信息化時代文書檔案管理的創新方法

陳靜

[摘 要] 文書檔案管理是當今時代供電企業管理過程中面臨的一項重要工作。一方面，文書檔案管理是企業管理水平高低的體現；另一方面，文書管理工作也關乎企業未來的發展。隨著信息化時代的到來，實現文書檔案的信息化管理已經成為必然，這就要求企業必須要創新文書檔案管理方法。文章就信息化時代供電企業的檔案管理創新進行研究與探索。

[關鍵詞] 信息化時代 文書檔案管理 管理創新

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著信息化時代的到來，信息技術的發展在很大程度上促進了企業的創新與改革，這不僅提升了企業的科學管理水平，同時也有助于企業經濟效益的增進。近年來市場競爭越來越激烈，信息化給各行各業都帶來了技術變革，對于供電企業的文書檔案而言，文書管理工作必須面對更多的檔案數據，為企業提供更加優質的檔案服務，顯然傳統的檔案管理模式已經無法滿足企業的發展需求。因此，文書檔案管理的信息化改革是必然趨勢。文書檔案扮演著企業文案記錄的重要角色，不僅總結了當前工作的經驗，而且能夠為未來的工作提供寶貴的借鑒。因此，在信息化時代背景下，供電企業必須不斷創新檔案管理辦法，全面實現檔案的信息化管理，只有這樣才能促進企業健康可持續發展。

一、信息化時代供電企業創新檔案管理的必要性

隨著信息化時代的到來，企業經營中產生的各項數據都出現了爆炸性增長，據相關資料統計，當前兩天產生的數據信息與2003年以前人類生產數據的總和大致相同，可見在信息時代，對數據的處理是企業管理的根本所在。目前，供電企業的生產經營模式呈現出數字化與自動化的特征，工作任務越來越多、越來越細，供電企業需要進行檔案管理的數據量也呈現遞增趨勢。高要求、快節奏的工作方式給供電企業的文書檔案管理工作提出了更高的要求。以往供電企業的檔案管理通常采用傳統的管理模式，無論是記錄還是存儲都依賴于人工，工作效率相對低下。信息化技術具有其獨到的優越性，因此供電企業必須要進行檔案管理創新，充分利用信息技術，這也是供電企業提升檔案管理工作效率的必然選擇。但是，信息技術的發展是一把雙刃劍，一方面給供電企業檔案管理工作提供了便利，另一方面也帶來了相應的安全隱患。由于信息技術更具開放性，電力企業在做好文書檔案信息化管理的同時也不能忽視檔案管理工作的保密性要求，必須確保信息技術的安全，提升檔案管理工作的安全性。

當前供電企業信息化管理已經具備了良好的基礎。首先，供電企業的網絡通訊設施已經相對完備，這為檔案信息化管理提供了必要的基礎設施。其次，企業的信息化建設給企業的檔案信息化管理提供了必要的技術支持和資金保障。最后，供電企業的員工具備了一定的計算機操作水平，檔案意識也有所提升，這也為企業的檔案信息化管理創造了良好的環境。但是，隨著企業文書檔案信息化管理的不斷推進，一些阻礙因素也逐漸彰顯出來，因此進行檔案管理工作的創新已經成為供電企業的當務之急。

二、供電企業文書檔案信息化建設中存在的問題

近年來，供電企業檔案信息化管理工作迅速開展并取得了一定的成就。但是也有一些管理問題不斷浮現，已經無法滿足日常工作的實際需求。例如，檔案管理數字化程度還有待于進一步提升，對于企業的大量數據無法實施統一有效的管理，管理標準上的不一致導致信息化工作存在大量的重復，可見數據管理的整體標準建設已經十分必要。此外，在企業檔案信息化管理的過程中，一方面存在極大的信息資源浪費，另一方面也面臨著信息系統重復構建、信息匱乏的現象。檔案信息化管理系統需要不斷進行更新，常常出現一個系統內的檔案數字化、數據基礎著錄標引工作還尚未完成，又出現了新的系統投入使用，存在資源浪費的現象。

在檔案數據利用方面，供電企業的檔案管理模式依舊呈現出被動性強的特征，只能夠被動的利用數據信息，被動地進行改革創新。一些檔案管理人員的信息化管理、主動管理意識已經有所提升，但是受到現實條件的制約，這些人員無法踐行管理的改革創新。由于電力企業的管理范圍相對封閉，工作人員的服務意識也比較單薄，檔案數據利用率較為低下，利用方式也顯得相對單一，這就在很大程度上制約了檔案利用工作的有效開展。目前我國供電企業缺乏檔案管理的專業人員，導致檔案信息難以及時錄入，無法實現資源共享。很多供電企業的檔案管理人員的工作就是整天在計算機系統中錄入信息，儼然已經成為了信息錄入員。檔案人員只能夠被動地接受信息，被動地提供服務，根本不能夠滿足檔案信息利用的實際需求，人員更沒有精力去進行檔案編研工作，檔案編研工作的困境依舊無法得到改變。

