淺談大數據技術時代檔案信息管理思維與方式的變革

文·彭婷婷

大數據技術是時代發展的產物，對社會的各個領域以及各個行業的發展具有重要意義。對于檔案信息管理人員而言，充分利用各種大數據技術，對檔案管理思維及方式等進行變革，進而提升檔案管理工作的效率，確保檔案管理工作的質量，是亟待解決的課題。

一、大數據技術時代檔案信息管理思維的變革

管理人員的思維方式對檔案管理工作具有重要影響。隨著社會的不斷進步，傳統的檔案管理思維方式已經無法有效滿足時代發展對檔案管理工作的要求。在過去，檔案管理工作比較注重文字館藏，忽略了檔案資源范疇以及信息形式的變化，很難對信息價值進行充分挖掘，降低了檔案信息的實用性和實效性。所以，在大數據時代背景下，檔案管理人員應該變革自己的思維方式，借助大數據技術對檔案管理工作進行創新，具體體現在下述兩個方面。

（一）大檔案觀

大檔案觀指的是對檔案信息類別以及范疇等進行拓寬，將各種文件、各種信息、各種數據、各種多媒體資源等都視為檔案，并對它們進行收集，再對其進行數字化，通過信息技術以及網絡技術等建立統一的、完整的檔案數據庫。要想實現這一目的，就必須對管理思維進行變革，對智能化技術、大數據技術以及云計算等進行充分利用，完善檔案數據系統，豐富檔案信息概念，對有價值的檔案信息進行充分提取，加強數據處理，確保檔案管理工作更加系統化、自動化、現代化。在計算機技術、網絡技術等的影響下，對各種原始數據進行收集、分析、計算，充分挖掘它們的潛在價值，進而為后續的經營決策奠定良好的基礎。

（二）大服務觀

大服務觀指的是對傳統的服務理念進行轉變，由過去的“為國管檔、為黨守史”轉變為新時代的人本化服務，樹立以人為本的服務理念，增強檔案服務的多元化與開放化，滿足客戶對檔案的差異化需求，并根據他們的需求，對各種檔案資源進行充分挖掘，增強檔案信息的服務能力，進而為群眾提供優質的檔案服務。所以，檔案管理人員應該對被動式的檔案服務理念進行變革，以群眾為中心，將其需求作為導向，借助大數據技術對群眾行為中所隱含的檔案信息進行充分挖掘，了解群眾檔案需求，全面實現檔案信息對群眾的價值[1]。

二、大數據技術時代檔案信息管理方式的變革

檔案管理工作具有眾多任務，比如信息收集、信息整理、信息檢索以及信息存儲等，同時它也具有很多的社會職責，例如社會記憶、文化傳承以及信息服務等。在過去，檔案管理方式通常都是扁平化的、孤立的，沒有對海量數據進行有效管理，進而產生了一些死檔案、低價值檔案的情況，為檔案管理工作帶來了一些不利影響。所以在大數據時代背景下，管理人員有必要對檔案信息的管理方式進行變革。

（一）收集方式的變革

在檔案管理工作當中，檔案信息資源占有重要地位。大數據時代的到來，為檔案信息資源的收集工作帶來了極大的便利。首先，管理人員應該對信息收集類別進行拓寬，增強對紙質檔案收集的重視，加大對電子檔案的收集力度。數字化的產生對資源存儲載體進行了轉變，使得檔案信息增強了對電子設備的依賴。在這種時代背景下，應該拓寬檔案信息的收集范圍，對數字、文本、符號、圖片、電子郵件以及網頁文檔等資源進行充分挖掘，尋找有價值的檔案信息。其次，現階段的檔案管理部門正朝著多元化的方向發展，其職責主要是對社會組織資源以及個人檔案資源等進行整合，實現檔案資源共享，提高檔案資源的利用率。所以應該將檔案管理部門與社會進行有效結合，共同完善檔案信息資源建設。再次，管理人員應該對信息收集方式進行轉變，對計算機技術、數據技術以及網絡技術等進行充分利用，通過用戶推送以及網絡抓取等方式，將檔案信息收集工作進行實時化與分類化，確保歸檔的質量與效率。對數據挖掘、云計算以及自然語言搜索等人工智能技術進行充分利用，對檔案資源進行有效采集、存儲、分析及檢索。比如對于檔案數據收集而言，可以對文本挖掘技術進行充分利用，借助智能分析系統以及關鍵詞搜索等，可以在海量數據中對各種網絡資源進行搜索與提取，增強了檔案檢索的便利性與快捷性。最后，應該實現檔案信息資源的全過程管理。利用大數據技術實現不同檔案資源的結構化轉變，按照各個業務系統，建立相應的檔案數據庫，對各種檔案信息資源進行整合，使檔案信息朝著數字化、結構化以及電子化的方向發展。利用云計算技術對中國檔案云進行建立，對檔案資源進行充分整合，對檔案數據庫進行完善[2]。

