中小型金融類企業檔案管理現狀及對策

文/白 幸

十二屆全國人民代表大會第一次會議以來的近五年，我國的經濟發展躍上新臺階，在國家相關政策的支持下，金融類企業在國家經濟結構中所占比重逐漸增加，并不斷發展。為在國有經濟發展中更好地發揮作用，作為中小型金融類企業，更應重視本企業的檔案管理工作，規范檔案管理工作，夯實管理基礎，有效防范金融風險，確實發揮檔案對企業發展的助力作用。

一、中小型金融類企業檔案管理的現狀分析

作為發展初期或正在發展期的中小型金融類企業，企業上層管理人往往注重業務發展，或因前期工作機構設置不完善，工作人員有限，以及對檔案業務專業性認識的限制，檔案管理工作往往在經營工作中占比較小或不占比重。在企業逐漸發展壯大中，檔案管理水平與企業發展水平的不協調性就會逐漸顯現出來。首先，對檔案管理的重視度不夠，沒有設立完善的檔案管理制度，檔案管理工作沒有得到相關的監督和審查，為資料的查找和收集造成了被動的局面，直接影響檔案的收集率；其次，資料管理人員的專業性與檔案管理的規范及要求也存在一定的差異。受機構設置和人數限制，多數資料收集人員為兼職，沒有經過專業和系統的業務培訓，專業素質不高，對文件資料歸檔存在一定的認識偏差，難免在收集時會出現遺漏、缺失，整理、歸檔時會與整理規范存在不一致；再次，檔案管理方式落后，特別是在網絡技術發展的當下，尚未開始進行檔案信息化建設，在檔案電子化方面做的不夠，未形成電子檔案，未配置檔案管理軟件，也因辦公環境有限，檔案管理的硬件條件也與基本的檔案管理標準有所差距，未實現檔案庫房、辦公室、閱卷室“三分開”。最后，檔案利用率低，紙質檔案的收集、整理、歸檔沒有形成規范的流程，沒有形成有價值的檔案，或者有價值的文件資料沒有歸檔保存，直接影響了檔案的利用率。

二、做好中小型金融類企業檔案管理的對策

1.建立健全檔案管理制度

為規范檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》《陜西省檔案條例》《金融企業業務管理規定》等規定，結合各個企業發展實際，制定出臺科學且行之有效的《檔案管理辦法》，明確檔案管理部門、各業務部門及各分子公司的檔案管理部門管理職責、歸檔范圍、檔案查借閱規定、具體的工作規范和操作流程。

2.建立檔案管理分級負責制，有效監督、考核

企業檔案管理辦法中應明確將文件材料的收集、整理和歸檔工作納入業務工作管理制度與流程，納入業務人員崗位職責，納入年度考核。同時，可結合企業開展的精細化管理和內控活動，對檔案管理部門、檔案管理人員及兼職檔案管理人員的崗位職責進行明確，確定其考核維度，在績效考核中兌現獎懲，實現有效監督，督促其收集完整、整理規范、保管齊全。

3.注重收集，分類整理

依據不同業務部門的工作內容和工作流程，在制度中要求，在工作中監督，對日常行政工作產生的文件資料，做到隨干隨收，對業務部門及下屬公司在項目管理過程中產生的資料，檔案管理人員要督促并指導其收集、移交、安全保管；對文書檔案、會計檔案，電子文件，音像檔案，實物檔案等，根據不同管理規范實行分類整理，統一管理；對基金業務檔案，根據行業準則和要求，由業務經辦人員統一做好投資人及項目管理資料，包括聲像資料、協議文本、合格投資人認證等。同時，檔案管理部門還需積極與企業風險管理部門、業務經辦部門相互溝通，對項目產生資料進行檢查、核實，確保其全面性和真實性，以確保檔案資料收集的及時性、完整性和準確性。

4.提升專兼職檔案管理人員職業技能和職業素養

企業在設立初期，可考慮招聘具有檔案管理資質的專業人員進行專職檔案管理工作。后期，可安排兼職的、非專業的檔案管理人員參加專業學習和按時參加檔案專業繼續教育培訓，以保證其科學系統的學習和技能提升；企業內部可定期進行崗位職責宣導、檔案管理制度解讀，聘請檔案局業務技術人員開展檔案業務工作指導。對于負責具體基金管理業務的檔案管理人員，在要求其遵守檔案行業規定的同時，更要遵守金融行業相關法律法規，明確其對投資人檔案管理的重要性、必要性和專業性要求。

5.改善檔案管理條件，確保檔案安全

企業要設立檔案室，派專人負責管理，將檔案統一管理，檔案儲存達到“八防”，以保證檔案實體安全；電子檔案安全管理方面，應按照檔案管理和保密工作要求，結合電子檔案特點，制訂出具體的、有針對性的安全防范措施，對項目檔案進行分類管理，對重要電子檔案進行備份，確保電子檔案的安全和使用便捷。有條件的企業，可以根據企業整體規劃，配備檔案管理系統，提高檔案管理水平和使用效率。

三、效果及影響

1.規范管理，有效防范風險

對于金融類企業來講，風險管理尤為重要，以“事前防范、事中控制、事后監督”及事項發展為線索，做好檔案管理工作，注重在企業戰略、投資等重大事項管控過程中的文件資料的收集率和歸檔率，除規范一般涉及到的日常行政管理工作中產生的文書檔案、會計檔案、人事檔案等的收集、整理、歸檔工作之外，對基金項目檔案管理的正規性和專業性也會逐漸加強。在夯實風險防控保障的同時，也保證了企業和企業投資人的合法權利和利益最大化。

2.提供利用，服務企業發展

規范化的檔案是一個單位或個人歷史的、真實的、全面的反映。在企業日常經營工作中，科學整理的各類檔案可以為不同的業務工作提高工作效率，檔案為一個企業在經營、社會活動等方面建立了有效的風險防范基礎和間接的利用信用體系，特別是為發展中的中小企業為公司的健康和良好發展提供了有力支持。