把海量的“數據腳印”留住
——四市檔案部門“最多跑一次”事項電子化歸檔試點工作各具特色

編者按：“最多跑一次”改革是習近平總書記在浙江工作時倡導的機關效能建設、政府自身改革的再推進再深化，也是推進供給側結構性改革和“放管服”改革、優化發展環境、加強黨風廉政建設的重大舉措。全省檔案部門服務“最多跑一次”改革、開展“最多跑一次”事項電子化歸檔工作，既是檔案工作服務大局的重要舉措，也是實現自身轉型發展的重要途徑。根據《浙江省檔案局關于開展檔案工作相關試點的通知》（浙檔發〔2017〕11號）和全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作部署會要求，湖州市檔案局、嘉興市檔案局和衢州市檔案局完成了2017年度“最多跑一次”事項電子化歸檔工作試點任務，舟山市檔案局完成了2017年度自貿區電子文件歸檔和電子檔案管理試點任務，形成了諸多寶貴經驗，再次彰顯了浙江檔案人“干在實處、走在前列、勇立潮頭”的創新精神和奮斗業績。

湖州：打好組合拳 跑出“加速度”

“最多跑一次”改革是“放管服”改革在浙江的生動實踐。伴隨著改革縱深發展，大量有憑證價值和查考價值的電子政務文件不斷形成。如何將這些海量的“數據腳印”留住用好，成為擺在行政審批部門和檔案行政管理部門面前的一道必答題。2017年以來，湖州市檔案局積極貫徹落實省委省政府和省檔案局關于“最多跑一次”電子化歸檔的決策部署，結合湖州工作實際，通過打好“一二三”組合拳，堅決打贏“最多跑一次”電子化歸檔攻堅戰。

乘勢而上，統籌一張“規劃圖”

自全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作部署會吹響電子化歸檔的沖鋒號以來，全市檔案部門積極行動、乘勢而上、對標對表，以“堅持三結合，繪好一張圖”的工作理念全力抓好全局謀劃。

首先是堅持頂層設計與實踐探索相結合。電子文件歸檔管理是新時代對檔案管理工作提出的一項新要求。面對全新的工作內容，市檔案局在認真研讀國家、省檔案局各項政策規范的基礎上，積極謀劃、主動思考，既對標上級部署安排、認真組織實施，又在試點先行的基礎上不斷進行試驗，進一步優化頂層設計。

其次是堅持統一部署與協同發展相結合。一是主動協調，印發《湖州市加快推進“最多跑一次”事項電子化歸檔工作實施方案》，明確時間表、路線圖、責任單，以“掛圖作戰”的高要求全面統籌推進全市電子化歸檔工作。二是主動借力，積極向市委市政府和省檔案局匯報工作推進情況，“最多跑一次”電子化工作得到市委領導親自批示，為進一步凝聚工作共識增添助力。三是主動對接，積極建構橫向上覆蓋市直機關、縱向上協調縣區檔案部門、面上包括“跑改辦”和軟件開發公司的工作聯絡機制，通過召開工作對接會、推進會和定期督查考評等形式，構筑起部門配合、上下聯動的良好工作格局。

最后是堅持立足全局與著眼未來相結合。從全市檔案事業發展全局和實際工作長遠需要出發，超前謀劃，在開展“最多跑一次”電子化歸檔的基礎動作上，圍繞電子政務發展目標，將市本級OA協同辦公系統歸檔一并納入試點工作范疇，與政務服務網電子文件歸檔工作同部署同落實同檢查。

因市制宜，突出兩個“主抓手”

圍繞規劃目標，重點把握“歸檔業務準備”與“歸檔平臺開發”兩個“主抓手”，因市制宜，積極創新新思路、新方法，全面提升電子文件歸檔試點工作進度。

一“抓”夯實歸檔業務基礎，重點解決“歸什么”和“在哪歸”的問題。對照規劃進度表，及時部署歸檔范圍和保管期限表編制工作，圓滿完成編制、上報和審核任務，并積極對照省政務“八統一”等要求落實審批事項文件材料內容的動態調整、完善工作。認真開展調研，全面掌握市政務服務網統建系統和自建系統的在用情況。在充分溝通協調的基礎上，根據“一窗受理、集成服務”的發展要求，創造性地將預歸檔模塊架構在一窗受理平臺上，大大減少了后端電子文件管理平臺和各部門自建系統的接口開發工程量，為下一步歸檔平臺開發做好充足準備。

