信息化背景下事業單位文書檔案管理優化研究

文·陳秀紅

作為事業單位不可或缺的基礎保障和流程環節，檔案管理工作是否受到重視和發揮了應有的作用，越來越成為影響事業單位健康快速發展的重要因素。而文書檔案管理工作又是事業單位檔案管理工作的關鍵部位，可謂是工作的“重中之重”。文書檔案指的是由日常工作通用文書轉化而來的檔案，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，它既是對過去經驗的總結，也是對未來工作發展作出指示的重要依據。過去，事業單位文書檔案多用紙盒外包紙質保存，數字存儲只是作為附屬和補充的部分。但是，隨著信息科技的發展，社會認知和電子認證水平的提高，事業單位文書檔案的管理標準和管理規程都發生了相應的改變，如何適應新時代的要求去優化文書檔案管理內容和方式，成為擺在事業單位檔案管理人員面前十分緊迫且重要的課題。

一、信息化對事業單位文書檔案管理的影響

進入新時代，以新技術、新產業、新業態、新模式為核心的新經濟蓬勃發展，迅速改變著人類的生活，也引領著時代的顛覆性變革。群體、技術和生產要素等的跨界流動，使信息化、數字化成為指導事業單位文書檔案管理的重要指標，而傳統的文書檔案紙質存儲管理面對新的要求存在很多的不足之處。當下時間和資料都是非常重要的資源，而傳統的文書檔案管理內容和形式比較繁瑣，需要大量的人力、物力、時間等資源，而且在整理檔案的時候容易出現一些不被注意到的差錯；存檔之后也會出現一些問題，比如當我們需要查閱檔案時，就要從大量的資料中尋找、搜索，再一次的浪費人力、物力和時間資源；保存過程也會出現一些困難，隨著時間的流逝，檔案資料越來越多，就意味著需要提供更多的空間來儲存，而且還需要進行經常性的檢查，如防潮、防蛀、防火、防盜等，這就增大了工作的難度和數量。

信息化的文書檔案管理則會有效地解決這些問題，而且新技術、新模式的革新已足夠支撐信息化文書檔案管理的需要。一方面，信息化可以增加文書檔案的保存種類和數量，不再因為時間空間的原因而受到限制；另一方面，信息化管理會大大消除管理者對文書檔案安全問題的擔心，至少不需要擔心潮濕、蟲蛀、燒毀這些問題，大大增強了檔案保存的安全系數；并且在存儲、提取和利用檔案時，不需要以往那么大量的人力資源，只需要搜索提取信息即可，節省了時間和精力，極大地提高了文書檔案管理工作效率。

二、事業單位文書檔案管理信息化存在的問題

任何事物在發展的過程中都會經歷一個質疑與實踐的階段，利用信息化對事業單位的文書檔案進行管理也遵循這一規律。信息化技術是在短時間內迅速興起的，對于已經習慣傳統的文書檔案管理的事業單位工作人員來說，短期內很難接受這種新型的管理方式。因而，當事業單位文書檔案信息化被廣泛推廣的時候，會伴隨出現一些問題。

（一）事業單位文書檔案管理人員的專業意識和專業能力亟待提高

很多習慣于傳統的文書檔案管理的事業單位工作人員短期內難以接受新的知識和新的技術，專業意識和專業能力提不上去。那么，文書檔案管理信息化就成為“空頭支票”，難以實現，工作的難度和數量依然和之前一樣。而且，在新舊思想觀念的交織下，容易出現工作上的矛盾，引發沖突，使得事業單位文書檔案管理工作難以順利開展。

（二）事業單位文書檔案管理信息化的硬件設施準備不足

一方面，由于事業單位文書檔案管理人員的專業知識、專業能力跟不上去，容易導致已有的設備閑置浪費，隨著時間的推移，設備老化報廢也是常有的事情；另一方面，不少單位的管理層對文書檔案管理信息化不夠重視，即使已經出現更加方便快捷的設備，也不會對已有的舊設備進行更新，這就導致文書檔案管理信息化停滯不前。

