監理單位履行信息化建設工程項目檔案管理職責的機制和方法研究

■趙新宇

隨著信息化的深入發展,以“網絡+云資源+公共平臺”一體化為特征的新一代互聯網基礎設施初步形成。“云上云”行動計劃深入推進，互聯網與各行業加速融合，寬帶應用深度融入生產、生活，移動互聯網全面普及，物聯網、云計算、大數據等新一代信息技術廣泛應用。電子政務已經深入到經濟社會發展的各個領域,成為各級政府平穩運轉和高效履職不可或缺的手段。經過多年的努力,我省電子政務已由業務辦公的支撐工具,逐步成為提高服務人民群眾水平的有效抓手,成為提升政府治理能力必不可少的創新手段,并在投資項目審批等方面取得顯著成效。

近年來，我省省級機關實施的一批電子政務建設項目認真貫徹《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》、《云南省重點建設項目檔案驗收實施辦法》的規定，認真開展工程文件材料的收集、編制、整理、歸檔，順利通過檔案行政管理部門組織的驗收，檔案的完整性、準確性、系統性及安全性得到有效保障，為項目項目科學管理、安全運維提供了重要基礎。但在我們在相關指導工作中也發現了一些不容忽視的問題，一是工程中形成的電子文件未能實施有效管理，數據庫、開發軟件、設備隨機光盤等普遍沒有及時收集、歸檔；二是未能規范建立設備檔案，實施單位有設備開箱見證、安裝調試記錄等文件，但業主單位對設備合格證、說明書、安裝文件、出廠測試報告隨機文件沒有歸檔；三是實施過程對《科技檔案案卷構成的一般要求》等國家規范不掌握，沒有規范開展編目、立卷工作；四是對電子檔案的安全保管意識不強。過程中監理普遍沒有嚴格履行職責，協助業主同步、進行規范管理，確保電子檔案安全。信息工程有區別于實體工程的顯著特點，專業性、時效性都很強，充分發揮監理作用，是解決以上問題，提高信息化建設項目檔案管理水平的關鍵。

1 將文控—檔案管理納入監理規劃及監理職責范圍

1.1 信息化監理工作，簡單一句話可以概括為：在信息化建設中為了減弱信息不對稱而引入的第三方獨立組織或者機構。文件檔案是信息化建設唯一可靠的信息，因此，相關管理在信息化監理工作中具有基礎及戰略性地位，伴隨監理“四控、三管、一協調”職能的開展，應同步開展文控檔案工作。

1.2 四控

信息系統工程質量控制；信息系統工程進度控制：信息系統工程投資控制；信息系統工程變更控制。在進行質量、進度、投資等控制中，規范的文件管理是規范、有效、科學控制行為的基礎，在實施過程中只有對實施單位、設備軟件供貨商的控制管理也能根本上保證了歸檔文件材料的完整、準確和標準化。

1.3 三管

信息系統工程合同管理；信息系統工程信息管理；信息系統工安全管理。合同、信息管理是文控檔案管理的基本內容，通過動態管理，促進管理目標的實現。

1.4 一協調

在信息系統工程實施過程中必須協調有關單位及人員間的工作關系。工程建設以社會大生產分工、協作實施，最終形成的全套竣工檔案資料是由各參建單所提交的反映其職能活動的檔案匯總、編制而形成。因此，協調工作不僅關系到建設目標的完成，也是保證全套竣工檔案資料質量的客觀要求。

監理單位應將文控檔案管理納入履行監理職責，認真開展相關工作不僅是信息化工程監理工作的本質要求，同時也檔案工作規范開展的根本保證。

2 全過程實施文控—檔案管理

2.1 招投標及合同簽署

監理單位應根據業主要求，協助其制定評標標準或參與評標，并做好政府采購文件、招標文件、委托招標文件、評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知等文件管理。