（二）服務的開放化和智能化

對被動化的服務模式進行轉變，增強檔案服務的主動性，提升檔案的數量與利用效率，全面發揮檔案的作用。將大服務觀作為導向，對大數據技術、智能技術以及云計算技術等進行充分利用，減少對經驗的依賴性，按照數據分析以及處理結果等，為群眾提供優質的檔案服務。同時，也需要對群眾數據進行充分挖掘，滿足社會對檔案管理工作的全新需求，通過大數據技術對群眾日常行為進行全面分析，感知群眾的服務需求，對檔案館中群眾身份以及檔案使用記錄等進行有效整合，按照群眾行為軌跡、搜索習慣和存儲方向等，了解他們的隱性需求，利用大數據技術對檔案信息資源進行充分挖掘，進而為群眾提供優質的服務。借助數據分析技術，對一些孤立的、分散的數據信息進行整合，在相互關系的原則下對業務發展進行有效指導，在復雜的關聯中對檔案信息和群眾之間的關聯進行分析，增強群眾之間、檔案之間以及群眾和檔案之間的關聯性，對群眾進行跟蹤服務與精準化服務，對檔案價值以及用戶需求等進行體現與控制，進而增強檔案服務的開放化和智能化。

（三）檔案管理的安全性與可靠性

大數據技術具有雙面性，我們在認清其對檔案管理工作帶來便利的同時，也應該了解其所存在的弊端。大數據時代的到來對檔案信息管理工作的安全造成了威脅，如果數字化檔案或者是電子化檔案等受到了外來的攻擊，那么就極可能帶來巨大損失，所以管理人員應該做好檔案管理的安全防護工作。首先，可以利用物理防護措施增強檔案管理基礎設施的安全性，比如檔案館以及檔案管理系統等的安全性。其次，需要打造一支具有責任心、專業性極強的檔案管理隊伍，對檔案管理人員進行專業化培訓，提升他們的綜合素質以及對檔案數據的收集、分析、檢索、挖掘等能力，利用數據可視化技術、網絡編程技術，增強檔案信息管理的安全性與可靠性。最后，可以通過數據備份技術以及各種安全防護技術等對檔案信息進行保障，增強它的安全性與完整性[3]。

總而言之，在大數據技術時代背景下，檔案管理人員要想對檔案管理工作進行創新，就必須對管理思維以及管理方式等進行變革。在管理思維方面，應樹立大檔案觀以及大服務觀的思維理念；在管理方式方面，應該摒棄傳統的扁平化管理方式，對各種大數據技術、人工智能技術等進行充分利用，對檔案收集方式進行變革，增強檔案服務的開放化和智能化，提升檔案管理的安全性與可靠性，進而為客戶提供優質的檔案服務。

●參考文獻●

[1]張寧.大數據技術時代檔案信息管理思維與方式的變革[J].中國管理信息化，2017，20（08）:162-163.

[2]任力.大數據技術時代檔案信息管理思維與方式的變革[J].科技資訊，2016，14（32）:23-24.

[3]周婧. 大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革與優化[J]. 商品與質量， 2017（25）.