利用“互聯網+”創新檔案利用服務工作

文·夏萍

隨著“互聯網+”與傳統工作方法融合的普及，檔案館的服務理念、管理模式和行為準則都面臨前所未有的挑戰和沖擊，創新思維和構建新的服務體系，成為檔案館亟待解決的一個現實課題。“互聯網+”的應用將為檔案智能化提供有力的支持，增強新的發展動力，促進檔案事業升級換代。檔案工作者要充分樹立用“互聯網+”的精神、技術、方法來指導處理檔案創新工作的思想，才能與時俱進。

一、檔案利用服務網絡化存在的問題

我國的檔案網站信息資源建設目前已經初具規模，是現代檔案館自我展示的窗口，是檔案館服務在時間和空間的延伸。檔案網站現在信息資源總量逐年增長，應在確保檔案信息安全保密的前提下，加快信息傳播速度，提高服務質量和檔案部門形象，實現檔案館檔案信息社會共享的基礎平臺。但由于技術、資金、人才等各種原因，國內檔案網站信息資源建設過程中仍然存在不少問題，影響了信息資源的利用。

（一）各檔案館利用服務網絡主要是內部獨立的局域網，沒有形成聯網

據調研，各級檔案館網站信息資源現仍處在各自發展階段，沒有形成全國性的檔案信息網絡體系，基本處于各行其是，各自為政的局面。各級檔案部門之間的上下聯動、橫向聯動，通力合作、合理共建的工作局面沒有形成。目前，各檔案館將本館已數字化的檔案數據上傳到服務器，形成不同的數據庫，用來滿足本轄區群眾的查詢要求，但一般不能滿足跨市、跨省等異地查詢。比如，原在李滄區居住和工作的居民搬遷到其他地方居住，他查閱自己的檔案信息還需要回李滄區查詢，群眾就要來回跑。運用“互聯網+”技術后，他就可以到就近的檔案館進行查詢了。但現在運用“互聯網+”技術還受到基礎條件、專業人才等方面的制約，這種新的檔案查詢利用服務方式還沒有得到普遍地開展。

（二）從網站服務定位上看，缺乏服務導向

建立檔案網站的定位是以便民服務為目的，應充分利用互聯網為社會公眾提供已公開的檔案信息、已公開的現行文件及其它政府公開信息服務。根據檔案工作發展的需要，結合網絡技術發展實際，要從提高質量上入手，在網絡上建立檔案信息服務中心，加快擴充民生版塊，內容要豐富，實用性強，應對現有的網上資源進行整合歸類，包括不同載體、不同類型的信息資源之間的整合以及本地資源與遠程資源之間的整合。目前的檔案網站定位主要面向檔案界，網站信息內容大都專業性強，內容多為工作動態、查檔指南、主要館藏目錄等。群眾登陸檔案網站也不僅僅為了了解你這個部門的職能介紹，你的工作動態，更重要的是要解決自己的實際問題，所以群眾對檔案網站訪問量極低。建網站不能只是為宣傳自己而建，而是要面向廣大人民群眾，沒有實質性的信息內容，起不到為群眾查檔、解決問題的作用。

（三）從網站提供的服務范圍上看，許多網站提供的資源貧乏，缺乏創新

大多數檔案信息網站一般只提供信息動態、少量照片檔案等，很少有視頻檔案、電子郵件服務、文件傳輸服務、遠程登陸查詢等。應從本部門本地區的實際出發，把網站辦出特色，顯示檔案工作的亮點、創新點，對群眾利用切實做到全覆蓋。比如，群眾可隨時隨地通過電腦和手機觀看各檔案館工作的最新動態、觀賞微展廳、了解地方文化風土人情、查詢檔案業務等，通過先進的“互聯網+”網絡技術，實現檔案資源的共享。

