責任重于泰山
——加強全省機構改革中的檔案工作刻不容緩

許春芝/浙江省檔案局

編者按：深化黨和國家機構改革，是以習近平同志為核心的黨中央從黨和國家事業發展全局和戰略高度作出的重大決策部署，是推進國家治理體系和治理能力現代化的一場深刻變革。浙江是中國革命紅船起航地、改革開放先行地、習近平新時代中國特色社會主義思想的重要萌發地。10月4日，黨中央、國務院批準同意《浙江省機構改革方案》。10月15日，省委十四屆四次全會傳達學習《浙江省機構改革方案》，研究了貫徹落實意見，要求切實增強思想自覺、行動自覺，堅決完成機構改革任務。10月23日，省委、省政府召開全省機構改革動員大會，對推進機構改革作動員部署，標志著浙江省機構改革進入全面實施階段。在機構改革中，作為機關基礎工作的檔案管理，面臨重大變化和挑戰。必須貫徹落實好中央、省委加強機構改革中檔案工作的指示精神，扎實做好機構改革中的檔案工作。

省委十四屆四次全會明確指出，要切實增強思想自覺、行動自覺，堅決完成機構改革任務。這次機構改革，改革力度之大、影響面之廣、觸及利益之復雜，在新中國歷史上是少有的，是以習近平同志為核心的黨中央從黨和國家事業發展全局和戰略高度作出的重大決策部署，是堅持和加強黨的領導、堅持和完善中國特色社會主義制度、推進國家治理體系和治理能力現代化的重要任務。

在機構改革中，作為機關基礎工作的檔案管理，面臨重大變化和挑戰。圍繞機構改革中的檔案工作，中央、省委省政府已經印發了系列文件，對機構撤銷、重組、新建等部門單位的檔案工作提出了具體要求。可以說，當前各級檔案局館、各涉改部門單位檔案工作者，正站在一個重要而緊迫的歷史關口，既要服務好機構改革順利進行，又要記錄好、維護好機構改革前后的歷史面貌。如何貫徹落實好中央、省委省政府加強機構改革中檔案工作的指示精神，扎實做好機構改革中的檔案工作，已經成為刻不容緩的重要政治任務。

聚焦問題所在 未雨綢繆重謀劃

《中共浙江省委辦公廳 浙江省人民政府辦公廳轉發〈浙江省檔案局關于做好全省機構改革中檔案工作的意見〉的通知》（廳字〔2018〕17號）明確提出，機關檔案工作是機關工作的重要組成部分，也是維護機關歷史真實面貌、提高機關工作效率和質量的基礎性工作。機構改革過程中檔案容易散失甚至丟失，稍有不慎就會造成無法彌補的損失。必須將檔案工作納入部門單位機構改革議事日程。

在機構改革期間，涉改單位領導往往更多關注“三定”工作，注重考慮的是如何轉變職能，如何按改革要求設置內設處室、調整人員、明確職責，做好財務資產處置等，往往顧不上或忽視檔案管理工作，檔案管理工作難以擺上議事日程；一些單位干部職工有的忙于考慮個人利益，思想不穩定，對于形成的文件材料顧不上移交給檔案室，有的甚至將檔案當作廢紙變賣，還有的同志認為文稿是自己起草的，不愿將文件底稿移交出來；一些單位檔案人員在思想認識上也存在不足，認為機構改革與檔案工作無關，不去主動謀劃、積極應對。諸如此類，既不符合中央、省委的要求，也不符合法律法規的規定，為檔案的損毀、散失埋下了隱患。

針對以上問題，涉及機構改革的部門單位必須牢固樹立“四個意識”，充分認識到機構改革過程中可能帶來的歸檔不完整、移交不規范、散亂無序以致檔案損毀、下落不明等情況，充分認識到加強機構改革中的檔案管理的重要性和緊迫性，制定機構改革方案時，同步制定機構改革中檔案工作方案，明確工作原則和要求，規范檔案收集、整理、數字化、清點移交等工作任務和程序。

對于各級檔案部門而言，必須提高政治站位，未雨綢繆制定工作預案，開展超前謀劃指導。尤其要加強對涉改單位部門的檔案法制宣傳教育，適時組織檔案人員進行業務培訓，提高各方面人員的思想認識，確保機構改革中的檔案工作能夠依法依規有序開展。

