論高校檔案日活動的策劃與實施

王毓靈 王琍琍/同濟大學檔案館

2008年頒布實施的《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案機構的文化職責作出了明確規定：“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能。”國家檔案局決定自2013年起，把每年的6月9日即“國際檔案日”作為全國各級檔案部門的宣傳活動日，由此“6·9國際檔案日”成為我國檔案界的盛大節日，為推動檔案事業發展提供了良好契機。高校檔案部門利用“6·9國際檔案日”舉辦活動不僅有利于展示高校歷史文化，更有利于高校檔案事業發展。

1 實踐分析

1.1 設計活動方案，完善各項安排

2011年6月9日，同濟大學檔案館為了配合上海市檔案局“第五屆上海市檔案館日”活動，決定舉辦校首屆“6·9國際檔案日”活動。彼時國家檔案局尚未明確我國“6·9國際檔案日”的相關內容，舉辦類似活動的高校也很少。為了成功舉辦這次活動，同濟大學檔案館廣泛查閱了當時國內外反映檔案日活動開展情況的相關文獻資料，并撰寫了詳細的活動策劃方案，方案提出將整個檔案日活動安排在兩個會場進行，即安排在校園展臺分會場和檔案館主會場，在校園展臺分會場的活動主要有發放編研成果《同濟大學百年志》領書單、請師生在留言本上留言簽名、分發自主開發的檔案文化產品“同濟大學人物”散裝書簽；在檔案館主會場的活動主要有提供高校檔案工作業務咨詢服務、發放圖書《同濟大學百年志》等。

比較較有新意的是同濟大學檔案館特別設計制作了一套檔案文化產品，即“同濟大學人物”散裝書簽。書簽正面印有對同濟大學具有深遠影響的人物如埃里希·寶隆、朱葆三、殷夫、蔡元培、馮至、袁希濤等的頭像及其格言，背面印有檔案館和校史館的簡介，這樣就較好地把檔案文化和檔案館業務工作結合起來。此外兩個會場是先后開展活動的，即在6月9日開展校園展臺分會場活動，6月24日在檔案館主會場開展領書活動和提供業務咨詢服務，這樣就把活動周期延長了，意在讓師生和社會公眾走進校檔案館大門，對檔案館和高校檔案業務有個初步概念與了解。

這次活動順利舉辦且社會反響良好，但也存在不足，主要表現為活動現場的“檔案味道”不濃，甚至被誤以為是商業活動；分發散裝書簽時耗費了較多的時間和人力，有些應接不暇。針對以上問題，2012年校檔案館舉辦第二屆“6·9國際檔案日”時進行了相應改進：首先確保展臺布展風格樸素簡約，周圍沒有張貼商業廣告或與活動不相關的信息特別是商業信息，避免被誤認為是商業活動；其次在實踐中發現廣大師生對贈送的檔案文化產品有著極大的興趣，所以我們把活動籌備的重心放在制作更有特色的館藏檔案文化產品上，比如設計書簽封套，使散裝的“同濟大學人物”書簽可以成套發放，這樣不僅提高分發效率，而且使書簽整體美觀大方；最后擴大活動參與范圍，除了邀請校內部分院系兼職檔案員參觀檔案館外，還通過網上預約的方式邀請校外人士參與活動。

