IT時代，網上報賬系統應運而生

文/中興財務云

網上報賬系統作為現代信息技術與會計的融合，顛覆了手工報銷模式，是目前最被企業認可的財務信息系統工具之一。

通信、網絡的飛速發展沖擊著企業的生產作業方式，給企業運作帶來革命性的改變，也推動著企業財務的事務處理和管理模式走向網絡化，網上報賬系統應運而生。傳統的會計信息系統已經實現了從記賬憑證編制到形成會計報表的自動化信息處理，但主要的應用還是基于對手工會計處理過程的高度仿真。網上報賬系統（也被稱作電子報賬系統）作為集成財務系統框架中重要的一環，將會計信息系統從編制記賬憑證提前到了業務流程中，將會計信息系統的關注點從記賬憑證轉移到了原始憑證，并大大降低了財務基礎工作量，使得財務處理效率大幅提升。

如果說會計從手工方式轉變為會計電算化是IT技術應用于會計的第一次革命，那么，建立集成的網絡財務系統，實現網絡報銷、網上數據收集則是會計的再次革命。

傳統報銷模式下，無論是報銷的員工還是審批領導，直至財務處理人員，均會感受到流程的低效。公司與供應商的往來，公司與銀行的交割，公司與員工的內部結算都是基于實物進行的，依賴大量的紙面單據和手工簽字。這種日常運作方式代表著傳統的財務管理觀念和模式，使得財務管理在空間上限于一地，在時間上無法實時進行，工作效率也處于較低的水平，給員工和財務人員帶來巨大壓力。這種方式已越來越不能適應公司的高速發展和我們的高效工作方式。以紙質報銷單作為介質的傳統費用報銷模式，使財務人員不得不面對其暴露出的成本高、效率低、意見多、矛盾大等問題。

傳統報銷方式存在著很多缺陷，使得很多大中型企業費用管理不能滿足需求：

單據填寫效率低。員工報銷需要手工填寫大量信息，若信息填寫錯誤，又將浪費大量時間重新填寫。

業務審核效率低。員工需要親自拿著報銷單據，找各級領導逐級簽字審批。各級領導每天都將要耗費大量的精力和時間進行單據審批。若遇到審批領導出差、繁忙等情況，員工將陷入漫長等待。

財務審核效率低。會計人員審核時，需要將報銷單據中的眾多信息手工錄入到系統中，這些操作將使其置身于瑣碎重復勞動。

資金、預算控制力度低。財務部門的審核信息無法及時反饋，費用支出情況存在時滯，無法反映資金的實際使用，得不到有效控制；預算控制也無法得到有效執行。

傳統報銷模式如圖1所示。

網上報賬系統的產生，解決了傳統財務報銷模式下所面臨的各項問題。網上報賬模式下，員工填寫報賬系統中的電子報銷單據，員工的姓名、部門、賬戶等基本信息直接由系統生成，無需拿筆一張張填寫報銷單。填寫后的電子單據，系統會直接提交到員工的上級領導，在領導以數字簽名方式進行審批后，報銷單就直接發送到公司的財務部門，看到領導的簽字和財務審核記錄，財務記賬人員和出納分別完成憑證記賬工作和財務付款工作。網上報賬模式如圖2所示。

圖1 傳統報銷模式圖

圖2 網上報賬模式圖

在財務共享集中模式下，財務信息系統的使用也更趨多樣，除了傳統的會計核算系統以外，應用最為普遍的系統是預算控制及網上報賬系統，其次是影像系統和資金管理系統。由此可見，網上報賬系統作為現代信息技術與會計的融合，顛覆了手工報銷模式，是目前最被企業認可的財務信息系統工具之一。

網上報賬系統流程

網上報賬系統在整個財務系統中處于核算層的財務運營系統部分。網上報賬系統與企業已建成或將建設的多個其他核算層財務系統都存在數據的交互關系，具體來說：網上報賬系統的前端業務報賬信息可自動取數于各前端其他業務系統；網上報賬系統一般與電子影像系統高度集成，從而依賴電子影像模式傳遞實物單據信息；網上報賬系統中的報賬信息會導入會計核算系統生成會計憑證，同時會計核算系統也會將后續狀態反饋回網上報賬系統。

借助于網上報賬系統可以將企業的費用支付數據完全電子化，利用信息技術再現原始業務活動，為每筆支出建立了單獨的審計線索。網上報賬系統大都基于電子影像模式，實現報銷流程中影像單據傳遞代替紙面單據傳遞，使內控權限下的相關領導審批、財務審核制單、憑證審核等環節通過查看單據影像完成，從而實現審批、審核與核算的無紙化。如圖3所示。