（三）事業單位文書檔案管理人員思想固化，很難進行創新改革

事業單位工作任務一般情況下不是很復雜，這就容易導致工作人員處于一種懶散的狀態，很少有人會對已經習慣的工作模式進行改變，即使是面對一個亟需改革的內容也會“視而不見”，這就直接導致文書檔案管理工作難以持續下去，沒有人去運用新的技術創造性地工作，也就沒有人能夠發現新技術中存在的問題，更不會有人對其進行反饋，這樣的環境下，誰又會去“除舊革新”呢？

（四）事業單位文書檔案管理信息化制度不完善

在傳統的文書檔案管理過程中，由于紙質檔案數量過多，文書檔案管理制度很難做到面面俱到，檔案管理工作出現很多問題。即使事業單位已開始布局文書檔案管理信息化，卻依然會出現一些由于制度不完善而導致的漏洞和問題，讓文書檔案管理成為困難的事情。例如，文書檔案管理信息化在檔案保管上可以做到防潮、防火、防蛀，但信息化也是把“雙刃劍”，數字化的文書檔案資源面臨著泄漏的危險，如果文書檔案資源的信息安全和保密工作做得不到位，產生的后果是巨大的而且是無法彌補的。

三、信息化背景下事業單位文書檔案管理優化

針對上述提出的在當前信息化背景下事業單位文書檔案管理存在的問題，提出以下幾點建議，希望可以使得文書檔案管理工作更好更快更健康地發展下去。

（一）提高事業單位文書檔案管理人員的專業意識和專業能力

信息化背景下優化事業單位文書檔案管理內容和形式，需要檔案管理人員的全員全過程參與，他們的思想和行為直接關系到檔案管理工作的質量。所以，事業單位文書檔案管理部門要對檔案管理人員和相關人員進行專門的培訓與練習，從思想到能力上全面提升，讓他們意識到自身工作的重要性，通過不斷地吸收新的知識、提高專業素養、提高工作效率，實現個人價值和人生價值。

（二）建立完善的文書檔案管理制度，保證檔案管理的安全性

檔案管理工作的核心原則就是維護檔案的完整與安全。所以，事業單位要對文書檔案管理制度進行修改和調整，一切以維護檔案的安全為工作重心，并將文書檔案管理制度落到實處，讓每一位檔案管理人員都熟悉檔案管理制度，盡心盡力地做好自己的工作，提高自身的檔案管理安全意識，將檔案安全和保密工作做到位，絕不出現內部泄密的情況。同時在信息化背景下，要聘請專業技術人員為檔案管理做好外部保障，以防有心之人破壞系統盜取檔案資料。

（三）更新升級事業單位文書檔案管理信息化的軟硬件設施

文書檔案管理的軟硬件設施配置要做好規劃和準備，使檔案管理信息化工作可以順利實施下去，不能因為軟硬件設施跟不上而影響到整個文書檔案管理系統。在網絡信息技術系統的支持下，采購先進的計算機控制設備和數據收集設備，同時保證及時的更新升級，以適應新時代檔案管理信息化、數字化、智能化的要求。

雖然信息化運用于事業單位文書檔案管理的時間并不是很長，而且也存在一些問題需要去解決。但隨著社會經濟的不斷發展，網絡信息技術已成為未來發展的主要趨勢和工作學習生活的必需，目前遇到的問題只是一些小問題，只要及時采取科學、合理、有效的措施，將這些問題一一解決，事業單位的文書檔案管理工作也將更加有效率和質量。在新科技不斷取得突破的情況下，在事業單位文書檔案管理人員思想不斷變革和提升的回應下，文書檔案管理信息化在事業單位管理流程中也將成為不可缺少的關鍵一環，以使文書檔案管理不論收集整理還是提取利用，都能以最大的工作效率為其他工作服務，更好更健康地促進事業單位發展。

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