協助業主進行合同評審，要求監理工程師熟悉招標及政府采購方面的法律條款，協助做好合同談判紀要、合同審批文件、合同書、協議書、合同變更、索賠等文件管理。

2.2 計劃實施準備

監理單位對《實施計劃》、《工作細則》、《組織設計》履行審批中，應當把文控檔案管理作為一項工作內容，落實到位。

應協助業主單位制定《項目文件材料歸檔范圍及保管期限》、《項目檔案分類編號方案》及文件管理措施，并頒布執行。

2.2 需求分析

編制需求調研計劃、記錄、需求分析、需求規格說明書、需求評審。應用軟件項目開展需求調研、需求規格說明書的制定及評審。

2.3 設計階段

對于系統開發工程應做好設計開發計劃、設計方案、概要設計說明書、概要設計評審、詳細設計說明書、詳細設計評審、數據庫結構設計說明書、編碼計劃、代碼編寫規范、施工圖設計文件管理。

2.4 實施階段

應用軟件類項目，監督工程文件形成、積累情況，及時審核承建單位的階段性文檔，及時以項目例會、監理文件對有關問題協調。硬件類項目，做好開箱驗收記錄、設備安裝調試記錄，對隨機文件材料及時收集整理歸檔。對于升級改造類項目，還要做好主要設備遷移及割接記錄，切實做好變更、補充、升版文件材料歸檔。

信息資源規劃和數據庫、應用支撐平臺和應用系統、數據處理和存儲系統、安全系統建設建設工程應做好實施計劃、方案及批復文件，意見匯總報告、系統集成方案、項目配置管理方案、評審報告、設計變更報審、代碼修改記錄、網絡系統文件、二次開發支持文件、接口設計說明書、程序員開發手冊管理。

對于設備安裝調試應做好開箱驗收階段設備隨機文件、裝箱單、合格質量證、設備圖紙、說明書、檢測報告、開箱驗收記錄，測試計劃（方案）、安裝測試記錄、報告、驗收文件、交接清單收集。

軟件采購應做好軟件授權書、軟件許可協議、海關商檢相關文件、原產地證明、產品質量證明、設備代理商營業執照復印件收集。

2.5 初驗

督促實施單位按照歸檔范圍對過程文件材料進行梳理、鑒定，并根據國家標準、規定，編制、形成項目竣工檔案，監理單位應對檔案完整性、準確性、系統性進行審核，并出具《竣工檔案審核報告》，對是否具備初驗條件提出意見，對存在問題督促實施單位整改完善。協助業主開展檔案驗收、現場驗收、第三方測評等工作。

協助業主開展驗收工作大綱、各單項、系統驗收報告、信息安全風險評估報告、初步驗收總報告、初驗會議文件、驗收申請、驗收意見書及驗收委員會簽字表、項目稽察、檢查文件、項目后評價文件收集工作。

2.6 試運行

編制標準建設總體方案、實施計劃、標準正式文本，形成試運行報告。

2.7 終驗

協助業主按照項目檔案分類編號方案，編制、形成整套工程項目竣工檔案，并向檔案行政管理部門申請辦理項目檔案專項驗收事宜。

協助做好竣工驗收會議文件、驗收申請、匯報材料、竣工驗收報告、驗收委員會簽字表、項目建設工作總結收集歸檔。

2.8 移交

協助辦理、形成決算、財務報告、審計報告、交付使用的固定資產、流動資產無形資產、遞延資產清冊。

在項目驗收3個月內完成設備資產、全套竣工檔案及軟件源代碼移交。

3 依據工程實施性質特點，維護檔案完整安全

3.1 按照信息化工程項目本身的特點，信息化工程可以劃分為三類：硬件網絡集成項目、軟件產品實施型信息化項目以及軟件開發型信息化項目，有的信息化項目會同時包括以上工程。在工程文件材料的形成、積累、編制、整理需要根據不同項目特點開展。

3.2 硬件網絡集成及軟件產品實施型項目。這類項目，主要包括綜合布線和網絡系統集成。這類監理最主要的特點是，硬件網絡集成項目的評測標準是非常明確，易于執行的。這類項目，主要是面向各廠商開發出來的產品軟件，選擇出合適的軟件產品，并根據企業需求進行實施。硬件、軟件采購比選文件，設備開箱、廠家提交文件、安裝調試記錄、測試報告及相關管理文件等是文件控制的重點。

3.3 軟件開發型信息化項目。這類項目，主要是基于一定的硬件網絡設施，由承建方根據建設方需求開發出一套能夠滿足建設方需求的軟件系統。由于軟件開發工作，是知識密集程度非常高的工作。開發計劃、設計方案、概要設計說明書、概要設計評審、詳細設計說明書、詳細設計評審、數據庫結構設計說明書、編碼計劃、代碼編寫規范等是控制的重點。