基于影像模式下的網上報賬系統全業務流程可分為電子流和實物流。電子流下，員工在網上報賬系統界面中填寫并提交標準模板的電子報賬單，相關部門和公司領導即可獲取系統自動推送的報賬信息完成審批，審批通過的報賬單自動流轉至財務人員進行財務審核，審核通過后，系統根據預置的報賬單信息與會計科目映射關系，自動生成會計憑證和付款信息，而后財務完成付款。實物流下，員工提交電子報賬單后，系統將生成唯一標識的報賬單號，員工連同原始單據一同傳遞至掃描員進行單據掃描上傳，其單據影像將掛接在電子報賬單下進行后續的電子流傳遞，實物單據則直接由會計根據報賬單號與會計憑證編號的對應關系完成憑證歸檔工作。

網上報賬系統優勢

相比傳統報銷模式，網上報賬系統有著顯而易見的優勢：

（1）信息采集規范化。網上報賬可以有效地克服基于紙面的數據采集方式的種種不足，通過全面、及時、高效地采集信息，使會計信息系統達到支持決策的目的。網上報賬在報賬活動中觸發了相應的信息記錄過程，不會因為人工收集和其后的會計憑證確認的局限性對信息有較大的取舍，避免了信息的滯后和丟失。網上報賬系統通過對傳統會計信息系統的延伸，不再是通過對原始憑證的匯總整理后才能把數據納入會計信息系統，為后續的實時處理和實時信息反饋創造了基礎。

（2）信息成本節約化。網上報賬可以大大降低會計信息的處理成本，不僅僅是紙張本身的費用，節約的企業管理費用更為可觀。傳統的會計信息系統理論上或許可以通過核算項目的增加來收集關于業務活動的所有特征，但在實際操作中是不現實的，因為觸發記錄行為的是脫離業務過程的會計人員。而網上報賬通過將信息觸發過程前移到業務人員和相關的業務系統，使會計信息系統能夠收集到關于業務活動的所有信息特征，而不僅僅是價值或者金額方面的信息，從而滿足決策或者管理過程的信息需求。例如，企業差旅費用信息中，發生的時間、記錄的相關事件、地點、發生人、發生頻率等信息，在傳統的費用確認過程中，經過復式記賬法的處理只能提供一段時間內費用發生的總額，其他相關信息都消失了。而使用與商旅系統對接的網上報賬系統后，這些信息都會存儲于企業數據庫中，可以實現任何時間、任何維度的匯總分析，大大提升了信息價值。

（3）信息傳遞自動化。網上報賬使會計確認程序化成為可能。傳統的會計信息系統解決了從記賬憑證到會計報表的所有工作，使用財務軟件，財務人員的最大“價值”體現就是從原始憑證到記賬憑證的會計確認和輸入過程。這種價值使得財務人員在低水平的基礎工作上耗費大量時間，同時，會計確認對于會計人員的個人主觀判斷依賴過多，會計信息質量無法保障。在網絡報銷環境下，記錄過程的標準化和電子化為會計確認的自動化提供了機會。網上報賬系統會根據既定的規則生成記賬憑證，會計人員只需要維護相應的分類和匯總機制，實現了從數據采集到數據輸出全部工作的會計信息系統化，大大減少了會計人員的基礎工作量。

圖3 基于影像模式下的網上報賬系統全業務流程展示圖

（4）審批流程電子化。通過電子報賬單和相應附件的電子化流轉，以及與企業辦公系統的待辦事項集成，在保證審批質量的同時加快了審批流程，實現了電子化自動推送的審批模式，從而大大提高審批效率。

（5）財務流程高效化。網上報賬系統可以通過減少紙張流轉，提高共享服務中心內部流程效率，減少會計核算過程中的人為判斷和計算錯誤等來減少企業的管理費用。

（6）信息展示追蹤化。網絡報銷使得電子審計線索更加便利高效。網上報賬將企業的費用支付數據完全電子化，并建立了賬務系統的單一標識。利用信息技術再現原始業務活動，從記賬憑證追溯到原始業務活動的來龍去脈變得更加高效。高度集成的會計信息系統，為每筆支出建立了單獨的審計線索，環環相扣的鏈接關系使得原始業務的再現更為方便易行。