聚焦職責所系 依法管理保安全

機構改革涉及的部門單位應切實履行好檔案工作主體責任。涉改部門單位是檔案的形成者，也是檔案的管理者，要把檔案的清點、留存、處置等工作納入機構改革議事日程，依法妥善處理檔案歸屬流向。一是制定檔案管理與處置工作方案，明確分管負責人、責任處（室）和人員、時間安排和具體工作要求。二是落實工作經費，要留足滿足檔案整理、數字化及移交工作所需費用。三是組織檔案清點、移交大動員，明確檔案（含各種門類、各種載體，下同）收集、整理、鑒定、保管、利用和清點、交接等工作具體要求，特別要強調音像、實物、電子等特種載體類檔案收集、移交要求。四是將檔案清點、歸檔移交與人員轉隸相結合，檔案未完成移交的，不得辦理轉隸手續。任何部門單位和個人不得擅自帶走、留存、轉移、銷毀檔案。

撤銷、合并重組等單位應做好檔案的善后工作。原立檔單位撤銷、合并以后，原檔案全宗封存，并向新組建機構或同級國家綜合檔案館移交。檔案移交應由原單位在終止以前，依據法律法規和標準規范，完成各種門類檔案收集、整理、數字化等工作后，方可辦理。

組建、重新組建、優化調整職責的機構應依法履行檔案工作職責。明確分管檔案工作領導，解決新組建機構檔案工作相關事宜；明確檔案管理機構及其職責，承擔新組建機構檔案管理制度制定、檔案收集、保管、利用等職責；落實檔案工作人員，完善工作機制，規范有序管理新組建機構檔案；制定或重新修訂文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，明確各部門文件形成積累、歸檔管理等職責。

各級檔案局負責監督指導機構改革部門單位檔案管理、處置等工作。加強機構改革中的檔案工作，是當前各級檔案部門一項重要工作，要細致分析機構改革動態，超前謀劃、周密部署，依法對機構改革中檔案工作進行監督指導。做到三個主動：一要主動和當地編辦聯系，了解掌握機構改革動態、涉改單位名單和基本情況，根據涉改單位情況組織督查指導小組。二是主動和機構改革單位聯系。涉改單位多，情況復雜，需要分類分組開展指導。撤銷、合并單位，審查檔案管理與處置工作方案，重點監督指導檔案收集、清點、整理、數字化，做好移交準備并辦理移交；新組建或職責調整單位，根據單位三定方案修訂的主要工作職責和改革進度，重點協助指導他們搞好改革期間的檔案資料收集和移交工作，審定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，指導做好檔案管理制度制定、人員落實、保管設施設備配置等工作，確保檔案完整齊全和安全保密。三是主動向機構改革領導小組報告工作進展情況、存在的問題及建議，對于發現的拒不移交、銷毀買賣、遺棄、贈送、撕毀等擅自處置檔案的行為，要及時依法查處。

各級國家綜合檔案館負責機構改革中檔案的接收和保管、利用。對于撤銷、合并重組等機構檔案，需要向國家綜合檔案館移交的，國家綜合檔案館不得推諉、拖延，應及時辦理移交接收工作。進館檔案應涵蓋全宗存續期間各種門類和載體檔案，收集完整、整理規范，完成數字化。接收時，要認真進行進館前的清點檢查，保證進館檔案內容、形式、案卷質量符合標準要求。交接雙方按照規定辦理交接手續，檔案移交說明、交接單、移交檔案目錄等應及時存入全宗卷保管。

聚焦檔案處置 規范有序穩推進

這次機構改革涉及單位多，機構變動、職責調整情況復雜，有不再保留、成建制劃轉、撤銷建制的，有新組建的，有整體并入的和管理體制變化、部分職責調整的。機構變動形式不同，帶來的檔案歸屬流向、全宗的劃分、檔案管理職責的變化也不同。各涉改單位應根據機構改革方案的要求，對檔案進行合理合法處置；各級檔案部門應針對不同情況進行分類指導，做到蹄疾步穩，科學有序。具體處置工作按照以下原則執行：

一是不再保留、成建制劃轉、撤銷建制的單位（包括臨時機構）自變動之日起全宗終止，其檔案不得分散，應整體移交新組建機構代管，達到規定年限后移交同級國家綜合檔案館?；蛞暻闆r直接移交同級國家綜合檔案館。

二是不再保留、納入重新組建機構、撤銷建制的部門單位要做好新組建機構成立（以新機構名稱對外開展工作之日為時間點，下同）之前文件材料的收集、整理工作，并制作交接材料（含交接文據、全宗介紹、大事記、機構沿革、檔案目錄）。未辦理完畢的文件材料，依據新的職責分工交新組建機構繼續處理的，由新組建機構收集歸檔。