二“抓”加快歸檔平臺建設，重點解決“歸哪里”和“怎么歸”的問題。電子文件管理平臺是實現“最多跑一次”電子化歸檔的重要技術平臺。為確保存檔數據包的順利歸檔利用，市檔案局結合工作實際積極思考，全力攻堅平臺建設。一是創新歸檔流程設計。區別于省檔案局的統一部署模式，將電子文件管理平臺作為文件交換平臺而非歸檔操作平臺。存檔數據包形成于一窗受理平臺的預歸檔模塊，通過數據接口傳輸至電子文件管理平臺，平臺接收數據后通過在線主動推送或離線拷貝的模式把歸檔數據包傳遞給各基層檔案室系統，由各單位檔案管理員完成檔號編制等歸檔操作，形成正式歸檔數據包，并最終移交進館。二是創新歸檔平臺功能。在充分考慮預歸檔數據采集接收、質量檢測、信息固化和移交利用功能實現的基礎上，創造性地加入數據保全功能，通過可信時間戳、電子簽章等技術手段和保真平臺實現歸檔數據包的證據保全和內容備份。三是創新平臺建設路線。為縮短電子文件管理平臺項目準備時間，加快建設進度，積極與市信息中心和市財政對接爭取，通過特事特辦的綠色通道，推動《湖州市電子文件管理平臺建設方案》于2017年7月順利通過項目審批并爭取專項建設經費165萬元人民幣，整個項目落地準備時間縮短了3個多月，為后續的平臺開發爭取了主動權。全市電子文件管理平臺于11月底搭建完成，并成功實現電子政務數據的歸檔移交。

強化保障，落實三個“百分百”

“最多跑一次”電子化歸檔工作是一項長期性工作，更是實行“單套制”以來的首項歸檔工作。為提高歸檔質量、進一步降低電子文件歸檔過程中的安全隱患，市檔案局在貫徹落實《浙江政務服務網電子文件管理暫行辦法》《浙江政務服務網電子文件歸檔移交業務需求和技術規范（試行）》等政策規范基礎上，結合試點工作實際進一步完善全市電子文件歸檔、移交和長久保存制度規范，并重點在強化電子文件歸檔安全管理上下功夫，堅決落實三個“百分百”，堅守檔案安全底線。

其一是百分之百檢測。為降低電子文件和電子檔案產生過程中的風險，著力在預歸檔前端控制上下功夫。接收進入電子文件管理平臺的存檔數據包需要通過兩次“安檢”：電子文件歸檔數據在一窗受理平臺預歸檔模塊打包上傳前需要通過安全檢測；電子文件管理平臺在接收存檔數據包前需要再次通過“安全過濾池”。只有兩次檢測百分之百通過的數據包方能被電子文件管理平臺認同接收，否則將退回重新進行數據校驗打包。

其二是百分之百備份。為降低海量檔案數據的安全存儲風險、充分發揮數據保全價值，著力在數據備份上下功夫。電子文件管理平臺上固化后的所有存檔數據包在移交至各基層檔案室之前，必須備份一份數據至“數據保險箱”——保真平臺。保真平臺應用多種數據保全技術段，全面保障電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性，實現電子文件的長期保存和證據保全。

其三是百分之百防護。信息安全風險無處不在，為了加強對電子文件歸檔平臺的安全保護，著力在健全信息系統安全防護體系上下功夫。圍繞基礎設施安全、網絡通信安全、數據安全等方面，采用信息加密、授權認證、防火墻技術等多種安全防護措施，確保服務器、終端設備、傳輸介質得到可靠防護。

作為“最多跑一次”改革的重要內容和基礎保障，電子化歸檔是實現“最多跑一次”改革目標的重要手段，也是浙江政務服務網推進全流程在線辦理的關鍵環節。做好“最多跑一次”電子化歸檔工作任重道遠。市檔案局將進一步強化歸檔意識、加強歸檔指導、完善歸檔制度，在鞏固試點成果的基礎上繼續做好拓面提升，全面提升電子文件歸檔與服務利用綜合管理水平。

（本文執筆：湖州市檔案局 馬煉鴻 顧仁娟 余 晨）

嘉興：打造電子化歸檔的實踐樣本

嘉興是全省政務服務網自建系統的地區之一，嘉興市檔案局主動融入“最多跑一次”改革部署，積極對接、溝通協調、試點先行，全力推進“最多跑一次”事項電子化歸檔工作，打通全流程在線運行“最后一公里”，打造“嘉興樣本”。

老何家通訊系統又一次啟動，權箏沒事兒了，何東已準備結婚，爺爺，老爸，二叔，三叔，四叔都知道了。大家大大地松了一口氣，這事兒終于過去了，在滿意的當口還忘不了埋怨何東一句：什么歲數了還鬧騰這么一下，青春期延遲突發癥！

