探討辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理措施

成體志

(齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區電子商務孵化中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021)

檔案管理是企事業單位現代管理的重要部分，檔案收集與歸檔則是檔案工作的基礎。近年來，隨著社會發展，辦公室工作中形成的檔案數量和種類越來越多，一些傳統的檔案管理方法已經無法滿足檔案工作需要。在精細化管理思想指引下，如何采取新的手法去完善辦公室文書檔案收集與歸檔工作，就成為辦公室檔案管理工作必須思考的問題。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔管理的重要性

檔案指企事業單位在生產經營活動中所形成的有用的原始記錄和重要的信息資料。在企事業管理中，檔案管理具有重要意義，檔案管理范圍非常廣，它涉及到會議記錄、請示、審批文件、決議等文檔資料。辦公室文書檔案收集與歸檔是單位檔案管理中的一個基礎環節。通過合理、有序的文書檔案收集與歸檔工作，將檔案文書以科學的方式呈現出來，可以提高辦公室檔案管理效率，滿足辦公室人事考核、評定工作、資料查閱等工作的需要。此外，全面、到位的辦公室文書檔案收集與歸檔工作，也為管理者了解單位實際運營情況、經營決策提供了參考依據，因此，許多單位在發展中都對辦公室文書檔案收集與歸檔工作給予了高度重視。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔管理存在的問題

(一)檔案意識淡薄，檔案收集力度不夠

在制度不完善的情況下，一些檔案人員在日常管理中，只關注紅頭文件收集和管理，對檔案收集和歸檔管理等基礎工作缺少熱情，加上檔案收集與歸檔模式不科學，文件材料收集力度不足，所以一些有用的文件資料經常會出現丟失或者缺損等情況。如在文書檔案收集與歸檔過程中，一些檔案的集中收集力度不夠，許多檔案資料擺放隨意，無法及時回檔。個別人即便是發現其中存在問題，也很少會直接指出或糾正問題。

(二)工作不規范，資料收集不全面

一些檔案人員在收集文件資料時，也很少關注檔案文件的真實性、全面性，不關注檔案文件是原件還是復印件，在檔案歸檔管理上，一些兼職檔案人員的管理手法也是簡單粗暴，這必然會降低檔案文件材料的利用價值，影響檔案的利用。一些單位的檔案資料之所以殘缺不全，是因為單位在檔案工作上的投入有限，單位檔案室環境簡陋，缺少必須的防潮防蟲設備，一些檔案經常會因為潮濕、蟲蛀而受到破壞。

三、完善辦公室文書檔案收集與歸檔管理的措施

(一)成立高水平的檔案管理隊伍

檔案管理人員是檔案工作的主體，也是推動辦公室文書檔案收集與歸檔工作向前發展的有生力量，檔案管理人員的工作能力、職業素養會給辦公室文書檔案收集與歸檔工作帶來直接影響。因此，在信息時代，在辦公室文書檔案收集與歸檔工作環境、模式和方法都發生明顯變化的情況下，單位檔案管理部門在日常管理中，要突出重點，圍繞工作難點，加強檔案管理隊伍建設，嚴把檔案管理人才引進關，選用專業的檔案管理人才，適當提高檔案崗位的待遇，以薪資和文化留人，增加檔案管理隊伍的穩定性。然后，鼓勵檔案管理人員加強自主學習，接受再教育，同時定期將他們組織起來開展信息技術、檔案管理技能培訓，提高檔案管理隊伍的綜合素養和工作能力。立足于單位人力資源管理制度，施行崗位責任制和監督考核制度，就檔案管理人員的工作能力、表現給予評價，提高管理的針對性。在此基礎上，加大檔案管理理論和方法研究，了解新時期檔案工作的特點，緊跟時代步伐，將多媒體技術、信息設備等廣泛應用到檔案管理中去，提高檔案管理效率，強化檔案的信息化資源優勢。

(二)提高檔案文書管理水平

統一收集、分類管理、科學錄入各類有用的文件資料信息，為用戶提供便捷高效的檔案信息服務，是單位辦公室檔案管理工作的一個重要內容。這也要求單位重視檔案管理，建設檔案管理文化，在內部進行檔案管理宣傳，提高全體上下對檔案的認識。然后，嚴格檔案管理流程，以精細化管理為目標，建設檔案微機管理體系，開發檔案信息査詢系統，要求檔案管理人員做好檔案各環節工作的量化對照、標準化管理，定期進行檔案核查，盡可能避免出現文書檔案信息不全、數據出錯、格式不標準等問題，以確保檔案真實可用。檔案部門也要在上級領導下，根據單位職工群眾的信息需求，變傳統的坐等上門的工作思想為主動去各個部門進行檔案收集的工作觀念，加強與各個部門之間的聯系，積極創新文書檔案收集、歸檔工作模式，實現檔案管理服務系統與單位網站的安全鏈接，確保檔案信息網上檢索便捷，為用戶提供更好的服務。

綜上所述，辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理工作雖然是一項基礎性的工作，但是這項工作不容忽視。在日常管理中，檔案管理人員要與時俱進，就檔案現代化管理模式展開調查和研究，并在此基礎上完善檔案管理體系，創新檔案管理方法，做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作，以切實發揮檔案信息的實際作用，為單位發展做出積極的貢獻。

[1]謝家祝.檔案精細化管理在檔案管理中的實踐應用[J].城建檔案，2017(06)：75-76.

[2]翟榮榮.淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務，2015(22)：70.