電力企業(yè)如何做好數(shù)字檔案室建設

陳 彬/國網(wǎng)紹興市上虞區(qū)供電有限公司

企業(yè)數(shù)字檔案室建設是企業(yè)檔案信息化建設的重要內(nèi)容，企業(yè)開展數(shù)字檔案室建設能變革傳統(tǒng)的檔案管理模式、流程和體制，更新檔案工作理念，推動企業(yè)檔案工作快速發(fā)展。企業(yè)開展數(shù)字檔案室建設亦是貫徹省委省政府相關要求的舉措，省委省政府明確要求大力發(fā)展覆蓋全省的數(shù)字檔案館（室）等新興文化服務平臺，并明確提出到2020年國有企事業(yè)單位檔案室要全部建成數(shù)字檔案室。下面筆者以所在單位國網(wǎng)紹興市上虞區(qū)供電有限公司為例，談談電力企業(yè)如何做好數(shù)字檔案室建設。

1 組建工作架構(gòu)

國網(wǎng)紹興市上虞區(qū)供電有限公司組建了嚴密的工作架構(gòu)，由公司一把手掛帥，下設4個專業(yè)組，分別為存量檔案數(shù)字化組、增量檔案電子化歸檔組、數(shù)字檔案質(zhì)量督查組、綜合保障組，并明確各專業(yè)組由一名分管副總領導。各專業(yè)組職責清晰、任務明確且各有側(cè)重，保證了數(shù)字檔案室建設工作有序推進；一把手親自領導，還為協(xié)調(diào)各部門和爭取資金等提供了便利。

2 開發(fā)檔案管理軟件

目前很多單位采用了能接收協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件的數(shù)字檔案管理軟件，但是這些管理軟件卻不能接收有些業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的專業(yè)電子文件，是因為無法與這些業(yè)務系統(tǒng)的接口兼容、與其數(shù)據(jù)格式保持一致，這時先要將相關的紙質(zhì)業(yè)務文件歸檔，再將檔案進行數(shù)字化，此舉既增加了工作成本，又使得原生電子文件變成了數(shù)字化副本。在數(shù)字檔案室建設過程中，公司十分重視開發(fā)合適的檔案管理軟件，并建立軟件與各大業(yè)務系統(tǒng)的集成接口，實現(xiàn)電子文件網(wǎng)絡采集和自動歸檔。

3 整合目錄數(shù)據(jù)庫

公司雖早已經(jīng)建立覆蓋室藏實體的目錄數(shù)據(jù)庫，但錄入的數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，很多關鍵詞沒有在條目上體現(xiàn)，且不能支持高效率的搜索和查尋。我們根據(jù)電力企業(yè)的特點，參照省市有關規(guī)定，專門制定了《國網(wǎng)紹興市上虞區(qū)供電有限公司文件級目錄著錄細則》，規(guī)定了公司各類檔案特別是業(yè)務類檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和著錄細則，并組織專業(yè)人員對原室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫進行梳理和修改，為示范數(shù)字檔案室建設奠定了基礎。

4 開展“存量數(shù)字化”

由于公司電力系統(tǒng)工程資料繁多且存在多種類型的重要藍圖，如工程前期資料、線路路徑圖、衛(wèi)星地理圖、主接線圖、招投標資料等，我們依據(jù)《浙江省電力單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工技術規(guī)范》《浙江省電力單位電子公文歸檔管理實施辦法》事先制定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工技術規(guī)范，明確掃描方式、圖像保存格式、文件命名方式以及掃描質(zhì)量要求，將所有應數(shù)字化檔案掃描成TIFF格式，并轉(zhuǎn)換為PDF格式進行掛接，這樣既滿足了數(shù)據(jù)批量掛接的要求，又方便了電子文件質(zhì)量檢查。此外我們還十分重視對實物進行數(shù)字化，這些實物包括獎杯、獎牌、錦旗、獲獎證書等，它們記載了公司的工作業(yè)績和所取得的社會、經(jīng)濟效益等，具有重要價值，我們通過掃描、高清拍照等手段進行數(shù)字化。

5 實施數(shù)據(jù)集成遷移

公司信息化管理起步較早，開展數(shù)字檔案室建設時需要將公司多年來形成的、保存在各平臺上的各門類、各類型的電子檔案數(shù)據(jù)遷移導入到統(tǒng)一的檔案管理平臺上。遷移工作看似簡單，但在實際工作中會產(chǎn)生各種細節(jié)問題，極易導致遷移失敗，進而造成遷移數(shù)據(jù)丟失，這些問題包括原文件號與目錄號不一致、之前錄入的題名和責任者格式不規(guī)范、批量掛接時工作人員沒有認真校驗造成目錄著錄不完整、頁數(shù)不符或者順序不對等。因此在遷移過程中需要檔案人員認真校對、反復核查相關信息，確保電子檔案的完整性、準確性與可用性。

6 推進“增量電子化”

在完成上述工作的基礎上，要及時推進“增量電子化”，并形成常態(tài)化工作機制。實踐中公司采取了多項舉措，如大力推行無紙化辦公，實現(xiàn)電子公文流轉(zhuǎn)網(wǎng)絡化；在招標文件中明確項目投標單位在投標時提供紙質(zhì)版與電子版標書；在行政管理考核中增加與電子化歸檔工作相關的內(nèi)容；等等。