做好舟山國儲項目檔案管理的實踐與體會

何紅意/舟山國家石油儲備基地有限責任公司

舟山國家石油儲備基地是國家投資建設的第一批戰略石油儲備庫之一。舟山國家石油儲備基地項目是國家重大建設項目，具有投資大、工期長、涉及面廣、承包商多等特點，抓好建設項目檔案管理對于項目有效實施和科學管理具有重要意義。

1 工作實踐

1.1 工作開展前明確若干事項

第一，制定舟山國儲項目檔案管理計劃，明確項目檔案管理依據、文件歸檔質量標準、收集范圍、驗收時間等等要求。第二，結合項目EPC總包模式，建立由建設單位、總包、分包、監理、第三方檢測、地方檔案管理部門以及甲供材料和乙供材料供應商等多家單位組成的項目檔案管理網絡。第三，把文件管理列入項目建設計劃和相關部門及人員的職責范圍，對檔案管理部門、工程技術部門、各承包方之間的職責進行逐條分解并加以落實。第四，項目總包、分包、監理等單位入場時，舟山國儲公司檔案管理部門在第一時間組織開展項目檔案交底，內容涵蓋項目檔案管理總目標、職責分工、文件傳遞流程、溝通渠道、重要時間節點、質量要求等。

1.2 工作開展時加強檔案管控

一是在總包、監理單位進場時，舟山國儲公司工程管理部門督促監理單位組織召開會議，明確施工記錄、質量評定及監理用表等材料的填寫格式。二是在參建各方入場時檔案管理部門要求總包、分包、監理、質量監督等單位報備印章及管理人員簽字，以便核對檢查。三是定期對承包單位開展文件質量檢查，如果發現問題則確定責任人、整改措施和明確整改時間，要求責任人在整改完成后提交整改報告并接受復查，并將檢查結果通過正式文件上報受檢單位的上級部門或公司。

1.3 工作結束后及時總結經驗

項目工作結束后，檔案管理部門編寫《舟山國儲項目檔案管理經驗教訓總結》，全面回顧自舟山國儲項目立項以來檔案管理中積累的豐富經驗，并作為組織過程資產進行存檔。此外檔案管理部門及時對項目檔案進行匯總與梳理，開展《舟山國儲項目文件匯編》《舟山國儲項目基礎數字匯編》等資料的編研工作。

2 工作體會

2.1 需要領導重視和全員參與。舟山國儲公司在項目建設之初總經理就要求組織開展全員培訓，邀請知名高校相關專業教授到公司開展為期一周的項目管理培訓，要求全員用項目化的語言對話、用項目化管理理念開展工作；之后要求全員編制各自管理范圍內的管理文件并匯總，最終形成了《舟山國儲項目管理手冊》，其中包括《舟山國儲項目文檔管理程序》；總經理還對各方的文檔管理職責逐條進行審核與細化。后續項目開展過程中文檔管理嚴格遵循該程序，如果工作人員對自身職責范圍與具體工作要求不甚清楚，可查考《程序》進行明確。由于領導重視，公司各部門和各承包單位能夠主動配合檔案管理部門開展相關工作；檔案管理部門在領導支持下根據項目進度適時開展各類項目文檔管理知識培訓、組織檔案知識競賽活動，提升廣大參建人員的文檔質量意識和參與檔案工作的意識。

2.2 需要業主方全程介入。舟山國儲公司作為業主方，從立項開始將項目檔案管理作為項目建設的重要組成部分，列入工作計劃并編制項目檔案管理規劃，做好項目前期檔案資料的收集整理；在簽訂承包合同時將竣工檔案的質量、份數和移交工作等方面要求納入合同中，并明確規定如果檔案不合格，那么工程不得交工和結算。在項目建設及竣工階段，對過程資料進行監督管理和層層把關：及時了解項目建設總體安排及工程建設進度，適時開展交底與培訓；參加甲供材料設備開箱，對設備隨機資料和圖紙進行檢查、接收并保存一份原件，同時督促總包單位做好乙供單位的設備資料收集；在工程進展檢查中同步檢查所形成的文件材料是否完整、簽證手續是否完備等；在工程驗收時檢查各單位工程各分部、分項、檢驗批資料是否合格，如不合格不予驗收。

2.3 需要各方密切配合。總包方不但要負責工程總承包范圍內的項目檔案管理，還要負責指導和監督分包方開展項目檔案管理，并對各分包方的檔案進行匯總和整理，向業主方移交符合規范要求的項目檔案。分包方要接受業主方、項目監理方和總承包方的管理，負責分包范圍內項目檔案收集、整理、立卷，并對歸檔檔案的質量負責。項目監理不但要做好檔案監理和向業主方移交監理檔案，還要對總承包方、分包方項目檔案形成的質量進行監督，并敦促和監督總承包方在工程項目竣工時向業主移交質量合格的項目檔案。