新形勢(shì)下流動(dòng)人員人事檔案管理研究

文·張曉楠 韓建

根據(jù)國(guó)家衛(wèi)計(jì)委發(fā)布的《中國(guó)流動(dòng)人口發(fā)展報(bào)告2017》，在2011-2014年間，我國(guó)流動(dòng)人口數(shù)量一直保持逐漸增加的態(tài)勢(shì)。人口遷移流動(dòng)已經(jīng)成為我國(guó)人口變動(dòng)的重要因素，并對(duì)流動(dòng)人才人事檔案管理等產(chǎn)生了重大的影響。2018年全國(guó)高校畢業(yè)生人數(shù)達(dá)到820萬(wàn)，創(chuàng)歷史新高，構(gòu)成了流動(dòng)人員的主體。為加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理，促進(jìn)人員合理流動(dòng)，維護(hù)流動(dòng)人員合法權(quán)益，筆者以高校畢業(yè)生為例，對(duì)其檔案寄存、流轉(zhuǎn)中的問題進(jìn)行分析，希望能為流動(dòng)人員人事檔案管理工作建言獻(xiàn)策。

一、當(dāng)前流動(dòng)人員檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

（一）流動(dòng)人員檔案管理現(xiàn)狀

流動(dòng)人員檔案是組織形成的，其主要記錄和反映了人員社會(huì)經(jīng)歷及德、才、績(jī)、能等情況，是以個(gè)人為單位集中保存的文件集合體。流動(dòng)人員檔案不僅是人力資源管理的重要工具，也是維護(hù)公民合法權(quán)益的原始憑證。流動(dòng)人員人事檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，屬國(guó)家所有，具有專業(yè)性、政策性、政治性、服務(wù)性、管理性及科學(xué)性等特點(diǎn)。如今，隨著我國(guó)社會(huì)制度的不斷完善和健全，流動(dòng)人員檔案管理工作已取得長(zhǎng)足進(jìn)步，檔案管理內(nèi)容不斷豐富，覆蓋面也日漸擴(kuò)大，檔案管理服務(wù)水平及效益明顯提升，從多個(gè)維度為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了良好的服務(wù)與支持。

（二）流動(dòng)人員檔案管理存在的問題

盡管我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理成績(jī)顯著，但從實(shí)際來看，也存在不少問題。

第一，流動(dòng)人員人事檔案管理欠缺規(guī)范性。“三齡兩歷一身份”是人事檔案的核心，這部分內(nèi)容也最容易失真。但因?yàn)榱鲃?dòng)人員的檔案來源多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，加之當(dāng)前我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案由組織、人社、教育等部門多頭管理，各級(jí)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)和各地市的職業(yè)介紹所、勞務(wù)人事代理機(jī)構(gòu)等，有的隸屬人力資源和社會(huì)保障部門，有的并不具備人事檔案管理資格，但他們也在違規(guī)進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案社會(huì)化管理工作，在這種情況下，難以實(shí)行流動(dòng)人員檔案規(guī)范化管理，這不僅極大地威脅著檔案的真實(shí)性與安全性，降低了檔案更新與利用效率，也減弱了檔案的嚴(yán)肅性與公信力。

第二，檔案材料收集難，歸檔信息欠缺完整性。人事檔案涵蓋人員的學(xué)歷、政治面貌、獎(jiǎng)勵(lì)與懲處、工作經(jīng)歷等十大內(nèi)容，真實(shí)性、完整性是人事檔案的基本特征。但在實(shí)際中，流動(dòng)人員流動(dòng)性強(qiáng)，高校在學(xué)生畢業(yè)后，未及時(shí)根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)移至人才服務(wù)中心，不少都是由學(xué)生本人自行保管。用人單位在聘用流動(dòng)人員后，對(duì)于流動(dòng)人員在本單位的檔案材料收集與歸檔不重視、不及時(shí)，導(dǎo)致檔案材料很難收集完整，給流動(dòng)人員日后的職稱晉升、干部選拔、工齡認(rèn)定等帶來諸多問題。

第三，檔案轉(zhuǎn)遞不完善，人檔分離現(xiàn)象突出。由于流動(dòng)人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，檔案?jìng)鬟f工作在其人事檔案管理中占有重要地位。然而，由于受到種種因素的影響，流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞工作很不規(guī)范，存在內(nèi)容不完善、轉(zhuǎn)遞隨意、移交不及時(shí)或個(gè)人代為移交等現(xiàn)象，經(jīng)常發(fā)生檔案缺損、涂改和遺失，“死檔、黑檔”等情況也不乏鮮見。

