淺析以檔案資源為核心的科研生產(chǎn)企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)體系構(gòu)建

文/贠霄雄

檔案知識(shí)服務(wù)體系是在梳理企業(yè)科研生產(chǎn)流程及關(guān)鍵點(diǎn)過程分解的基礎(chǔ)上，挖掘館藏檔案信息推送給科研人員，并根據(jù)用戶反饋完善檔案收集范圍和開發(fā)對(duì)象，從而達(dá)到良性互動(dòng)效果。構(gòu)建以檔案資源為核心的科研生產(chǎn)企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)體系，為提高檔案利用效率，服務(wù)智慧院所建設(shè)提供了新思路

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，作為科研生產(chǎn)企業(yè)自主核心知識(shí)資產(chǎn)重要組成部分的檔案資源，在智慧院所的建設(shè)中越來越受到管理者的重視。同時(shí)，數(shù)字檔案館建設(shè)有力促進(jìn)了傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向數(shù)字檔案信息管理模式的轉(zhuǎn)變，為實(shí)現(xiàn)檔案信息共享、開展檔案知識(shí)服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。

一、檔案知識(shí)服務(wù)體系內(nèi)涵

檔案知識(shí)服務(wù)體系是在企業(yè)科研生產(chǎn)流程梳理及關(guān)鍵過程點(diǎn)進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，通過對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行深入開發(fā)，以挖掘館藏檔案中與現(xiàn)有流程關(guān)鍵過程點(diǎn)相對(duì)應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)等數(shù)據(jù)信息，然后推送給科研人員，進(jìn)而根據(jù)用戶的反饋，完善檔案收集的范圍和開發(fā)對(duì)象，從而達(dá)到一個(gè)良性的閉環(huán)效果。檔案知識(shí)服務(wù)體系建立的目的不僅是對(duì)館藏檔案資源進(jìn)行開發(fā)，而是建立一套機(jī)制在檔案信息的產(chǎn)生、收集、加工、共享整個(gè)過程中融入知識(shí)服務(wù)的理念和方法，對(duì)歸檔文件資料進(jìn)行完整的收集、對(duì)檔案信息進(jìn)行有效加工、對(duì)現(xiàn)有檔案信息進(jìn)行有效的挖掘，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，為用戶提供有效的知識(shí)服務(wù)。

二、檔案知識(shí)服務(wù)體系建設(shè)的必要性

1.提升科研生產(chǎn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的需要

技術(shù)的創(chuàng)新與提升是建立在前人經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提煉的基礎(chǔ)上，若能將整個(gè)工程流程分解為關(guān)鍵技術(shù)點(diǎn)，有目的性地針對(duì)技術(shù)點(diǎn)進(jìn)行檔案的收集加工，以固化的流程知識(shí)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的工作經(jīng)驗(yàn)，供科研人員學(xué)習(xí)利用，就能節(jié)約研發(fā)成本、提高工作效率、縮短研制周期、推動(dòng)技術(shù)發(fā)展及創(chuàng)新，從而提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2.智慧院所建設(shè)的需要

“智慧院所”的核心是知識(shí)自動(dòng)化，檔案蘊(yùn)藏著豐富的數(shù)據(jù)與信息，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)必將成為重要的自主核心知識(shí)庫(kù)之一。未來檔案工作的發(fā)展方向由“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)變，基于全壽命周期的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理既是“智慧院所”的重要組成部分，也是檔案工作發(fā)展的方向。

3.檔案部門自身建設(shè)與發(fā)展的需要

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代知識(shí)的重要性已經(jīng)被人們廣泛認(rèn)可，但是作為自主核心知識(shí)的檔案卻沒有得到相應(yīng)的重視。檔案知識(shí)庫(kù)建設(shè)、檔案知識(shí)服務(wù)為檔案工作適應(yīng)智慧院所的建設(shè)中提供了一條出路，檔案部門只有切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，開展檔案知識(shí)服務(wù)，才能提高檔案的價(jià)值及作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的跨越式發(fā)展。

三、科研生產(chǎn)企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)體系的構(gòu)建

1.轉(zhuǎn)變工作理念，提升服務(wù)能力

首先，運(yùn)用系統(tǒng)工程的方法基于科研生產(chǎn)流程梳理關(guān)鍵過程控制點(diǎn)，進(jìn)行檔案資料的收集以及檔案信息的挖掘與開發(fā)。其次，切實(shí)樹立“以用戶為中心”的服務(wù)觀念，完成由“管文件”向“管數(shù)據(jù)”角色轉(zhuǎn)變。再次，提高自身服務(wù)能力，檔案人員既要掌握數(shù)據(jù)管理挖掘基本方法，還要了解科研技術(shù)相關(guān)知識(shí)。

2.收集顯性知識(shí)，挖掘隱性知識(shí)

在檔案收集工作中，對(duì)顯性知識(shí)的收集同時(shí)更注重對(duì)隱性知識(shí)的發(fā)掘。要與科研人員多溝通，不斷完善制度機(jī)制，激發(fā)科研人員責(zé)任心和使命感，盡量將自己的經(jīng)驗(yàn)、技能、思維方法等隱性知識(shí)顯性化，確保記錄真實(shí)、完整、有效，以供他人借鑒參考。

3.強(qiáng)化檔案信息組織，建設(shè)檔案知識(shí)庫(kù)

檔案信息組織應(yīng)按照電子文件的形成規(guī)律以及用戶利用相關(guān)要求，對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息資源分類方法進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)檔案所包含的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效組織，注重對(duì)知識(shí)要素的提取以及數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的建立，確保數(shù)據(jù)信息滿足檢索要求和知識(shí)推送需要,從而建立符合知識(shí)自動(dòng)化和大數(shù)據(jù)挖掘的檔案知識(shí)庫(kù)。

4.實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享，開展檔案知識(shí)服務(wù)

檔案知識(shí)服務(wù)是以知識(shí)信息的搜尋、組織、分析、重組等為基礎(chǔ)，根據(jù)用戶的問題和環(huán)境挖掘與提煉知識(shí)，提供能夠有效支持知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)創(chuàng)新的信息增值服務(wù)。檔案知識(shí)服務(wù)是建立在檔案知識(shí)共享的基礎(chǔ)之上的，因此應(yīng)該借助信息化手段，充分實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，提升服務(wù)質(zhì)量。