探析綜合醫院醫療科研檔案的管理工作

文·白永梅

醫療科研檔案是記載和反映醫療診治過程中醫學科研工作的重要史料和證據，是醫院進行醫療科學研發、科學管理的基礎，是現代醫學技術發展的重要保證。醫療科研檔案是否真實、齊全、準確、完整，將直接影響到綜合醫院科學技術研究、疑難雜癥診治方案與教學實驗質量以及醫療科技事業的健康發展。針對目前醫療科研檔案管理的現狀及本人實踐，現就綜合醫院醫療科研檔案管理工作做一些粗淺的探討。

一、醫療科研檔案的主要內容及特點

醫療科研檔案包含醫療科技項目的選題設計、實驗整理和分析、臨床研究和應用等過程中形成的各種文字、圖表、聲像材料。具體包括項目開題報告等立項材料、研究過程中的原始記錄等材料、臨床應用形成的材料、課題小結材料、成果申報與鑒定材料等檔案信息，以及涉及到醫學科研制度、醫療法律法規和相關的科研管理文件等科研工作所必需的重要的參考資料，具有專業性、成套性、原始性等特點。不同的科研項目，形成的檔案材料也不同，需要工作人員認真甄別，區分不同價值，分類保管。

同時，醫療科研項目往往需要多學科、跨專業合作，因此醫療科研檔案具有突出的學科特點及較強的專業性、前沿性和科學性。另外，一般醫療科研項目的研究周期較長，為保證醫療科研項目檔案材料的有機統一和齊全完整，必須分階段、區分專業進行歸檔整理，保證醫學科研項目檔案的連續性、成套性和系統性、完整性。

二、綜合醫院醫療科研檔案管理工作存在的問題

（一）醫療科研檔案管理意識缺乏

首先，地市及以下醫院大多沒有專門管理科研檔案的工作人員。醫療科研檔案作為整個醫院檔案的組成部分，一般由綜合檔案室人員統一管理。由于科研檔案專業性強，而兼管人員又不具備相應專業知識，很難做到收集齊全、分類科學。

其次，醫療科研項目的專家團隊，主要以臨床科研相結合的方式進行科學研究，重臨床實踐效果及科研數據分析，對醫療科研檔案資料缺乏應有的重視及存檔意識，使得許多基礎資料、原始數據、醫技檢查的圖像、圖表等檔案材料的收集相對滯后，甚至出現混亂、缺失、損壞等人為事故，增加了檔案系統整理的難度，甚至造成了不可挽回的損失。

再次，由于醫療科研項目本身具有潛在的內部競爭特點，一些醫療科研人員因為個人榮譽及知識產權的保密性等原因，將醫學科研資料私自留存，不上交醫院科研管理部門。

上述原因導致應該共享的科研資源不能及時、完整地歸檔，從客觀上影響了醫療科研檔案歸檔的完整性和準確性。

（二）醫療科研檔案管理機制不健全

醫院的綜合檔案管理機制比較健全，但醫療科研檔案管理制度、監督機制、獎懲制度相對薄弱和落后。比如，由于缺少科研檔案材料歸檔時間、歸檔質量、歸檔內容的具體要求，加之科研人員不重視歸檔工作，導致歸檔不完整、不齊全、不及時。由于檔案人員配備較為隨意，不能按需配備，采用兼職的管理方式，且存在人員流動性大、人員編制不足等狀況，致使在醫療科研檔案歸檔工作中，檔案部門與科研管理部門溝通不及時，對于接收的材料是否完整不能做到心中有數，無法完成同步和把關處理。

（三）醫療科研檔案管理人員專業水平不夠高

地市及以下醫院普遍缺少醫療科研檔案管理專業人員，現有的檔案管理人員也大多是從護理、行政、醫技等部門轉崗過來的大齡兼職檔案員，其文化程度、理論水平、專業素質等參差不齊，難以滿足新形勢下醫院科研檔案事業發展需求。

（四）醫院科研檔案管理信息化建設滯后

由于管理人員知識結構、觀念相對落后，信息化管理技能不高，不少醫院科研檔案管理依舊采用傳統的手工管理方法，已遠遠不能適應工作需要。辦公自動化系統的運用，并沒有發揮出計算機在醫院科研檔案管理方面的優勢，醫院未重視科研檔案信息資源的深入開發和研究，投入人力、物力、財力不足，使得醫院在科研檔案管理信息化上還處于初級階段，導致工作效率、技術含量、信息利用率低，無法完成全文檢索、資源共享等重要大數據時代下的先進信息化管理模式。