第四，人事檔案管理信息化水平低，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高。傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)檔案，管理需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，而且查詢與利用也非常不便。隨著流動(dòng)人員檔案數(shù)量急劇增加，檔案管理任務(wù)也越來越重，迫切需要提高人事檔案管理信息化水平。有的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)開始使用專門的檔案管理系統(tǒng)及軟件，但在檔案資源利用等方面，還處于探索與嘗試階段。在傳統(tǒng)的檔案管理理念影響下，檔案管理人員老齡化嚴(yán)重，不少管理人員專業(yè)技能與職業(yè)素質(zhì)不高，無(wú)證上崗現(xiàn)象普遍，導(dǎo)致流動(dòng)人員檔案管理比較低效。

二、完善流動(dòng)人員檔案管理工作的對(duì)策

（一）科學(xué)設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，健全流動(dòng)人員人事檔案管理制度

在新形勢(shì)下，應(yīng)立足檔案管理現(xiàn)狀，根據(jù)人事檔案管理中存在的問題，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的指導(dǎo)。應(yīng)積極貫徹落實(shí)《中共中央組織部、人力資源社會(huì)保障部等五部門關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號(hào)）精神，堅(jiān)持集中統(tǒng)一、歸口管理，成立專門的流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，賦予其唯一的檔案保管權(quán)。人事檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)本著科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、精簡(jiǎn)的原則，合理設(shè)置內(nèi)部各部門，并明確責(zé)任、權(quán)限與目標(biāo)，強(qiáng)化監(jiān)管，以提高人事檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作效率與服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，還要健全流動(dòng)人員人事檔案管理制度，對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進(jìn)行改革，完善流動(dòng)人才人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、利用各環(huán)節(jié)的管理制度，使流動(dòng)人員檔案管理有據(jù)可依，并使之更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（二）強(qiáng)化檔案材料收集整理工作，嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞手續(xù)

流動(dòng)人員的流動(dòng)具有很大的隨機(jī)性、無(wú)規(guī)律性，要確保流動(dòng)人員檔案的真實(shí)性，需要建立健全人事檔案收集、保存、轉(zhuǎn)遞等管理制度，完善流動(dòng)人員人事檔案的收集網(wǎng)絡(luò)，通過跟蹤收集、定時(shí)收集、補(bǔ)充收集等多元方式，來確保流動(dòng)人員檔案內(nèi)容完整。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)與用人單位保持密切聯(lián)系，對(duì)流動(dòng)人員的檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理。規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案接轉(zhuǎn)和利用，用人單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，認(rèn)真、負(fù)責(zé)地做好流動(dòng)人員的人事檔案材料收集歸檔整理工作，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。同時(shí)，采用機(jī)要信件的方式投遞人事檔案，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)不得接收流動(dòng)人員自帶的檔案材料。

（三）增加資金投入，實(shí)現(xiàn)檔案信息互聯(lián)互通

各級(jí)人力資源社會(huì)保障部門、教育行政主管部門、高等院校應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，完善流動(dòng)人員人事檔案基本公共服務(wù)經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制和基礎(chǔ)建設(shè)，增加人、財(cái)、物及政策等方面的扶持，以改善檔案室的硬件水平，將檔案室建成符合“十防”要求的標(biāo)準(zhǔn)檔案室。采用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，整合已有流動(dòng)人員人事檔案管理軟件，兼容和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理。同時(shí)，還要構(gòu)建信息化查詢系統(tǒng)，建立公共聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，整合各類流動(dòng)人口的人事檔案，統(tǒng)一保存，統(tǒng)一管理，實(shí)時(shí)更新檔案信息，大力推行“一站式”服務(wù)，為流動(dòng)人員解決后顧之憂，逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，信息資源共享。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)在流動(dòng)人員檔案管理中起著關(guān)鍵作用，在實(shí)踐中應(yīng)選拔政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員，推進(jìn)檔案人員持證上崗制度，來提高檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)。同時(shí)，還要加強(qiáng)崗位培訓(xùn)、管理與考核，制定培訓(xùn)計(jì)劃，學(xué)習(xí)最新的檔案管理知識(shí)和理念，掌握現(xiàn)代檔案管理技術(shù)與技能，從而不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

綜上所述，流動(dòng)人員檔案管理非常重要，在新形勢(shì)下，人才流動(dòng)公共服務(wù)機(jī)構(gòu)必須根據(jù)流動(dòng)人員的新特點(diǎn)，不斷對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理手段和方式進(jìn)行創(chuàng)新，在維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性的前提下，保證檔案的利用效果，最大程度的發(fā)揮檔案的原始參考憑證作用，為組織和個(gè)人在干部選拔、人才評(píng)價(jià)、職務(wù)晉升、待遇認(rèn)定等方面提供有力證據(jù)，更好的服務(wù)于為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中心工作。