三是新組建和設立的部門單位自成立之日起形成的檔案作為新全宗進行管理，應按規定建立檔案工作制度，落實檔案人員和專門檔案庫房，配備檔案保管設施設備，加強檔案人員培訓，確保檔案管理法制化、制度化、規范化。單位檔案工作制度主要包括：單位檔案管理辦法、立卷歸檔制度、文件材料歸檔范圍和保管期限表、檔案庫房管理制度、檔案保管利用規定等。

四是在機構改革中優化職責或部分職責發生變化的部門單位，沿用原檔案全宗，全宗號及其全宗構成不變。部分職責劃入其他機構的，劃入前履行該職責形成的檔案仍屬原檔案全宗，任何人不得擅自帶走、分散、銷毀，相關機構需要利用該部分檔案的，檔案保管部門應按規定提供利用。如果需要提供數字化成果、電子檔案的，雙方單位應辦理相應手續，借閱方應將電子檔案納入單位全宗依法管理。

五是在機構改革中更名、調整領導管理體制的部門單位的檔案全宗繼續沿用，其機構改革前后的全部檔案應作為同一個全宗集中統一保管，不得分散存放。機構改革后，要重新編寫全宗介紹，寫明機構沿革、名稱變化、隸屬關系變化情況，以及機構改革前檔案內容、數量、歸檔情況等。

六是在機構改革中整體并入另一機構的部門單位，其檔案全部由并入機構接管，實行封口管理，不得分散。并入的檔案應涵蓋并入前各部門形成的所有檔案，由新機構集中統一管理。并入前未完成整理等工作的，新機構應組織人員進行檔案清點、整理、歸檔等工作，避免出現長期堆放、無人管理情況。

七是中央和地方管理體制變化，原屬地方管理改為中央管理的機構，原單位檔案應移交原主管單位或同級國家綜合檔案館管理，檔案處置方案應報同級檔案局審定。

八是跨軍地改革涉及的單位，成建制劃歸地方管理的，原檔案全宗終止，保持完整，按中央有關規定移交。新機構成立后，應按照我省地方檔案工作要求，做好檔案收集、整理、數字化等工作。

聚焦發展態勢 轉型升級謀長遠

機構改革新形勢下，機構、人員、職能及其管理方式發生了重大變化，機關檔案工作面臨著新挑戰、新機遇，需要認真謀劃科學創新發展，推動機關檔案工作變革、轉型和升級。

一是構建檔案工作法治化新秩序。習近平總書記提出的“全面依法治國”方略，要求黨政各部門帶頭學法用法，依法管理各項事務，營造了良好的法治氛圍。機構改革后，人員、職責變化，各部門單位需要構建新的工作秩序。各級檔案部門要加強依法監督指導，指導各單位依法設立檔案管理機構、落實檔案管理人員、配備檔案管理設施，依法梳理各類檔案齊全完整、安全保密情況，依法健全檔案收集、保管、利用等各項管理制度，構建人人依法建檔歸檔、依法管檔用檔的良好法治秩序。

二是引導數字檔案室建設進入新階段。今年4月，省政府召開推進政府數字化轉型專題會，袁家軍省長強調，要全面深化“最多跑一次”改革，推進政府數字化轉型，加快實現政府治理體系和治理能力現代化。政府數字化轉型是當前政府變革轉型的必由之路，機構改革后必然會加大推進力度。作為機關基礎工作的檔案工作，既是挑戰，也是機遇，只有加快檔案工作變革，加快自身數字戰略轉型，才能跟上政府轉型步伐，有效發揮在政府轉型中的基礎性支撐作用。對檔案工作來說，檔案部門要融入和服務政府數字化轉型，前提是必須實行存量數字化、增量電子化和政務數據歸檔，推動數字檔案室建設。數字檔案室建設已經納入我省十三五規劃，各部門單位要在機構改革到位后繼續加大力度，借機構改革和政府數字轉型的東風，推進數字檔案室建設與評價工作，提升機關智慧檔案水平。

三是推動檔案基礎業務工作的科學變革?；A業務工作是檔案工作的根本，固本強基才能建設堅實大廈。機關檔案業務建設評價和數字檔案室建設評價是強化機關檔案基礎業務工作重要評價手段，也是今后一個時期引領機關檔案工作轉型升級的重要抓手。此次機構改革，中央和省委省政府下發一系列文件提出了檔案工作要求，各部門單位要通過“雙評價”認真貫徹落實，破除不合時宜甚至違背檔案法治精神的不歸檔、不安全、不規范等問題，強化檔案資源建設、檔案安全保管、檔案開發利用三大體系建設，努力將檔案室建設成為內容完整、立卷規范、保管安全、管理科學、利用便捷的法治化、規范化、現代化檔案室，充分發揮檔案在提升治理能力方面的獨特優勢和價值，推動機關檔案工作不斷邁上新臺階。