高校年鑒編纂實踐要務

李 娟/杭州電子科技大學檔案館

高校年鑒記錄了高校的辦學規模、學術水平、教學質量、工作效益等各項指標，反映了高校一年里常規工作情況及重大活動開展情況，具有以下鮮明特點：一是所涉及的部門多，以筆者所在的杭州電子科技大學為例，杭電年鑒編纂涉及黨政管理機構與群團組織21個、教輔機構8個、教學科研機構28個、附屬企業2個、獨立學院1個，因此年鑒編纂既需要一個部門來牽頭組織，也需要各部門通力合作；二是要考慮寒暑假因素，因此必須要合理規劃年鑒編纂的啟動時間和工作進度；三是注重體現學科專業性，也注重體現教育教學、學生工作、人才培養等方面的內容。2017年12月，《杭州電子科技大學年鑒（2016）》正式由西安電子科技大學出版社出版，該年鑒系杭電第一部公開出版的年鑒。下面筆者以《杭州電子科技大學年鑒（2016）》編纂工作為例，簡要談一談工作中的若干想法。

1 提供有力的組織保障

杭電要求校檔案館作為牽頭組織部門，并成立以校領導、重要部門負責人為主體的校史編纂委員會，負責把握年鑒編纂的工作方向，同時要求委員會成員列席年鑒編纂工作系列會議，負責提供政策支持、對編纂內容進行討論并提出修訂建議，還要集體決定年鑒是否可以出版。杭電還要求各學院、部處確定一位年鑒編纂負責人和一位組稿人，最后形成了以年鑒編輯部為編纂主體，各學院、部處編纂負責人和組稿人全力配合的采編體系，確保年鑒中每一個數據都有來源、每一項內容都經過審核。

2 形成嚴謹的工作作風

一是細化編纂方式。杭電年鑒編輯部在年鑒修改工作中堅持保留修改痕跡，這樣能夠方便校對工作、及時糾正組稿人的錯誤。實踐證明這樣的工作方式是行之有效的，編纂過程中表述不正確或令人產生歧義的文句都被及時發現并得到改正，如發現“印度尼西亞大學”被簡寫成“印尼大學”并及時改正，確保表述嚴謹無誤。

二是提高溝通能力。一般來說，年鑒編輯部成員了解高校整體工作情況，但對各學院、部處的工作了解不多；而組稿人對所在學院、部處的具體工作有深入了解。因此年鑒編輯部成員在年鑒修改和校對過程中必須與組稿人積極溝通，通過溝通能掌握各學院、部處的工作動態，確保年鑒表述的準確性；同時讓組稿人掌握高校的中心工作、大局工作，讓他們圍繞中心大局提供稿件，確保稿件有針對性，降低被退稿的幾率。

三是具備抗壓能力。編輯部成員在年鑒修改和校對過程中，會對有些學院、部處的稿件提出退稿或修改的要求，有些學院、部處會不配合，因此編輯部成員必須積極溝通協調，還要講策略、講方法，使相關學院、部處能夠配合編纂工作。還有些學院、部處對編纂工作很重視、能夠積極配合編纂工作，但為了盡可能多地體現其工作業績，會提供給編輯部內容詳實的材料，這些材料往往內容過于瑣碎。對此既不能打擊其積極性，也要嚴格按照年鑒編纂要求，指導學院、部處對上報材料進行揀擇與修改，確保材料符合要求。

四是抓好針對組稿人的培訓工作。為提升組稿人的業務能力，編輯部要求新上崗的組稿人接受業務培訓，培訓時下發編纂工作規章制度、組稿問題總結及修正方法等材料，組織組稿人認真學習；此外在日常工作中，如遇稿件需要返回修改或直接退回的情況，詳細為組稿人分析存在的問題。

3 安排合理的工作進度

高校受寒暑假及平時節假日影響，每年實際工作約為200天。考慮到年鑒初稿收集、修改工作需要與各學院、部處進行溝通，因此要合理安排工作進度，并將工作適當提前。杭電于2017年5月初啟動年鑒編纂工作，要求各學院、部處在1個月至1個半月內上交基礎材料，編輯部用1個月至1個半月的時間進行修改與校對工作，完成終稿并交給出版社出版。為了保證年鑒順利出版，暑假期間不少年鑒編輯部成員、組稿人加班加點完成工作。今年，杭電將年鑒編纂工作提前到3月開展，對工作進度進行了更合理的安排。

4 引入適當的激勵機制

對組稿人來說，高校年鑒編纂是作為硬性任務進行下派的，他們多為行政管理人員，本身工作千頭萬緒，而組稿時要聯系各學科教師、科研秘書、教研主任，還要聽取領導意見，工作需要耗費大量的時間精力；對編輯部成員來說，他們的日常工作是與各學院、部處進行對接和文字編校，年復一年的編纂工作會產生職業倦怠。因此，引入適當的激勵機制是很有必要的。杭電正在策劃組織“年鑒編纂優秀工作者”評選，并計劃安排獲得榮譽稱號者參加國內外年鑒編纂相關會議學習等。