1.2 把握時間節點，打造活動品牌

2012年的第二屆“6·9國際檔案日”，同濟大學檔案館結合《中華人民共和國檔案法》頒布25周年、檔案館建館25周年和同濟大學百年卓越工程教育紀念活動設計了相應的活動，并且將活動范圍擴大到同濟大學嘉定校區，力圖打造檔案日活動品牌。第二屆檔案日的活動內容更加豐富多彩：6月6日，通過在網上發布邀請函的方式，邀請到原上海市閘北區檔案局副局長胡偉祖，他帶領30多名基層檔案干部參觀了同濟大學校史館與“同濟大學百年卓越工程教育圖片展”；6月7日，校檔案館在四平路校區學苑飲食廣場前和嘉定校區新天地飲食廣場同時舉辦了檔案日校園展臺宣傳活動，現場贈送印有校檔案館館標的“同濟大學人物”書簽、手提袋以及校檔案館自辦刊物《同濟蘭臺》；6月8日，舉辦了檔案館開放日活動，邀請部分院系兼職檔案員參觀校檔案館檔案庫房，近距離了解全校檔案管理現代化建設情況；6月11日，舉辦了《中華人民共和國檔案法》頒布25周年暨校檔案館建館25周年座談會，邀請校內各部門相關負責人回顧校檔案館成立至今25年來的發展歷程。

值得一提的是，本次活動邀請了校設計創意學院的教授設計了校檔案館館標。館標設計使用中國傳統木刻老宋體“檔”字，蓋上形似郵戳的同濟大學校標；考慮到校標的嚴肅性，將校標放在正中間，“檔”字作為背景，“同濟大學檔案館”幾個標準字居中對齊放在圖案底部，經過反復比較調整到最佳效果。自此檔案館有了屬于自己的品牌標志，館標被廣泛應用于校檔案館自行開發的檔案文化產品上，如應用于書簽、手提袋、明信片、卡套上。

1.3 擴大活動規模，提升整體影響

2013年的第三屆“6·9國際檔案日”重在擴大活動規模、著力提升整體影響力。首先，邀請校領導直接參與活動。在校園展臺活動中，原上海市人大常委會副主任、同濟大學副校長鄭惠強親自向師生及校友分發明信片等檔案文化產品，活動現場異常火爆。其次，舉行檔案捐贈儀式，在做宣傳的同時還豐富了檔案資源。活動當天，原同濟大學校長江景波向校檔案館捐贈了榮譽證書、聘任書、邀請函、徽章等個人物品177件、照片500多張，其中有一份1984年2月16日國務院任命他為同濟大學校長的任命書，更是彌足珍貴。原校黨委書記周祖翼向江景波頒發了捐贈證書。本屆檔案日活動展示的檔案文化產品豐富多樣。校檔案館工作人員在活動現場分發《寄語同濟》《同濟英烈》《沖破黑暗迎曙光——紀念同濟大學“一·二九”事件五十周年》等編研成果，還有“同濟大學人物”書簽、校歌MTV光盤、館藏明信片、檔案館業務介紹單等，廣大師生及校友對這些產品興趣濃厚、反響熱烈。據統計，6月9日當天共有1000多名師生及校友在簽名冊上留言簽名，表示支持學校檔案工作。

至此，同濟大學檔案館的“6·9國際檔案日”活動模式基本定型，即以分發贈送檔案文化產品為重點，再配合檔案展覽、檔案館開放日、檔案捐贈儀式、座談會等內容組成系列活動。

2 幾點思考

2.1 要尋找活動受眾的興趣點

高校檔案日活動具有很強的互動性，高校檔案館要把檔案日活動辦好，必須找準活動受眾即師生及其他相關社會大眾的興趣點，以受眾喜聞樂見的形式開展活動。如同濟大學檔案館在第一屆“6·9國際檔案日”活動中采用了多種活動形式，包括舉辦檔案館開放日、發放編研產品和檔案文化產品，甚至組織現場教學，教活動參與者制作檔案案卷等。從活動中逐步發現受眾的主要興趣點是獲取檔案文化產品，據此有針對性地調整活動策略，制作更高水平的檔案文化產品向受眾發放。還要剖析受眾興趣點的根源。如同濟大學檔案館對受眾為何喜愛獲取檔案文化產品這一現象進行研究，認為學生在校學習生活，會對學校的歷史與文化產生好奇心；已經畢業的校友對母校會有深厚的感情，更愿意了解和收藏與母校有關的歷史資料和禮品。這些因素都使得檔案文化產品大受歡迎。此外，要在檔案日展示檔案館的業務工作并非易事，所以建議將檔案館的業務情況介紹融入進檔案文化產品中去，讓受眾通過檔案文化產品了解檔案館業務工作。