一、積極對接、溝通協調，形成推進“最多跑一次”事項電子化歸檔工作共識

2017年1月，《浙江省人民政府辦公廳關于印發浙江政務服務網電子文件管理暫行辦法的通知》（浙政辦發〔2017〕4號）下發，市檔案局主動與省檔案局、市政府辦、相關技術開發公司聯系溝通、對接協調，明確省里的工作任務、業務需求與技術規范；商量確定列入省政府、省檔案局政務服務網行政審批電子文件歸檔管理工作自建平臺的建設和應用試點；根據實際情況，商量制定《嘉興市政務服務網電子文件預歸檔管理業務需求與技術規范》，籌備起草實施方案，成立工作推進組。4月24日，市府辦下發關于切實做好全市“最多跑一次”事項電子化歸檔工作的通知，成立由市政府分管副秘書長任組長、市檔案局分管副局長任副組長、其他相關部門分管領導為成員的工作推進組，負責統籌協調推進電子化預歸檔工作；全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作部署會召開之后，4月26日，市檔案局召開全市檔案部門座談會，要求全面推進全市“最多跑一次”事項電子化歸檔工作。

二、出臺規范、搭建平臺，筑牢“最多跑一次”事項電子化歸檔工作基礎

5月9日，嘉興市印發《嘉興市政務服務網電子文件預歸檔業務需求與技術規范（試行）》，作為推進工作的業務標準；為進一步提高工作人員業務水平，市檔案局還特別編印了《全市檔案部門對接政務服務網和大數據建設工作材料匯編》。市檔案局在市政府的支持下，主動與市政府政務公開處對接技術平臺建設工作，經過多次協商，制定了《嘉興市政務服務網行政權力審批系統電子文件預歸檔管理系統建設方案》，參與政務服務網電子文件在線預歸檔模塊建設，5月底在線預歸檔模塊基本功能建設完工。在開發電子文件預歸檔模塊的同時，市檔案局于2月份啟動了《嘉興市公共數據和電子文件統一歸檔管理平臺暨數字檔案館二期項目》方案的編制工作，12月6日方案通過2018年嘉興市市級政府投資信息化項目第一次預審。

三、試點先行、上門指導，形成“最多跑一次”事項電子化歸檔工作合力

市檔案局堅持先易后難、試點先行的原則，由市府辦牽頭，選擇行政權力事項較多且已在政務服務網內全流程辦理的市建委、市人防辦作為試點，進行電子文件在線預歸檔。5月15日，市檔案局就政務服務網行政許可事項電子化預歸檔工作召開試點專題研究會議，會后市檔案局監督指導處和技術管理處及時指導試點單位制定歸檔范圍和保管期限，并就技術準備工作進行交流討論。5月底，市檔案局召開全市“最多跑一次”事項電子化歸檔工作推進會，會上組織了相關業務培訓，會后建立了每周工作例會等相關工作制度，要求及時交流遇到的問題并研究部署相關工作任務。政務服務網在線預歸檔模塊試運行后，市檔案局組織技術人員上門指導試點單位事項配置工作和預歸檔操作流程。

四、現場辦公、逐步規范，打造“最多跑一次”事項電子化歸檔工作“嘉興樣本”

11月，嘉興市“最多跑一次”事項電子化歸檔工作在全省檔案公共服務推進會上進行經驗介紹，并作電子化歸檔操作演示。試點單位實現了“三個率先”和“三個百分百”，“三個率先”即率先啟用電子簽章、率先移交進集中式檔案室、率先以登記備份形式移交進檔案館；“三個百分百”即審核通過行政許可事項占比100%、歸檔配置完成占比100%、電子文件在線預歸檔率100%。12月，市檔案局以現場辦公的形式推進電子文件預歸檔工作，工作人員到市行政服務中心召開現場辦公推進會，現場指導歸檔配置、在線預歸檔電子文件。截至12月底，嘉興政務服務網統建系統內行政許可事項100%完成配置，已領取電子簽章的單位已經開始進行電子文件在線預歸檔。

（本文執筆：嘉興市檔案局 李 霞）

衢州：搶抓機遇 干在實處

2017年2月，省檔案局正式批復衢州市檔案局為“最多跑一次”事項電子化歸檔工作試點單位。借助這一有利契機，市檔案局全力推進“最多跑一次”事項電子化歸檔工作，目前工作已取得一定成效。

