電力企業檔案管理現狀與對策探析

武瑛

摘 要：電力企業檔案是電力生產經營活動的記錄載體，具有不可替代的多重價值。本文首先從檔案門類、類別的設置、集中統一管理以及人員素質等方面的問題進行了討論并提出了響應的解決對策，對提高電力企業檔案的管理水平和規范性具有重要的參考意義。

關鍵詞：電力企業；檔案；管理；問題；對策

中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）24-0137-02

1 引言

檔案是社會實踐活動真實的歷史記錄和伴生物，因而單位的檔案門類與內容構成完全取決于其社會實踐活動的開展情況，開展了特定的社會實踐活動后，就應該有相應的檔案，現代社會實踐活動開展后應保存其真實的歷史記錄?，F代社會實踐活動的開展不可能憑空、口傳手教進行，而是需要有開展的依據，如文件，出于社會實踐活動開展需要而形成的文件，首先要用于推動特定社會實踐活動的開展，在文件這一初始價值完成后，就成為這一社會實踐活動真實的歷史記錄，經鑒定且有保存價值，則整理歸檔為本單位的檔案。作為社會實踐活動真實的歷史記錄，檔案具有法律意義上的不可替代的查實憑證價值、科學的歷史研究價值、文化價值、宣傳價值和推動未來相關社會實踐活動的現行價值等，電力企業檔案也不例外[1]。

2 電力企業檔案管理存在的問題

根據電力企業檔案及其管理現狀，電力企業檔案及其管理中還存在有若干需要改進的方面，主要如下四個方面。

2.1 檔案門類設置的科學性有待進一步提高

根據電力企業檔案數量統計報表的情況來看，當前電力企業檔案門類主要設置為12大類：會計檔案、合同檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案、工程項目檔案、招投標檔案、文書檔案、照片檔案、生產調度檔案、科研檔案、設備檔案。其實，這12大類嚴格說只是8大類：會計檔案、合同檔案、工程項目檔案、招投標檔案、文書檔案、生產調度檔案、科研檔案、設備檔案，因為照片檔案、聲像檔案、實物檔案與電子檔案只是從不同的載體形態上劃分的檔案門類，與其它8大類檔案存在著內容的交叉，如在現有情況下，各類檔案都應該有電子形態的存在越來越多的社會實踐活動是在計算機及其網絡環境下開展。不同載體形態的檔案只是由于載體形態的不同，而有不同的保管要求，因而需要分別保管。

2.2 關于“合同檔案”與“招投標檔案”類別的設置問題

根據規定，電力企業的物資采購和項目承建、開展都是需要通過招投標才能進行的，所以，“合同檔案”與“招投標檔案”是電力企業形成的重要檔案，當前電力企業檔案類別專門設置了“合同檔案”與“招投標檔案”類別，從方便查找利用的角度是合理的，但如果破除的“文書檔案”類后，其應歸入“經營管理”類。

2.3 關于檔案集中統一管理原則的貫徹執行問題

我國的檔案工作基本原則規定，檔案實行集中統一管理，在一個立檔單位通常表現為，一個單位各部門形成的全部檔案集中于專門成立的檔案管理機構（檔案室或檔案館）內，由該機構實行集中統一保管。例如：會計檔案、合同檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案、工程項目檔案、文書檔案、照片檔案、科研檔案等都集中在單位檔案管理部門內，“招投標檔案”雖在統計表中列出，但檔案不在檔案管理部門而在物資采供部門內，雖然該做法在一定程度上方便了物資采供部門近期對檔案的利用，長期而言，有一定的弊端。

2.4 檔案管理從業人員專業素質有待進一步提高

電力企業已擁有了一支相對穩定的、且有一定文化素養和專業素養的檔案管理從業隊伍，且全部參加過專業培訓，但整體上的檔案專業素質與新時期檔案工作的開展需求間還有一定的差距。

