加強繼續醫學教育檔案歸檔管理實踐要務

吳國萍/浙江省腫瘤醫院

繼續醫學教育是醫學教育體系的重要組成部分，開展繼續醫學教育能夠使在職醫護人員不間斷地學習與本專業相關的新知識、新技術，使他們適應衛生服務最新要求、全面提升職業素質。醫療機構的繼續醫學教育檔案真實記錄了與繼續醫學教育相關的政策信息以及醫護人員接受繼續教育的詳細情況，還能為醫護人員年度考核、職稱評審等提供依據。繼續醫學教育檔案一般分為三類：一類是政策性檔案，包括國家、浙江省關于繼續醫學教育工作指導意見、學分授予管理辦法等政策類文件；一類是項目類檔案，包括每年公布的國家級、省級繼續醫學教育項目申報資料、項目總結等文件，以及反映醫療機構繼續醫學教育開展情況的綜合統計資料；還有一類是繼續醫學教育學分類檔案，包括醫院繼續醫學教育對象Ⅰ、Ⅱ學分匯總表、學分達標情況統計表、醫護人員赴外省參加繼續教育項目學分證復印件及其他證明材料等。必須做好繼續醫學教育檔案歸檔工作，確保檔案完整性與準確性，為醫院深入推進繼續醫學教育各項工作提供參考。

1 當前歸檔工作存在的問題

一是需歸檔材料移交不及時。以筆者所在醫院為例，醫院負責繼續醫學教育項目的人員對檔案歸檔要求不明晰，且缺乏及時歸檔意識，造成需歸檔材料移交不及時。二是需歸檔材料不完整。如，醫護人員參加省外各類繼續教育項目后沒有及時填報相關材料，造成這部分檔案缺失；醫療機構舉辦繼續醫學教育項目時，往往重視收集授課專家的資料，不重視收集學員的信息登記、項目執行情況匯總材料等，也不注意對歸檔資料完整性進行審核，導致項目歸檔材料不完整；醫療機構對學分管理不重視，報到現場沒有專人管理學分登記，由參加項目的醫護人員自行登記信息，存在字跡潦草、信息不完整或不準確等現象。三是需歸檔電子文件格式不統一。很多繼續醫學教育項目類材料為電子文件形式，囿于類型和存儲格式雜亂，歸檔時難以讀取和統一整理。

2 加強歸檔工作的實踐舉措

2.1 加強歸檔工作宣傳。一是提高醫護人員對歸檔重要性的認識，筆者所在醫院每年在新職工崗前教育和科主任、科教秘書會議上反復強調繼續醫學教育檔案歸檔的重要性，提高職工主動歸檔意識；二是明晰需要歸檔的內容，在OA內網上發布并及時更新需歸檔材料名目，同時公布當年醫院主辦的繼續醫學教育項目清單，以及《浙江省繼續醫學教育學分授予與管理辦法》《繼續醫學教育項目管理考核指標》《浙江省腫瘤醫院繼續醫學教育項目風險防控告知書》等管理辦法，供醫護人員查詢和學習。

2.2 配備專人負責歸檔前準備工作。醫院每個臨床醫技科室配備一位科教干事，負責本科室繼續醫學教育檔案歸檔前材料收集，需收集的材料包括科室承辦的繼續醫學教育項目的所有資料；科室舉辦專題講座、進行病例討論和手術示范時所用的課件；科室人員發表的學術論文、反映獲得立項課題的材料。醫院科教科工作人員全程跟蹤繼續醫學教育項目，配合承辦科室科教干事做好材料收集工作，并對材料進行分類整理、對材料質量進行評估，如存在質量問題及時返還檔案形成者，如未按時移交提醒移交；繼續醫學教育項目完成后，將所有應歸檔的材料接收進來準備歸檔。

2.3 做好電子文件歸檔工作。為有效應對電子文件大量產生的現狀，實現電子文件規范存儲和便捷歸檔，筆者所在醫院對電子文件的類型與存儲格式進行明確，在項目完成后將產生的所有應歸檔的項目類和學分類電子文件匯總起來，錄入“全省繼續醫學教育學分管理系統”，由科教科進行審核，科教科還要統計全院醫護人員學分達標情況并形成相關電子文件，最后將所有電子文件統一歸檔。

目前，筆者所在醫院利用繼續醫學教育檔案能夠清楚地了解每年舉辦的繼續醫學教育項目及每次項目舉辦的具體情況，包括哪些專家進行授課、哪些人員參與培訓、培訓效果如何等，并能根據反饋意見有針對性地調整下一次項目的培訓方向，有效推動學科人才建設及新技術新項目的推廣。此外，醫院領導層可通過檔案掌握各學科發展狀況，并作出相應決策。