解析電子政務建設中的文件管理風險

趙 邢

(齊齊哈爾市公共資源交易中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000)

風險管理滲透在電子政務建設的整個過程中，涵蓋有對政務系統內各種風險的控制、評估與識別。在實際的研究中，相關人員可借助分析案例的方式進行實證，堅持定量和定性相結合，對具體電子文件所具有的風險進行細致分析，在評估風險的基礎上分析與總結，然后提出有效的解決方法，確保管理措施具有較高的實用性。通常情況下，研究活動應從個性到共性，從實踐升華為理論，最終構建普適性很強的理論體系。

一、風險管理主要步驟

(一)識別文件風險

要想精準識別電子文件中的各種風險因素，就需要管理人員先對各種風險因素有進一步的認知。換句話說，電子政務建設中電子文件管理者應借助有效方法對電子文件可能面臨的風險因素進行系統的認知、了解與考察，并判斷與總結風險的性質、種類及可能引發的后果，從而提高自身的風險感知與識別能力。針對新時期電子政務建設中形成的海量電子文件，管理人員應結合全程管理的基本原則，自電子文件形成時，就對其相關信息與價值進行科學識別。另一方面，在電子政務建設中對電子文件所具有的風險性進行管理的過程中，還需要對其各種風險因素形成的原因進行分析，掌握其風險狀況，給風險管理及下一步處理做好準備。

(二)評估文件風險

評估電子文件的風險是對電子文件安全系統進行評價及科學計量的過程，該過程中應用到了定量分析法，需要科學判定電子文件中信息的可用性、保密性及完成性等安全因素，進而對電子文件和有關資產的潛在威脅、脆弱性及威脅發生幾率等進行測算，最后還應對各種威脅借助系統漏洞破壞電子文件和有關資產后會產生什么樣的后果進行評估。從某個層面上來講，評估電子文件所具有的風險因素，是對其風險進行有效管理的可靠依據。在當前的電子政務建設過程中，管理人員在識別電子文件所具有的風險因素后，就需要結合文件的存在狀態、生成事由、生成單位對其價值進行判定，對其真偽性進行辨別，識別和分析管理系統外可能出現的威脅及系統內的漏洞，并有針對性地做好實時監控工作。另一方面，管理人員還應始終秉承效益原則，對風險管理基本成本進行核定，結合文件管理成本及文件價值確定合理的風險管理級別。

(三)應對文件風險

應對電子文件中各種風險的目的，是盡可能降低因管理不當而造成巨大損失幾率的出現。在對電子文件進行風險識別及評估后，還需要管理人員借助有效措施對其風險情況進行處理，由此可見風險應對是整個電子政務建設中實踐性最強的環節，對整個電子政務建設成效的優劣產生巨大影響。因此，電子文件管理人員應加強對各種高風險因素的全面管理，盡可能規避各種風險的出現，及時排除風險并預防其擴散。

(四)監控文件風險

監控電子文件中各種風險的最終目的，是把具體的、微觀的風險管理提高到普適的、宏觀的風險級別進行有效管理，做好反饋、評估及跟蹤風險管理情況的工作，以確保電子文件中各種風險管理活動可順利實施。另一方面，針對針對電子政務建設中發生的突發事件，管理人員應對其及時、妥善處理，預防情況進一步惡化。

二、風險管理的保障

要想確保電子政務建設中電子文件各種風險管理活動的順利進行并有較好的效果，僅僅依靠規范執行上述幾個管理步驟是不夠的，還需要采取相應的保障策略，才能為風險管理質量的優化保駕護航。

(一)制定健全制度及戰略目標

在管理電子文件各種風險的過程中，應積極構建完善的管理制度，重視風險管理組織的建設工作。在實際操作中，應選定單位或機構核心領導人主管電子文件管理工作，指派專門人員對電子文件風險管理工作進行負責，確保電子文件日常的風險管理工作可高質量、順利開展，最終為風險管理工作的長效開展奠定基礎。另一方面，應制定可行性很強的電子文件風險管理目標，對管理進度的合理性與否進行定期研究，有效解決管理中暴露出來的各種問題，明確風險管理的工作要求與工作重點，以便有步驟、有計劃、有側重地進行風險管理工作。

(二)多部門聯合提升管理效果

在電子政務建設中，要想顯著優化電子文件風險管理實效，就需要多個部門之間的共同寫作。具體來講，檔案部門、文件所屬部門、政府部門及相關工作者應對各自在風險管理過程中的職責有全面而明確的了解，從而以強烈的使命感與責任感開展電子文件風險管理活動，主動構建合理的風險管理機制，最終不斷提高電子文件管理流程的合理性與科學性。

總之，電子文件安全管理成效的優劣對電子政務建設效果及質量產生深遠影響，是電子政務實際建設中的核心內容。因此，管理人員應明確電子文件風險管理的基本內容、主要步驟及保障措施，從而最大限度降低電子文件中存在的各種風險因素，進而提高管理成效，最終為電子政務建設效果的提升奠定基礎。

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