3 提高電力企業檔案管理效率的若干對策

改變電力企業檔案管理現狀，努力提高檔案管理效率和實現管理規范化，不斷提升檔案為企業發展的服務水平，這是檔案管理工作的目標，為此，檔案管理近期要注重解決的問題主要有：

3.1 科學劃分電力企業檔案類別

分類是檔案管理和整理的核心內容，因為不分類或分類不科學，則檔案號編制難以進行或不科學，最終影響到檔案的方便保管和查找利用，所以，應該要重視和改進電力企業檔案分類的科學性，以此實現檔案的科學分類，最大程度地維護檔案文件間的有機聯系。

3.2 提高檔案集中統一管理的程度

貫徹檔案集中統一管理原則，雖然在一個立檔單位內并不意味著就是簡單地實行檔案的集中統一保管，即單位各部門形成的全部檔案不一定是簡單地集中到一個檔案管理機構內得到保管，也可以統一領導、分級管理，這主要取決于單位規模大小、駐地的集中與分散、檔案數量的多少、檔案利用率的高低、檔案信息保密程度、單位內部的組織架構情況。電力企業貫徹檔案集中統一管理原則的程度應該說基本可以，但仍有提升的空間，部分檔案出于方便利用而存放于形成部門內，把這些檔案的管理部門看成是單位檔案管理機構的分支機構，總體管理受單位檔案管理機構的指導，具體由部門管理，另外，應制度化地規定過一定年限的檔案移交單位檔案管理機構。

3.3 重視檔案管理從業人員專業技能和素質的提高

檔案管理從業人員是連接檔案與檔案用戶的橋梁和紐帶，檔案人員的素質直接影響到檔案的利用及其在企業心目中的形象，所以，提高檔案工作者素質，是加速提高檔案管理規范化程度和水平，推動檔案事業發展的關鍵。首先，檔案管理從業人員要熟悉檔案管理業務流程，在文件立卷與歸檔、檔案接收、整理、入庫、上架的過程中嚴格把關，及時錄入數據庫，使利用者通過辦公系統或專門的檔案管理系統能方便查、借閱。把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。隨著信息技術的快速發展，大數據時代的到來，以及電力企業自身的發展，對檔案業務的管理、服務等工作提出了更高的要求和挑戰，檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作的各領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變，扎實有效地推進專業繼續教育。endprint

3.4 充分調動檔案管理人員的工作積極性

員工的工作積極性是各項工作能否得以順利開展和取得成效的必要條件。許多業者認為，檔案工作長期單調而枯燥，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力采取若干措施，使檔案部門增強工作的主動性和吸引力，形成檔案工作由事后被動等待的收集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案工作機制與模式。具體可采取以下措施：

（1）引入激勵機制。檔案工作也應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每位檔案管理從業者的工作活力和壓力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

（2）更新觀念，實現自我價值。我們發現，有時檔案工作者自身也未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們以前純粹為了工作而工作，忽視總結自己工作對企業的價值與貢獻。這就要求我們做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使檔案管理從業人員對自身工作有清醒和準確的認識，使檔案人員積極進取，對自己的各方面都做出相應的調整和重新定位，改變過去收等與倉庫保管員的現象，在埋頭苦干的同時，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案工作創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。

3.5 檔案信息化與企業信息化同步

檔案信息化建設是當前檔案界的一項重要工作，電力企業檔案也必須重視開展信息化建設，一方面電子文件數量越來越多，另一方面，需把早期的非電子檔案盡可能數字化，以提高這些檔案的利用便捷性和利用率。檔案信息化建設的迫切要求及飛速發展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業信息化建設過程中，出現了檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、OA辦公軟件等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，務使檔案管理成為企業業務信息化的一個重要組成部分，使檔案信息化與企業信息化有機結合，同步發展。

參考文獻

[1]陶琨.新時期電力企業檔案管理與實踐研究[J].中國電力教育，2012，（33）：90-91.endprint