領導重視 高位推動

市委市政府高度重視“最多跑一次”事項電子化歸檔工作。2016年8月24日，市委全面深化改革領導小組第九次會議審議通過了《衢州市行政服務中心改造升級工作方案》，明確將電子化歸檔工作列入改造升級重點工作。9月7日，市檔案局參加了市政府召開的市行政服務中心改造升級工作協調會，時任市委常委、常務副市長趙建林專門就行政審批電子化歸檔工作提出相關要求。2017年3月31日，市政府印發《關于加快推進“最多跑一次”改革實施方案的通知》，明確要求“做好電子文件歸檔工作”。4月18日，副市長湯飛帆要求落實電子化歸檔工作項目。4月20日，市檔案局在全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作部署會上作工作交流。8月至11月，市人大常委會副主任、市行政服務中心主任田俊持續關注“最多跑一次”事項電子化歸檔工作，多次聽取市檔案局工作進度匯報，并幫助協調解決工作中的難點問題。

建章立制 明確要求

積極爭取 項目推進

市檔案局在反復討論、充分醞釀的基礎上，申報《衢州市行政審批電子檔案管理系統》項目，并充分利用省委書記車俊在衢調研的契機，多次與市領導溝通、協調項目立項事宜。5月10日，項目經市智慧城市建設工作領導小組項目決策咨詢會議同意正式立項。7月21日，市發改委批復同意《衢州市行政審批電子檔案管理系統項目初步設計方案》。11月9日，項目正式完成招投標工作，目前正在進行軟件建設。

深化工作 持續發力

一是以點帶面，盡早發力。市檔案局在對十多家市直機關政務服務網電子文件運行情況充分調研摸底的基礎上，確定以基礎較好的3家單位作為試點單位，2017年初試點單位增至8家；召集全市35家“最多跑一次”事項窗口單位召開電子化歸檔工作部署會，進一步統一思想、明確職責，建立工作聯動機制并確定工作節點。二是落實責任，全面發力。積極指導并參與各縣（市、區）“最多跑一次”事項電子化歸檔推進工作，組織各縣（市、區）分管領導召開現場會，布置工作任務，層層壓實責任，全面鋪開工作；分赴各縣（市、區）調研，與相關責任人員就如何進一步提升工作成效進行交流，進一步凝聚力量、形成合力。三是多措并舉，主動發力。統計梳理全市33家單位700余項電子文件材料歸檔范圍和保管期限，主動介入市行政服務中心“最多跑一次”事項電子化歸檔平臺預歸檔設置及修改完善等工作；在衢州政務服務網后臺開發完成后，召開“最多跑一次”平臺預歸檔培訓會，分批次對33家窗口單位以及各縣（市、區）檔案局技術骨干進行培訓。

當前，全市“最多跑一次”事項電子化歸檔工作在以下方面還有待加強：一是各縣（市、區）工作發展不平衡；二是工作經費不足，導致工作起點不高、創新性不強。今年，市檔案局將繼續推進《衢州市行政審批電子檔案管理系統》項目建設，做好全市電子檔案接收工作。

（本文執筆：衢州市檔案局 何志華）

舟山：直面挑戰 破解難題

2017年，舟山自貿區電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作列入省檔案局相關試點。舟山市檔案局對此非常重視，4月中旬局主要領導帶領業務處室負責人赴上海浦東新區考察，學習“單套制”歸檔的做法和經驗，并啟動電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作。

一、做好“最多跑一次”事項電子化歸檔工作

2017年，局主要領導與分管領導多次與市政府相關職能部門銜接，落實工作安排。以市政府辦名義制定了《舟山市政務服務網電子化歸檔工作方案》，并印發了《舟山市人民政府辦公室關于加快推進“最多跑一次”事項電子化歸檔工作的通知》，明確工作目標、職責分工及工作內容，對“最多跑一次”事項電子化歸檔工作提出了具體要求。5月初，市檔案局分別召開全市“最多跑一次”電子化歸檔工作推進會與市直單位“最多跑一次”電子化歸檔工作推進會，對全市“最多跑一次”事項電子化歸檔工作進行了部署，市政府分管副秘書長到會并講話，各縣（區）檔案局（館）長、市屬各單位分管領導參會。印發《關于要求制定“最多跑一次”行政審批事項文件材料歸檔范圍與保管期限的通知》，開展文件材料歸檔范圍和保管期限的制定和審核工作，各縣（區）也同步開展這項工作，目前全市已完成文件材料歸檔范圍和保管期限的制定和審核工作。6月協助市信息技術中心完成政務網電子文件預歸檔模塊的開發部署，6月15日召開全市“最多跑一次”事項電子化歸檔培訓部署會議，6月21日至23日組織軟件使用培訓，6月底開始歸檔配置。針對5個功能區審批事項多、配置進度慢的問題，局主要領導帶領相關處室負責人對功能區進行調研，并專門召開功能區“最多跑一次”事項電子化歸檔情況匯報會，以推進工作的開展。目前全市各單位已基本完成歸檔配置工作，現已在政務網平臺上進行電子文件預歸檔。確定市安監局為政務服務網歸檔電子文件進館試點單位，目前已產生電子檔案728件，啟動電子檔案接收進館工作。此外，積極對接市住建局，推進“竣工測驗合一”改革的電子化歸檔工作，并聯合印發《舟山市建設工程項目聯合竣工驗收工作指南》，明確電子化歸檔工作的具體要求。

