不動產登記檔案的構成及其信息查詢探析

文·郝廣持

不動產登記檔案包括登記簿、登記過程中收集的資料、產生的資料及其產生的所有信息等三個方面內容，共同形成不動產權屬登記過程及其結果的全面記錄，三者既有區別又彼此關聯。不動產登記檔案信息的查詢利用是不動產檔案的生命線。

一、不動產登記檔案的構成要素具有關聯性

（一）不動產登記簿是指由不動產登記機構依法制作，對某一特定地域轄區內的不動產及其權利狀況加以記載的具有法律效力的原始官方記錄。不動產登記簿既反映了不動產的自然狀況，又反映了登記簿中所記載的標的物建立的各類法律關系，在不動產統一登記檔案中處于核心地位。

不動產登記薄記載事項主要分為不動產的自然狀況、權屬狀況以及其他限制、提示事項等三種類型。一是不動產的自然狀況，主要是指坐落、界址、空間界限、面積、用途等信息；二是不動產的權屬狀況，主要是指不動產權利的主體、類型、內容、來源、期限、權利變化等信息；三是不動產限制提示事項，主要是針對異議登記、預告登記、查封登記等登記類型而規定的。在異議登記的情況下，登記簿記載的是他人對登記簿記載提出異議這一客觀事實；在預告登記的情況下，登記簿記載的是他人享有將來發生物權變動請求權這一事實；在查封登記的情況下，登記簿記載的是司法機關查封的事實。上述情況下，都未發生權屬的實際變動，記載只是一種風險的提示和權利的限制。

（二）不動產登記過程中收集的資料是指登記簿記載相關信息啟動后、業務運轉中和業務運轉完成后，申請登記的原始資料以及登記機構內部審核文件整理歸檔而形成的信息。不動產統一登記前，住房和城鄉建設部對不動產檔案中的房產檔案作出較為詳盡規定，規定中的權屬檔案歸檔范圍主要包括以下幾個方面：

1.不動產權利人、權屬登記確權、轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件。根據登記類型的不同，具體包括權利人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法人代理人的身份證明、授權委托書等；立項計劃批文、土地使用權證或土地來源證明、規劃用地許可證、建設工程規劃許可證、建設工程開工許可證、房屋拆遷批文及補償安置協議書、聯建或者統建合同、翻建擴建及固定資產投資批文、房屋竣工驗收的有關材料等；房地產買賣合同書、繼承或贈與書、析產協議或房屋互換協議以及上級同意轉移房地產的批文等；不動產法律判決、裁決、仲裁及公證文書等；設定他項權利的有關合同、文件等。

2.房屋及其占用土地使用權屬界定的位置圖、房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等。

3.不動產權屬登記工作過程中形成的各種文件材料，包括登記申請書、收件收據憑證、權屬變更登記表、不動產狀況登記表、勘測調查表、登記申批表、房屋滅籍申請表、稅收憑據存根等。

4.反映和記載不動產權屬狀況的其他類型信息資料，包括統計報表照片、音像帶、縮微膠片、計算機軟盤、光盤、U盤等。

5.其它有關房地產權屬的文件資料，包括房屋權屬代管文件以及歷史形成的各種房地產權證、契證、帳、冊、表、卡等。不動產統一登記后，即構成不動產登記紙質檔案。

不動產登記機關對于不動產權利的記載信息，包括不動產的自然狀況（坐落位置、面積、用途等），房屋權利狀況（所有權情況、他項權情況和房屋權利的其它限制等），以及登記機關記載的其它必要信息。

（三）不動產權屬登記產生及形成的信息，即不動產（房屋）權屬登記信息包括原始登記憑證和不動產登記權屬機關對房屋權利的記載信息。不動產（房屋）原始登記憑證包括權利登記申請表，權利設立、變更、轉移、消滅或限制的具體依據，以及權屬登記申請人提交的其它資料；不動產權屬登記機關對不動產權利的記載信息，包括自然狀況（所有權情況、他項權情況和房屋權利的其它限制等），以及登記機關記載其它必要信息。

綜上，不動產登記簿所記載的信息是登記機關對不動產及其權利的記載信息。不動產權屬登記信息的載體包括但不限于不動產紙質檔案，其范圍大于不動產紙質檔案。原始登記憑證以及登記機構的內部審核文件收集、整理、歸檔后形成不動產檔案。不動產原始登記憑證包括權利登記申請表，權利的設立、變更、轉移、消滅或限制的具體依據，以及權屬登記申請人提交的其它資料。登記簿的信息來源于不動產檔案和原始登記憑證，登記簿登記相關信息后，申請登記的原始資料以及登記機構的內部審核文件作為登記檔案。

二、查詢不動產登記檔案的主體具有法定性

檔案的生命在于利用，不動產檔案保存的價值也在于利用。不動登記的相關信息應面向社會提供查詢服務，服務對象具有法定性。查詢主體由相關法律法規來限定，主要包括以下三種類型：

一是面向單位和個人。不動產（房屋）權利登記機關對不動產權利的記載信息，單位和個人可以公開查詢，即房屋登記自然狀況和其它必要信息可以向社會公開查詢。

二是權利人、利害關系人。為保護產權人的合法權益，對登記檔案即原始憑證的對外查詢采取審慎的態度，登記檔案的查詢主體限于權利人、權利繼承人等法定權利人主體。權利人或其委托人可以查詢該不動產（房屋）權利的原始登記憑證；繼承人、受贈人和受遺贈人可以查詢與該不動產（房屋）有關的原始登記憑證；利害關系人提供身份證明材料和證明及其屬于利害關系人的材料等，可以查詢、復制該房屋登記簿上的相關信息，即利害關系人也是查詢登記簿信息的主體之一。

三是特殊查詢主體。國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關、紀檢監察機關和證券監管部門可以查詢與調查處理的案件直接相關的原始登記憑證；公證機構、仲裁機構可以查詢與公證事務、仲裁事項直接相關的原始憑證；仲裁事務、訴訟案件的當事人可以查詢與仲裁事務、訴訟案件直接相關的原始憑證。

三、查詢不動產登記檔案的要求和程序具有規范性

查詢不動產登記檔案必須依法按程序進行。

首先，查詢申請人需具備相應查詢資格，提供查詢資格證明材料。如繼承人查檔的，應當提交繼承公證書；國家安全機關、公安機關、檢查機關、審判機關、紀檢監察機關、證券監管部門應當提交本單位出具的查詢證明以及執行查詢任務工作人員的工作證件。

其次，提出查詢申請。填寫《房屋權屬登記信息查詢申請表》，明確需要查詢的房屋坐落或權屬證書編號，以及需要查詢的事項、查詢結果的用途。

第三，出具查詢結果。符合查詢條件且查詢標的存在的，打印登記簿紙頁或者提取原始房產檔案，復印、摘抄、打印相關信息。

需要注意的是，查詢原始憑證的，應由查詢機構指定專人負責查詢，查詢人不能接觸原始登記憑證，以確保原始憑證不被損壞或惡意篡改；查詢機構及其工作人員應當對房屋權屬登記信息的內容保密，不得擅自擴大登記信息的查詢范圍。

不動產登記檔案是不動產登記機構進行不動產及其權利歸屬登記工作的真實記錄，是不動產狀況和權利歸屬狀況的法定依據，其來源具有法律的強制性，其查詢利用具有法定的規范性。