智慧城市背景下城建檔案工作發展方向思考

文/王靜巖(四平市城市建設檔案館 )

一、背景和意義

2017年12月8日，習近平總書記在中央政治局第二次集體學習時發表重要講話，強調“大數據發展日新月異，我們應該審時度勢、精心謀劃、超前布局、力爭主動”。習近平總書記在主持學習時，深刻分析大數據發展現狀和趨勢，結合我國實際對實施國家大數據戰略、加快建設數字中國作出部署要求，為用好大數據、贏得新時代發展的戰略主動指明了方向。抓住大數據發展的時代機遇，開創發展新局面，也是我國必須解答好的時代課題。作為信息化發展的新階段，大數據對經濟發展、社會秩序、國家治理、人民生活都將產生重大影響。

智慧城市基于海量的數據作為基礎，同時在這些數據上通過云計算、物聯網、移動互聯網、大數據等很多技術的融合以及信息架構的植入，來對用戶在城市工作和生活當中的很多需求提供意見和建議。解決影響企業和群眾辦事創業的難點堵點，進一步激發社會和市場活力；以運用現代信息技術創新行政審批和公共服務能力為手段，強化頂層設計，注重資源整合，優化和提升各地、各部門網上大數據服務建設，不斷簡化優化辦事流程，促進網上大數據服務運行規范、程序嚴密、過程透明、結果公開、監督有力，切實增強大數據服務的主動性、精確性和便捷性，為推進政府治理創新提供有力支撐和保障。而城建檔案管理即是智慧城市建設的一個縮影。

城建檔案作為指導工程實施、工程完工后查證以及工程項目案例知識學習的重要依據，在整個建設工程項目生命期內乃至以后類似工程項目的管理中都有著重要的作用。但是，傳統的檔案管理系統的信息檢索效率低，往往只能沉淀于企業或項目內部，知識重用不足。

BIM 技術對現存的數字化檔案和電子檔案，包括已有的CAD 與GIS 等數據在內，可與BIM 模型中相應部位進行整合、鏈接。對檔案和信息進行搜索、查閱、定位，并且操作在可視化模型的界面中。對于原有的檔案數字化管理可以得到對接和延續。把傳統建設項目經數字化形成的信息與今后運用BIM 技術的項目信息整合起來，同時，運用大數據技術提高對城建檔案分析利用的智慧化和高效性，適應未來“智慧城市”發展需要，把城建檔案管理水平提升到現代化的管理當中。

運用BIM 技術進行城建檔案管理，使得其管理水平提升到“智能化”管理。查尋信息不再需要查找原始信息進行分析，而是可直接再現建設項目某一階段的結果。前后相似的建筑在建造過程中，可以借鑒，以提高建造的效率。使得城建檔案機構從檔案資源信息的“倉庫”轉變為檔案信息資源利用的“基地”。使得城建檔案為城市規劃、建設和管理提供決策方案。

利用大數據技術，挖掘和分析各類城建檔案資源，構建決策模型、預警模型，把握檔案管理部門真實需求。同時，運用科學管理、預測、監測的方法，增強政府和委辦局的業務協同調控、決策的定量分析，減少人為主觀臆斷，提高城建檔案數據的“智慧化”。

二、目前城建檔案工作存在的問題

1.盡管當前計算機輔助已經得到了廣泛應用，但是傳統的紙質文檔管理仍然是現今建設項目文檔管理中信息儲存、交流的主要形式。計算機制表、復印、遞送等人工操作，造成了溝通時間長、效率低，信息反饋周期長及程序繁冗，造成極大的資源浪費，影響計劃、決策和分析，耽誤工期，并且文檔生成的及時性和準確性也得不到保證，直接影響建設項目的順利實施。

2.目前大部分研究仍然只是著眼于從不同數據類型、結構的角度進行系統設計，尋找結構化、非結構化等數據結構，或者視檔、圖檔等異構類型數據的管理方案。這樣最終只能實現問題的局部解決，且會導致項目實施過程中不同文檔管理系統之間不兼容，不利于檔案信息的交互與共享，造成相同檔案信息的重復輸入與儲存。

3.城建檔案作為城市建設的歷史記錄，存貯了龐大的城市建設基礎數據，但是傳統的檔案管理系統的信息檢索效率低，往往只能沉淀于企業或項目內部，知識重用不足。

4.目前檔案管理系統的檢索方式還主要是依靠系統自身的檢索功能，只能是基于文字匹配功能的關鍵字/詞檢索，對于不同項目參與方創建文檔的表達、寫作方式的不同，以及擁有專業知識的差異，可能存在一詞多義、一義多詞現象，甚至存在檢索詞未必包含在相關檔案中等情況，導致檢索效率低下，檢索結果不盡如人意。