同時，市檔案局以“最多跑一次”事項電子化歸檔為契機，切實做好全市檔案信息化項目立項工作。全市積極開展政務服務網電子文件管理統一平臺項目建設的立項。年初，市檔案局向市經信委提交《舟山市數字檔案館二期建設項目》信息化專項經費申請，預算為194.7萬元人民幣，包含數字檔案室與政務服務網的對接、電子檔案接收及長期保存、數字檔案館軟件升級等所需經費。各縣（區）也積極爭取信息化經費，目前定海區已初步落實200萬元，普陀區已落實120萬元，嵊泗縣已落實285萬元。

二、做好電子公文歸檔與管理試點工作

市檔案局對市本級進館單位OA系統應用普及率進行摸底，發現如下問題：一是OA系統的普及率較低，市本級124家進館單位中僅有41家單位全面應用OA系統，占總數的33%。二是OA系統種類多，系統之間無法實現公文交換，難以做到文檔一體化管理。上述41家單位應用的OA系統總共有5種，但其中3種無法進行改造，不能與市級檔案管理系統進行對接以實現文檔一體化管理。三是現有的各種OA系統產生的電子公文中，有的沒有電子印章、有的版式文件不符合電子文件長期保存的要求，沒有一個系統能產生完全符合要求的電子公文。對此市檔案局主要采取以下舉措：一是對OA系統進行嚴格規范，要求其產生帶電子簽章及PDF格式的電子公文；同時積極與市信息技術中心對接，對全市主流的OA系統進行升級改造，在OA系統中集成“最多跑一次”電子簽章系統，使之產生帶電子印章的PDF文件，保障系統中電子公文的真實性與可讀性，也為“單套制”歸檔提供技術支撐。二是抓住普陀區政府在全區推廣OA系統的契機，選定普陀區作為電子公文“單套制”歸檔的試點區域，初步目標是在全區統一應用同一套符合規范的OA系統。普陀區現已完成70家進館單位的OA安裝調試與使用培訓，“最多跑一次”電子簽章得到有效應用。目前普陀區正常使用OA內部流轉系統的單位為42家，開展電子公文在線歸檔的單位為26家。

三、問題分析與今年計劃

在一年的試點工作中，我們也發現存在一些問題，主要表現在：“最多跑一次”事項電子化歸檔過程中，窗口收入的材料還是以紙質文件為主，辦結后難以及時歸檔；試點單位實現了規范電子公文的發文，但大量的收文還是以紙質文件為主，沒有形成電子文件流轉的大環境，OA使用率不高制約了“單套制”歸檔的深入開展。

今年我們爭取在以下方面取得突破：一是根據《電子文件管理暫行辦法》的要求，參照國家電子文件管理部際聯席會議制度，爭取建立舟山市電子文件管理領導小組，由市領導掛帥，市信息中心、市發改委、市經信委、市財政局、市檔案局、市保密局等部門為成員單位，承擔全市電子文件管理工作的統籌規劃、組織協調和監督檢查工作，并完善相關法規制度；二是加強前端指導，爭取與市有關部門聯合對各窗口辦事流程進行改造，力求精簡辦事材料、減少接收紙質材料，努力實現在政務服務網平臺上實現全電子化流轉，提高電子文件的歸檔率；三是積極配合市信息技術中心與市經信委等有關部門，實現OA系統在全市的升級改造與普及，營造良好的電子公文應用環境，為電子公文“單套制”歸檔創造條件；四是做好全市檔案管理系統與政務服務網的對接，實現預歸檔電子文件的接收與管理；五是開發電子檔案進館接收與長期保存平臺，實現“最多跑一次”事項歸檔電子文件的在線接收與長期保存。

（本文執筆：舟山市檔案局 張丹斌）