群眾查檔“就近跑一次”
——杭州市余杭區(qū)閑林街道加強(qiáng)檔案信息共享工作側(cè)記

高建華/杭州市余杭區(qū)檔案局

“現(xiàn)在家門(mén)口就能查檔案，不用再跑到臨平了！”日前，杭州市余杭區(qū)閑林街道萬(wàn)景村腿腳不便的李大伯抱著試一試的心態(tài)來(lái)到村檔案室查詢(xún)婚姻檔案，沒(méi)想到很快就辦成了。按照原先慣例，查閱檔案需要到50多公里外的余杭區(qū)檔案館，但自從閑林街道檔案館利用余杭區(qū)智慧檔案信息共享平臺(tái)，將區(qū)、街道的檔案數(shù)據(jù)逐步延伸至村（社區(qū)）后，村民們切實(shí)體會(huì)到了查檔用檔帶來(lái)的巨大便利。目前，閑林街道檔案信息共享工作在全區(qū)領(lǐng)先，如查詢(xún)2000年之前的檔案，余杭區(qū)閑林街道的群眾不用跑到區(qū)檔案館辦理，利用區(qū)智慧檔案信息共享平臺(tái)在家門(mén)口就能解決問(wèn)題，群眾查檔“就近跑一次”，檔案服務(wù)更加貼近基層群眾。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館服務(wù)群眾精準(zhǔn)發(fā)力

2017年，余杭區(qū)閑林街道檔案館通過(guò)省、市鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案館創(chuàng)建驗(yàn)收小組驗(yàn)收，成為杭州市首家鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館，也是全區(qū)唯一一家鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館。街道檔案館積極為群眾提供查檔服務(wù)，目前館藏檔案達(dá)3萬(wàn)余卷，包括民政婚姻、建房審批、土地承包等涉民檔案。早在2010年，檔案館就著手實(shí)施數(shù)字化項(xiàng)目帶動(dòng)戰(zhàn)略，把館藏檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，將原來(lái)的鎮(zhèn)史鎮(zhèn)貌搬進(jìn)了電腦，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)變，完成了一次龐大、復(fù)雜的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型；共上轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)2.6萬(wàn)條、全文30余萬(wàn)頁(yè)，建立起室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體與電子目錄一一對(duì)應(yīng)；應(yīng)用計(jì)算機(jī)檢索，切實(shí)提高檔案的查全率與查準(zhǔn)率。

在檔案數(shù)字化工作中，檔案館優(yōu)先對(duì)涉民檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，涉民檔案數(shù)字化率已達(dá)100%，建立起覆蓋人民群眾的檔案資源利用體系，初步實(shí)現(xiàn)了民有所呼、檔有所應(yīng)。檔案館還將數(shù)字檔案上傳至余杭區(qū)智慧檔案信息共享平臺(tái)，群眾在進(jìn)行查檔服務(wù)時(shí)，只需登錄檔案共享平臺(tái)，完成查檔人身份驗(yàn)證，便可直接查詢(xún)檔案并打印憑證，整個(gè)過(guò)程僅需5分鐘。而在此之前，檔案查閱是一件極為耗時(shí)的事情，有時(shí)候查閱一份上世紀(jì)80年代的老檔案，需要找上半天時(shí)間。

2017年以來(lái)，檔案館利用區(qū)智慧檔案信息共享平臺(tái)提供檔案查閱150余人（次）、在館內(nèi)查閱大廳提供檔案查閱300余人（次），既滿(mǎn)足了群眾查檔利用需求，也為街道參與“三改一拆”“項(xiàng)目建設(shè)”“環(huán)境綜合整治”“基層公共治理”等中心工作、重點(diǎn)項(xiàng)目提供了大量的檔案資料。

村級(jí)檔案數(shù)字化工作提質(zhì)增效

2012年以來(lái)，閑林街道加強(qiáng)村級(jí)檔案數(shù)字化建設(shè)，由此村級(jí)檔案管理得到了規(guī)范，鎮(zhèn)村干部日常工作的效率得到了提高，村民查閱檔案、利用檔案更為便利。一是加強(qiáng)村級(jí)數(shù)字檔案室建設(shè)，變“紙質(zhì)存檔”為“一檔雙存”（即紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案共存）。目前萬(wàn)景村、閑林村、里項(xiàng)村和孫家塢社區(qū)的檔案室成功創(chuàng)建浙江省規(guī)范化數(shù)字檔案室，其余村（社區(qū)）的檔案室為余杭區(qū)規(guī)范化數(shù)字檔案室。二是建立村民動(dòng)態(tài)信息庫(kù)，變“人腦記憶”為“電腦管理”。隨著新農(nóng)保、新農(nóng)合等一大批惠民政策的實(shí)施，村干部在日常工作中需要大量查閱村民信息。囿于一直以來(lái)沒(méi)有系統(tǒng)、全面的數(shù)字檔案信息庫(kù)，村干部查閱檔案需要耗費(fèi)大量時(shí)間與精力，工作效率不高。為此，街道黨工委、辦事處協(xié)調(diào)民政辦、計(jì)生辦、社保辦等部門(mén)對(duì)村民基本信息特別是五保戶(hù)、低保戶(hù)、殘疾人、特困戶(hù)的信息進(jìn)行全面摸底與登記，經(jīng)村民簽字確認(rèn)后錄入電腦，將信息匯總后建立村民信息庫(kù)并進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，確保信息隨時(shí)更新。三是各類(lèi)檔案接入余杭區(qū)智慧檔案信息共享平臺(tái)，大事小情變“面對(duì)面”為“面對(duì)鍵”。檔案信息和村民動(dòng)態(tài)信息庫(kù)接入?yún)^(qū)智慧檔案信息共享平臺(tái)后，村民如查詢(xún)檔案，持本人身份證到村委會(huì)便民服務(wù)中心即可辦理，極大地方便了村民辦事，2015年至2017年閑林街道共為村民提供查詢(xún)服務(wù)500多人次。

近三年內(nèi)，余杭區(qū)將建成“區(qū)檔案館—區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)、鎮(zhèn)街綜合檔案室—村（社區(qū)）便民服務(wù)中心”三級(jí)虛擬檔案集中統(tǒng)一管理的區(qū)智慧檔案信息共享平臺(tái)2.0。同時(shí)，閑林街道著力推進(jìn)村（社區(qū)）檔案數(shù)字化建設(shè)，目前村（社區(qū)）存量檔案數(shù)字化已達(dá)80%，并計(jì)劃在兩年內(nèi)完成增量檔案電字化。街道始終堅(jiān)持以“就近辦”為目標(biāo)，與區(qū)智慧檔案信息共享平臺(tái)建設(shè)對(duì)接，做實(shí)做細(xì)做深檔案信息共享工作，不僅要讓群眾查檔“最多跑一次”，而且還要是“就近跑一次”。