5.在信息化高速發展的今天，建設工程領域國際合作項目的日益增加使得參與各方可能分布于不同的國家和地區，從而改變了傳統的項目參與方之間的交流、溝通的方式，這就對信息的交互性、穩定性與及時性提出了更高的要求。作為建設信息的重要載體，傳統的檔案管理系統也勢必要進行相應改革。

三、針對問題開展的主要工作內容

1.檔案數據庫。作為BIM城建檔案信息平臺流程的第一個階段，也是最根本、最重要的準備階段，其中，城建檔案數據庫必不可少。本階段需建設城建檔案數據庫管理系統，面向檔案管理部門提供檔案歸集管理服務，實現城建檔案的電子化管理。

2.檔案預處理。此步驟是核心，為了實現自動化的分類、檢索和關聯文本檔案到項目客體，必須首先發掘文本檔案的語言特征。具體包括以下三個部分：一是數據準備，識別文本檔案，將基于文本的信息從其各自原始格式轉換成純文本文件，包括電子表格、電子郵件和PDF 文檔等。去除原始檔案中不相關的標簽和標點，高頻出現的停用詞，無實際意義的虛詞，調整同義詞等。二是數據預處理，例如針對數據處理過程中，檔案之間的關聯匹配關系，就可通過構建頻率矩陣，進行數據預處理，解決關聯匹配問題。三是數據分析工具，用來開發將文本檔案集成到基于模型的信息系統的框架。主要目標是提高相關項目檔案的識別和分析。

3.項目模型構建。面向檔案管理部門，構建基于BIM的項目模型系統，該階段系統重點解決每個項目的客體劃分問題。

4.檔案分類管理。第一步定義分類系統，此步驟主要用于解決城建檔案分類問題。

5.檔案檢索和排序。該階段重點解決用戶問題轉換，并自動識別所選對象相同類的檔案信息。

6.檔案模型關聯。復查步驟需要人工操作，主要解決上一階段中自動進行的檢索和排序結構調整問題。

7.檔案應用。基于BIM的城建檔案信息平臺的建設，通過大數據技術，結合BIM模型可實現對城建檔案資源的數據統計、質量統計及分析。例如，運用大數據對檔案梳理、檔案密級對比、檔案移交量等統計；對檔案全文數據質量的分析、檔案著錄情況的分析、檔案資源分布點分析等。同時，通過BIM模型進行檔案信息與模型的關聯，以多維立體的形式對檔案信息進行全方位解讀。

四、城建檔案工作發展方向

1. 運用BIM 技術進行城建檔案管理。BIM 的發展和應用已經成為建設工程領域的必然方向，而且BIM 的參數化、模型化以及協同工作等特點也給文檔管理帶來了新的視角。目前，建設領域國際上較為主流的各大軟件商開發和應用的商用軟件主要集中于項目的多維度可視化、參數化構建建模上，還沒有實現將項目文檔與基于模型的系統進行集成。隨著BIM 平臺上各種海量信息的高度集成化發展要求，建立一個高效的適用于BIM環境的城建檔案信息平臺顯得尤為必要。

2.大數據技術將會應用到城建檔案管理工作中。通過大數據技術，結合BIM模型可實現對城建檔案資源的數據統計、質量統計及分析。例如，運用大數據對檔案梳理、檔案密級對比、檔案移交量等統計；對檔案全文數據質量的分析、檔案著錄情況的分析、檔案資源分布點分析等。同時，通過BIM模型進行檔案信息與模型的關聯，以多維立體的形式對檔案信息進行全方位解讀。

在信息化飛速發展的今天，隨著新興信息技術的出現，項目中產生的數據、信息無論是結構還是類型都呈現出越來越復雜的態勢，傳統的模式已經不能滿足城建檔案數據庫信息實時交互、動態協同的需求。而BIM技術、大數據技術等新技術在城建檔案工作中廣泛應用，既是打造智慧城市的根本前提條件，也是提升城建檔案管理水平具有現代化特質的重要基礎。未來城建檔案大數據庫會有更好的發展空間，將完善現代化的城建檔案工作，提高城建檔案的工作水平，實現高效惠民的現代化服務，助推城建檔案事業向智能化方向發展，為社會提供更優質的服務。