4 把握好工程文件管理與竣工檔案編制標準的銜接

4.1 長期以來在信息建設工程中形成了含糊文檔的概念，沒有建立工程文件材料形成—積累—編制—歸檔管理流程，這樣的狀況造成相關管理僅僅停留在數據管理的層面，沒有能夠對其格式、版本、內容、編號等進行分類、梳理、整合，從而形成結構合理、內容嚴整、分類科學規范的工程竣工檔案資料。

4.2 信息化項目檔案資料不僅是實施單位提交的竣工文檔，應當包括項目提出、立項、實施、初驗、試運行等過程，由業主、實施單位、監理單位及設備軟件供貨單位檔案匯總、編制、成套的全部檔案。這要求信息化項目結合使用單位的檔案管理，根據項目實施階段、文件內容等制定《項目檔案分類編號方案》，為項目檔案科學、規范管理提供保障。

4.3 在項目文件材料整理立卷工作中應該認真執行國家《科技檔案案卷構成的一般要求》，一般應根據項目階段—結構（專業）—工作程序—文件內容整理組卷。規范開展編目、排列、編號等工作。

4.4 文件的質量是項目檔案質量保障前提，要求在項目實施過程中加強文件管理，滿足歸檔要求。

4.4.1 歸檔的工程文件應為原件。

4.4.2 工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

4.4.3 工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。

4.4.4 按照國家有關規定，文件材料歸檔應齊全、完整。

4.4.5 工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

4.4.6 工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。

4.4.7 工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。應按《技術制圖復制圖的折疊方法》統一折疊成

4.4.8 工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復印件。

4.4.9 工程檔案資料的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內容準確。

4.4.10 工程電子文件歸檔達到國家規范要求。

5 建立健全監理檔案工作

5.1 項目監理在做好項目文控—檔案管理的同時也必須建立健全建立項目檔案工作，一方面為項目監理工作開展提供保障，另一方面監理也是項目竣工檔案的重要內容。

5.2 文檔管理過程中應該注意的事項：文檔的格式應該統一；文檔版本要統一；文檔的存檔標準要統一規定。

5.3 工程監理檔案應與工程形象進度同步建立，按類別及時整理歸檔，要求真實齊全、紙張統一，編有檢索目錄，便于查詢。

5.4 監理單位嚴格要求信息系統工程人員和編制組完成文檔編制，并且在策略、標準、規程、資源分配和編制計劃方面給予支持。

5.5 監理在形成主要文件包括：總控類文檔：指承檢合同、總體方案、項目組織實施方案、技術方案、項目進度計劃、質量保證計劃、資金分解計劃、采購計劃、監理規劃及實施細則等文檔；監理實施類文檔：工程變更文件、工程進度監理文件、工程質量監理文件、工程監理日報、工程監理月報、工程驗收監理報告、工程監理總結報告；監理回復(批復)類文件：總體監理意見、系統集成監理意見、軟件開發監理意見、培訓監理意見、專題監理意見、其它監理意見、提交資料回復單等。監理日志及內部文件。

5.6 監理日報：針對近期的工程進度、工程質量、合同管理及其他事項進行綜合、分析，提出必要的意見

5.7 監理月報：工程概況；監理工作統計；工程質量控制；工程進度控制；管理協調；監理總評價；下月監理計劃

5.8 驗收報告：工程竣工準備工作概述；驗收測試方案與規范；測試結果與分析；驗收測試結論。

5.9 總結報告：工程概況；監理工作統計；工程質量概述；管理協調概述；監理總評價。

6 結語

信息化工程項目在我國實現工業化、信息化，兩化融合發展過程中具有重要的地位。信息化項目檔案有區別于實體工程的特點，怎么樣深化對其認識，把握內在規律做好相關管理，確保項目檔案質量是我們面臨的任務。監理單位應當把檔案管理工作其業務管理工作的主要內容，納入管理程序，同步開展文件的形成、積累控制管理，認真掌握科技檔案的基本要求，規范建立完整、準確、系統的項目檔案，從而為信息化項目管理、運維提供可靠的技術數據保障。