2.2 要深挖館藏資源

高校“6·9國際檔案日”活動表面上看是有著“短平快”特征的交流展示活動，事實上活動要長期順利舉辦，需要做好大量的幕后籌備工作，特別是要深挖高校檔案館的館藏資源，才能推動活動不斷推陳出新。如同濟大學檔案館深挖館藏資源，制作了形式多樣的檔案文化產品包括“同濟大學人物”書簽、“同濟大學百年校園圖集·校門”明信片、“同濟大學卓越百年工程教育圖集·第一輯”明信片、《同濟大學的第二故鄉——四川李莊》明信片、有星云大師題字“同濟天下”的宣傳卡套等，成為“6·9國際檔案日”活動的亮點，同時也契合了受眾的興趣，使每年的相關活動具有新意和吸引力。

2.3 要抓住重要時間節點

要抓住重要時間節點策劃“6·9國際檔案日”活動。首先是圍繞國家重大節慶活動策劃檔案日活動。如2015年校檔案館圍繞“中國人民抗日戰爭暨世界反法西斯戰爭勝利70周年”這一主題，制作了檔案文化產品《同濟大學的第二故鄉——四川李莊》明信片，該套明信片共12張，生動再現了抗戰期間同濟大學師生在李莊古鎮認真求學、積極支援前方抗戰的場景。檔案日當天該套明信片由校領導親自發放給師生，受到熱烈歡迎，某個單日贈出千套以上。

其次是圍繞本地區檔案部門的檔案日主題策劃活動。如上海市檔案局每年舉辦的檔案館日活動都有特定主題，第六屆上海市檔案館日主題為“城市新印象·檔案見證”、第七屆主題為“城市記憶，經典上海”等，高校檔案館可據此有針對性地策劃本校檔案日活動。

最后是圍繞本校重要時間節點策劃活動。如同濟大學校慶日是5月20日，而“6·9國際檔案日”宣傳活動往往會從5月持續至6月，所以可以結合校慶策劃檔案日活動。在“6·9國際檔案日”期間同濟大學檔案館就主辦過“同濟大學百年卓越工程教育圖片展”“1950—1970年同濟大學學生文藝社團活動回顧展”等檔案展覽，詳細展示校史校情，并成為檔案日活動的特色項目。

“同濟大學百年校園圖集·校門”明信片

2.4 要舉辦優質檔案展覽

高校“6·9國際檔案日”活動往往開展周期較短，要求輸出的信息量卻很大，而檔案展覽凝聚了精華內容，且舉辦檔案展覽具有較強的可行性；檔案展覽所需場地較大，展覽往往會吸引很多觀眾，因此舉辦展覽能方便觀眾溝通交流；檔案展覽影響較為廣泛，會受到媒體的關注和報道。因此可在活動中舉辦檔案展覽，并要花心思創新展覽形式，如除了制作檔案圖文展板外，可以展出實物或應用VR虛擬現實技術模擬檔案所反映的場景等。還要確保檔案展覽的質量，制作的展板力求圖文并茂、圖片優美且內在邏輯連貫，并安排業務素質高的講解員，給觀眾帶來良好的參展體驗。如，2017年“6·9國際檔案日”期間校檔案館舉辦了以“蘭臺珍品精神傳承”為主題的同濟大學檔案館館藏實物珍品展，首次公開展出了李國豪、陳從周、馬在田、汪品先、阮儀三等36位知名校友的個人檔案，包括手寫教案、論文手稿、自繪圖紙、教學用具、榮譽證書等。此次檔案展覽受到澎湃新聞、《新民晚報》、《文匯報》、Shanghai Daily、東方網、央廣網、中國新聞網、新浪、搜狐、網易、鳳凰網等多家媒體的關注與報道，《上海檔案》雜志2017年6期也刊登了相關內容。