關(guān)于公證行業(yè)無紙化辦公的暢想

霍智勇

天津市泰達(dá)公證處，天津 300000

一、無紙化辦公在公證行業(yè)中的可行性分析

無紙化辦公是指在不用紙張辦公，在無紙化辦公環(huán)境中進(jìn)行的一種工作方式，無紙化辦公需要硬件、軟件與通信網(wǎng)絡(luò)協(xié)力才能達(dá)到的辦公體驗(yàn)。而具體到公證行業(yè)，無紙化辦公不僅僅需要硬件、軟件與通信網(wǎng)絡(luò)協(xié)力，還需解決由無紙化辦公產(chǎn)生的電子簽名的法律效力問題。

(一)《中華人民共和國(guó)電子簽名法》對(duì)于電子簽名的規(guī)定

《中華人民共和國(guó)電子簽名法》第二條規(guī)定了電子簽名的定義及相關(guān)概念；第三條規(guī)定民事活動(dòng)中的合同或者其他文件、單證等文書，當(dāng)事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文，及不適用的情況。

根據(jù)上述法律法規(guī)規(guī)定，故除了上述規(guī)定涉及的公證事項(xiàng)不能通過電子簽名辦理公證程序外。其他的公證事項(xiàng)從理論上講，是可以通過電子簽名的方式無紙化辦理公證程序。

(二)無紙化辦公在公證程序中的具體應(yīng)用

《公證程序規(guī)則》將公證程序細(xì)化為申請(qǐng)與受理、審查、出具公證書、公證登記和立卷歸檔等幾大程序。公證業(yè)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)原理和運(yùn)轉(zhuǎn)模式都是可以適用于無紙化辦公的。在公證員和公證人員保證自己賬號(hào)的私密性的前提下，完全可以做到通過公證軟件將我們?nèi)粘９ぷ鞯拿恳粋€(gè)步驟無紙化。而且還能將上述每一個(gè)步驟都責(zé)任到人。

在申請(qǐng)與受理的程序中，《公證程序規(guī)則》雖規(guī)定申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)在申請(qǐng)表上簽名或者蓋章，不能簽名、蓋章的由本人捺指印。但完全可以通過無紙化辦公的硬件將申請(qǐng)人的電子簽名或電子指印，簽署在電子化的申請(qǐng)表、談話筆錄、受理通知單上。或者還是簽署在紙質(zhì)上的上述材料然后將該材料、受理過程中當(dāng)事人提交的其他材料直接通過電子掃描儀器掃描到我們的辦公軟件或其他載體上。同時(shí)辦證過程也可以通過錄音錄像的方式將辦證的視頻資料留存。通過以上的方式來完成無紙化辦公的第一步。

當(dāng)公證機(jī)構(gòu)的審查人員無論是通過公證軟件上傳的電子材料的方式還是通過傳統(tǒng)的承辦公證員將材料送到審查人員面前的方式看到所需要審查的材料時(shí)，他都可以通過上述材料判斷當(dāng)事人的人數(shù)、身份、申請(qǐng)辦理該項(xiàng)公證的資格及相應(yīng)的權(quán)利；當(dāng)事人的意思表示是否真實(shí)；申請(qǐng)公證的文書的內(nèi)容是否完備，含義是否清晰，簽名、印鑒是否齊全；提供的證明材料是否真實(shí)、合法、充分；申請(qǐng)公證的事項(xiàng)是否真實(shí)、合法。

出具公證書、公證登記程序可以通過將出具的公證書和公證登記簿電子掃描或excel表格化的方式電子化。筆者在此就不做過多地展開。但立卷歸檔這一程序卻是決定著無紙化辦公成敗的關(guān)鍵，筆者將在下文中著重地討論這個(gè)問題。

二、公證檔案電子化歸檔的相關(guān)法律規(guī)定

根據(jù)《天津市公證檔案管理辦法》第二條規(guī)定了公證檔案的定義。從定義上看來，公證檔案的定義重點(diǎn)在于記錄而不是在于是否采用實(shí)物方式記錄。

(一)公證檔案立卷歸檔的無紙化辦公方式

公證檔案立卷歸檔程序的無紙化辦公方式我認(rèn)為可以分為兩種方式，傳統(tǒng)歸檔方式和電子化歸檔方式并存和僅留存電子化歸檔。所謂傳統(tǒng)歸檔方式和電子化歸檔方式并存，就是檔案分別通過“紙質(zhì)+電子”方式保存。這樣的好處就是不改變現(xiàn)行歸檔方式，但是附加的電子歸檔方式卻額外加重了檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

僅留存電子化歸檔方式就是將公證程序中形成的公證檔案文件直接掃描，然后以電子方式進(jìn)行單套存檔，不需要以“紙質(zhì)+電子”方式保存，形成公證檔案在線歸檔、保存、移交和利用的長(zhǎng)效機(jī)制。在各大企事業(yè)機(jī)關(guān)均有電子化歸檔方式的實(shí)踐，如浙江省政府辦公廳組織、省檔案局承辦的全省“最多跑一次”事項(xiàng)電子化歸檔工作。

(二)公證檔案立卷歸檔的相關(guān)法律規(guī)定

我市公證行業(yè)的公證檔案的立卷歸檔要按照《天津市公證檔案管理辦法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定實(shí)行。若電子化歸檔成為常態(tài)，那么《電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T 18894-2002)》也將成為電子化歸檔的重要依據(jù)。上述法律法規(guī)對(duì)于公證檔案的歸檔移交進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，其中很多的相關(guān)內(nèi)容如《天津市公證檔案管理辦法》第十五條明確的都是傳統(tǒng)方式裝訂、歸檔。

但相關(guān)法律法規(guī)卻也為日后電子化歸檔留下了伏筆，如《天津市公證檔案管理辦法》第七條公證機(jī)構(gòu)要建立科學(xué)的公證檔案管理制度，制定本單位公證檔案收集整理、歸檔移交、保管利用、鑒定銷毀、安全保密及聲像、實(shí)物和電子文件等檔案管理制度和辦法。而上級(jí)單位對(duì)于電子化歸檔的立法，對(duì)于電子化歸檔、信息化建設(shè)都有極強(qiáng)的指導(dǎo)意義。

其實(shí)筆者覺得現(xiàn)行的微信中城市服務(wù)中的公證服務(wù)和涉外公證自助受理機(jī)這兩種工作模式已經(jīng)是公證行業(yè)無紙化辦公的雛形。公證行業(yè)的無紙化辦公不但能為社會(huì)減少紙張的浪費(fèi)，還提倡了環(huán)保辦公的理念，也預(yù)示著現(xiàn)代科技時(shí)代的來臨，將有助于高效辦公。但“路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索”，公證行業(yè)的無紙化辦公畢竟還僅僅是一個(gè)概念，在很多的方面都需要完善、改進(jìn)和立法的推動(dòng)。但“念念不忘，必有回響”，只有敢于創(chuàng)新并付諸于行動(dòng)，夢(mèng)想才可能一步步實(shí)現(xiàn)。