯建房檔案是城區農民群眾自行施工或雇傭他人施工、以集體形式建造房屋的過程中，形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、圖紙、聲像等各種載體的文件材料，它真實地反映了城區農民聯建房建設的全部過程，是農民群眾今后對房屋進行檢查、維修、管理、改擴建的重要技術依據，也是追究房屋工程質量責任的重要憑證。隨著城區農民聯建房數量不斷增多，城區農民聯建房檔案在整個建設工程中發揮著越來越重要的作用。當前，城區農民聯建房工程所涉及的相關單位要以對人民群眾生命財產安全高度負責的責任心和使命感做好檔案管理。

1 問題分析

目前城區農民聯建房檔案管理最大的問題是檔案的完整性得不到保障。

一是審批材料缺失現象嚴重。城區農民聯建房都是集體聯建的，審批建房時以每個村每小隊為單位，有的小隊委托某個村民進行審批辦理，在相關單位辦理完建房審批手續形成的文件材料即由該人自行保管，這就造成審批材料管理分散；囿于保管人員缺乏管好審批材料的意識，或缺乏必要的檔案管理業務知識；或在審批結束后沒有留下審批資料，或因沒有妥善保管審批材料造成材料損毀。

二是沒有形成專項驗收材料。按照相關規定，房屋驗收由參建主體（如設計單位、勘察單位、建設單位、監理單位、施工單位）完成，質量監督站監督驗收程序的合法性。而城區農民聯建房在建設過程中只進行前期審批并形成文件材料，完工后卻沒有進行各專項驗收，這就導致有環評報告與審批意見、無環保驗收表；有防雷檢測費用收據、無防雷驗收意見等。這是因為相關責任部門沒有及時督促農民群眾辦理專項驗收手續，農民群眾不知道還需要進行專項驗收、不知道需要形成并保存好專項驗收資料。此外，有些農民群眾沒有按照規劃設計要求建房，如超層建房或超高建房，導致相關單位無法驗收，自然不能形成驗收材料，這不利于房屋日后的維修或改擴建。

三是沒有形成竣工資料。不少農民群眾房屋產權意識淡薄，錯誤地認為自己建的房屋自己住，無須辦理相關權證，在聯建房工程完工后直接入住，沒有接受竣工驗收，自然沒有形成竣工資料。竣工資料的缺失，會給日后辦理權證帶來麻煩。

2 對策探討

2.1 加強業務指導，實現檔案統一保管

其一，檔案部門要加強檔案管理指導，提高農民群眾檔案意識；還要實現檔案集中統一管理，形成由建設部門檔案室統一保管城區農民聯建房檔案并提供利用的管理機制。具體來說，檔案部門要及時介入進來，到工程現場做好指導與檢查工作。如，直接聯系建房負責人，告知他們在工程建設中需要形成的哪些文件材料以及如何整理、保管、歸檔等；檢查施工過程中各責任方是否同步形成文件材料，防止施工單位等資料員工程結束后再補齊資料的現象發生，保障檔案的完整性。其二，村委會要切實承擔起相應的工作職責，配合檔案部門做好檔案管理。以龍泉市劍池街道水南村龍山苑安置房工程為例，由于村干部非常重視檔案的收集與保管，工程項目建設前審批、建設過程中及工程完工后各階段所形成的文件材料齊全、完整且得到妥善保管，工程順利通過市建設局驗收，檔案移交至市建設局檔案室統一保管。

2.2 重視專項驗收，形成專項驗收材料

相關責任部門要重視專項驗收工作，及時對符合各項驗收條件的工程進行專項驗收，并指導農民群眾按要求辦理各專項驗收手續，將防雷驗收意見、環保驗收表、規劃核實確認書等專項驗收材料保存好。如，龍泉市建設部門已制定出臺相關規定，要求對已建成并入住的城區農民聯建房進行聯合驗收。

2.3 組織竣工驗收，形成竣工檔案

要明確城區農民聯建房在工程完工后必須組織竣工驗收，并形成竣工檔案；特別要強調城區農民聯建房辦理權證時，必須保存有一套完整的竣工檔案，否則不予辦理。需要注意的是，竣工圖作為竣工檔案的重要組成部分，必須能夠準確反映城區農民聯建房竣工時的實際情況，并做到圖物相符、數據準確、簽署信息完備。這就要求相關責任單位必須認真按照國家有關規定進行竣工圖編制工作，確保竣工圖質量。