同時，對于檔案信息檢索能力而言，一部分供電企業已經建立了相應的檔案服務網站，數據檢索能力也有了明顯的提升。但是因為企業現有的信息技術軟件還有待于進一步開發，軟件的數據識別水平尚存在一定的不足。此外，一些供電企業檔案管理人員的信息化技術和能力也有待于提高，他們在工作中只能依賴檔案管理系統的開發人員，無論是檔案管理基本知識還是管理操作水平都存在一定的不足。受這些不足的限制，一些數據資源檢索很難實現[1]。

可見，目前供電企業的文書檔案信息化管理存在很多突出的問題，為了有效解決檔案管理工作中的各種問題，就必須要根據企業的實際情況提出切實可行的方案。

三、信息化背景下供電企業檔案管理創新辦法

（一）建立信息化管理模式

隨著信息化時代的發展，供電企業實現文書檔案的信息化管理，建立相應的信息化管理系統已經成為必然要求。文書檔案是供電企業發展過程中所形成的無形資產，企業只有重視并有效應用信息技術，建立起完善的信息化管理系統，才能夠不斷提升文書檔案的管理效率和管理質量。這就要求企業在錄入文書檔案信息的過程中，必須要摒棄過往采取的手工錄入方法，充分利用信息化技術進行檔案數據的錄入。對于已經錄入系統的檔案信息，則要利用信息化技術，采用科學的方法予以分類整理，并依照時間、類別等進行有序的電子化存儲，從而方便后期的調用、查閱。

（二）加強檔案管理人員的培訓與管理

信息化時代的到來，給供電企業的文書檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求檔案管理人員必須要不斷提升自己的專業知識和業務技能。因為檔案管理人員的職業素養與業務能力將對檔案管理工作的效率與質量產生十分重要的影響。供電企業為了有效提升檔案管理工作效率與質量，就必須要加強對檔案管理人員的培訓和管理。一方面，企業要加強對檔案管理人員的職業培訓，提升工作人員的職業素養和專業技能，提升檔案管理人員的計算機應用能力，讓他們能夠更加高效地開展檔案信息化管理工作，做好企業內部檔案管理人員的培訓和管理工作。另一方面，供電企業還要重視具備專業信息化管理能力的檔案管理人才的引進，促進企業檔案信息化管理工作的順利開展。同時，供電企業也要強化檔案管理人才之間的溝通與交流，可以通過專題研討會的方式相互學習，一起分享工作經驗，努力做到共同進步[2]。

（三）加強檔案安全管理工作

檔案數據的安全性對于企業的發展十分重要，因此供電企業在促進檔案數據信息化管理的同時，還必須要重視檔案數據管理的安全問題。由于目前很多企業都實現了檔案信息化管理，這就給一些不法分子提供了可乘之機，一些網絡黑客利用網絡信息技術去攻擊企業的網絡系統，竊取供電企業的檔案數據信息，給企業、社會乃至國家造成了嚴重的危害。為了有效保障檔案數據信息的安全性，供電企業就必須要加強檔案安全管理工作。在開展檔案信息化管理工作的過程中，充分重視網絡安全技術的應用，在檔案管理系統中充分利用動態口令，在檔案借閱過程中采取智能身份識別技術，利用先進的技術手段，不斷提升檔案管理系統的安全性。此外，供電企業還要定期對檔案管理系統進行數據升級，對網絡信息系統中存在的各種安全風險漏洞進行修復，不斷提升企業檔案信息系統的安全防護功能。此外，供電企業還要嚴格依據AAA級檔案館的標準開展檔案館硬件建設工作，做好檔案管理“八防工作”即防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水的前提下，進一步做好防磁、隔熱工作，進一步做好密集架、電子消毒機、空調、溫濕度測試儀等各項先進檔案設施的安裝使用工作，充分保障檔案資料管理的硬件設施需求，配合先進的軟件設施，共同促進檔案安全管理工作的有效開展。

四、結語

檔案數據是供電企業發展過程中所產生的一項十分珍貴的無形資產，在企業發展過程中發揮著不可替代的作用。隨著信息化時代的到來，供電企業想要獲得健康可持續發展，就必須要積極面對信息技術所帶來的機遇與挑戰，積極主動做好檔案信息化管理工作。不僅要建立現代化的檔案管理制度，還要采取有效措施促進檔案信息化管理的不斷創新與發展，促進檔案管理工作效率與質量的進一步提升。

參考文獻：

[1]趙曰華.滕州市衛生監督協管文書檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2016（05）：51.

[2]盧一莎.現代信息技術下的房地產文書檔案管理工作創新[J].科技經濟市場，2015（12）：45.