（四）從網站提供的服務功能上看，檢索功能不健全

檔案網站普遍采用的檢索工具過于簡單或專業化，檢索方式單一，群眾很難通過輸入關鍵詞或任意詞進行檢索，甚至是跨字段檢索。而過于專業化的檔號等檢索方式對普通用戶來說難度太大，在一定程度上限制了非專業用戶對檔案信息資源的獲取和利用。大多數檔案網站的檢索能力普遍較弱，有的僅僅是一個網頁，根本不具備檢索功能，有的則是頁面上雖有檢索工具，但無法檢索出結果，因為缺乏完備的數據庫支撐。檔案信息檢索僅局限于案卷級或目錄級，無法深入。

二、提高檔案網站利用服務水平的對策

在檔案信息普遍數字化、網絡化的今天，全民檔案意識和信息意識全面提高。為社會公眾服務是檔案網站信息資源建設的目標，也是檔案網站建設的出發點和歸宿。檔案部門要始終堅持“以群眾為中心”的理念，充分發揮網站的作用，對現有資源進行梳理，不斷擴充民生資源，不斷開辟網上服務的新項目新功能，才能更好地滿足不同人群的需求。要對檔案網站信息資源建設與利用過程中存在的問題保持清醒的認識，正視這些不足，采取有效措施，改變目前這種狀況。筆者認為可以從以下幾方面做出改進。

（一）對全國檔案網站信息資源進行整合，加快實現信息資源共建共享

在全國檔案系統范圍內應進行頂層設計、總體部署，明確要求各級各類檔案館參與檔案互聯網網絡建設，在數據庫結構上、接口上做出統一要求、整體推進，做到全國檔案一盤棋，達到檔案資源共享。使異地查檔群眾在全國任何一家檔案館都可查閱到自己需要的檔案，不用來回奔波了。

（二）積極穩妥推進檔案館管理信息化、館藏數字化

1.檔案管理信息化、數字化，是建立在計算機數字化管理基礎上的，包括了各個具體業務環節的信息化、數字化問題。檔案信息數字化就是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成有序的檔案信息庫。經過數字化處理后，檔案信息提高了計算機檢索速度，節省檔案存儲空間，緩解庫房緊張的壓力，減少檔案原件（特別是珍貴檔案）由于頻繁使用而造成的磨損。在確保檔案信息安全保密的前提下，將檔案信息以網絡化的方式互相連接、提供利用，充分發揮檔案館的信息優勢，豐富網上信息資源的內容和數量。加強檔信息資源的開發與利用，為檔案館開展特色服務創造條件，實現檔案信息的資源共享。

進入21世紀以來，檔案部門的工作重點主要是檔案信息化、檔案數字化、電子檔案管理和數字檔案館建設等，發展速度快，效果顯著。但隨著移動互聯網、云計算等的發展，就不能停留在一般意義上的數據了，也要形成大數據，才能形成創新和提高的前沿方向。同時，不斷加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整，只有掌握豐富齊全完整的原始資料，才能形成高質量的檔案信息資源，才能在提供利用上掌握主動權。

2.嚴格按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等標準規范，將電子檔案進行歸檔、整理、分類，不斷豐富檔案信息數據庫，為檔案網絡化利用打好基礎。對網上群眾利用率高的視頻檔案等，盡快數字化，掛接到網站上，最終轉換成標準化的數據格式，為實現全文檢索打好基礎。

3.檔案館除建立網站外，還可以開通微博、微信、電子郵件服務、文件傳輸服務、遠程登陸查詢等新媒體服務平臺，主動發布檔案信息，融入信息化社會發展，為群眾提供“零距離”的檔案信息服務。

（三）通過培訓提高檔案專業技術人員的信息化素質

雖然現在的檔案人員對信息技術應用的熟練程度比前幾年有所提高，但仍與當今飛速發展的網絡服務不相適應。檔案網站的建立、管理、維護、聯網利用，數據庫的建立和維護、電子文件、電子檔案的安全問題，應用計算機技術、光盤技術、網絡技術、縮微攝影技術等，都需要高素質的專業技術人才。在編制受限，不能大量引進專業人才的情況下，可對現有的檔案專業技術人員經常進行培訓來加以深造，并通過相關信息技術知識的學習、技能培訓，不斷提高檔案人員的信息化素質，努力破解人才對檔案信息化發展的制約。