三、改進醫學科研檔案管理工作的幾點建議

（一）強化檔案管理意識，健全檔案管理機制

一是加強對《檔案法》《科學技術研究檔案管理暫行規定》等檔案法律法規的學習宣傳，進一步提高全員檔案意識，轉變傳統觀念、創新管理機制，逐步提高領導者、科研管理部門、檔案管理部門對科研檔案工作重要性的認識。

二是完善檔案管理機制，構建科研檔案管理網絡體系；建立健全科研檔案管理規章制度，明確醫學科研檔案歸檔收集范圍；形成可操作性強的科研檔案長效管理機制，明確科研管理部門和檔案管理部門的職責，落實崗位責任制，科學合理地制定檔案的歸檔范圍和歸檔時間，使檔案工作有法可依、有章可循。

三是加強業務監督指導，使檔案管理工作有序、高效運行，為醫療科研工作提供優質服務。

（二）加強對重大科研課題檔案材料的跟蹤收集

科研人員肩負著繁重的科研任務，在檔案管理工作上投入的精力和時間有限，難免出現科研檔案的材料積累、收集有遺漏或對應歸檔的材料把握不準等失誤。因此，檔案部門應將工作重心前移，根據科研檔案形成的特點，按照前端控制和全程管理并重的原則，將工作融入到科研活動的各個時期、各個環節中去，加大監督指導力度，讓科研管理人員了解掌握檔案工作的特性與要求，實現科研檔案資料的全面收集和統一管理。針對目前臨床醫務科研工作者重申報、輕驗收的實際情況，檔案人員應在跟蹤過程中與科研管理人員溝通，保證科研檔案的完整性、準確性、系統性。檔案部門還應加強同科研管理、人事等職能部門的聯系與溝通，及時掌握科研課題的整體進程，同時在科研人員的調動、晉升、考核等方面把好關，將檔案管理水平納入個人考核指標，把檔案材料收集是否及時、規范以及案卷質量是否達標等作為個人考核、評優、升職等的參考條件，促使科研人員重視歸檔工作。

（三）加大科研檔案管理與利用的創新力度

管理和利用好檔案是保證醫學科研工作順利進行的重要方面，醫療科研檔案信息資源的高效利用可以促進醫院的科學研究和項目交流。要積極穩妥推進檔案數字化建設，不斷提高科研檔案的管理和利用水平。加快軟硬件基礎設施建設，加大資金投入，積極創新檔案管理信息化平臺，對科研檔案管理利用價值進行深入探討、開發，構建多樣化信息數據庫，在數字化檔案資源的支持下，提供多元化的檔案信息查閱服務，充分利用大數據分析技術，切實提升檔案信息的利用水平與效率。分析利用者的需求性質，以及醫療科技檔案信息的特點和檔案部門的自身條件，合理、科學設計和選擇提供服務的方式方法，促進檔案管理工作的規范化、科學化。

（四）全方位提升檔案管理人員的素質

醫院科研檔案管理人員是完成科研檔案管理工作的主體。針對目前存在的問題，提高醫療科研檔案管理人員的整體素質和水平是一項重要而緊迫的任務。醫院領導應高度重視、加大投入。一方面，加強對科研檔案人員的業務培訓，保證其接受完整、系統的檔案管理培訓，不斷豐富檔案管理理論知識，提高檔案管理的實際操作水平。另一方面，要加強職業道德建設，提高檔案意識和工作責任心，提高保密意識，嚴守職業操守，保證醫院科研成果安全，同時將引進和培養高素質檔案管理人才作為搞好醫療科研檔案管理工作的一項重要舉措。要搭建平臺為醫療科研檔案管理人員和科研人員之間加強溝通交流提供便利，使檔案工作人員能夠獲取更多醫療科研項目方面的專業知識，了解醫療科研人員的實際需求，以便提供更優質的醫療科研服務。

醫院科研檔案是醫院檔案的重要組成部分，具有特殊的保管和利用價值，醫院檔案管理部門只有與時俱進，不斷探索科學管理方法、創新管理模式，穩步提升醫院科研檔案管理的整體效率和質量，才能夠讓科研檔案發揮更大的社會效益和經濟效益，為醫院的轉型升級和現代化管理水平的提高提供更大的技術支持。