淺談對電大民生檔案工作的認識

章海北 吳婧婧

安徽廣播電視大學池州分校，安徽 池州 247000

一、電大做好相關民生檔案管理工作的意義

(一)是適應新時期民生檔案工作建設的需要

開展民生檔案工作是為了更好服務于民生。民生檔案，顧名思義，是為服務于人民群眾建立從而管理的檔案，它的內容主要包括：醫療衛生類、教育類、就業類、社會保障類、收入分配類、維護社會穩定類等民生檔案。而電大作為高校，涉及的民生檔案主要有，教育類、就業類民生檔案。國家的人才戰略離不開對教育事業的大力支持，而教育也涉及每個家庭的直接利益。公民接受良好教育之后的最終目的還是為能獲得與之相對應的工作。這就需要完善的就業民生檔案，以便及時提供各種就業信息，特別是能為畢業生提供一個好的信息渠道。

(二)為學校制定長遠的發展計劃提供準確的依據

學校檔案是對一個學校的歷史發展、招生、教育教學、校園建設、行政辦公等相關工作的真實準確記錄。是一個學校建校以來涉及重要材料的匯總。良好的學校檔案管理，能夠在學校進行重大項目建設時，提供較為全面的理論依據，以及縱向橫向的信息。有利于學校辦學工作的有序開展，最大限度地保證學校規劃建設的科學準確性。

二、電大在民生檔案管理工作中出現的問題

(一)檔案管理部門相對分散

存放學校的檔案主要有教職工檔案、學生學籍檔案、文件檔案等與學校大小事務相關的檔案。教職工的檔案按在編和聘用分，在編的教職工檔案，一部分放在教育局一部分放在當地的人才交流中心；而聘用人員的部分檔案存放在學校檔案室。但大部分電大學校對檔案室的管理還沒有設立專門部門，以池州電大為例，檔案室是由辦公室代為管理。此外，學生學籍檔案涉及的是電大學員在電大學習階段的情況，就池州電大而言，是由教務處代為保管。學校檔案的管理缺乏一個相對集中統一的部門，這不利于學校工作的開展，也不符合教育類民生檔案管理的要求。

(二)檔案管理手段方法落后，利用率不高

重視對檔案的管理工作，其目的在于方便日后能夠準確查找利用。一個高水平的檔案管理手段及方法有利于彌補檔案自身的多、繁、雜等缺點。隨著科學技術的進步，檔案種類的增多，對檔案的管理不再僅限于文字檔案，還包括對影像、聲音檔案的管理，這都需要提高檔案的管理手段與方法。

(三)檔案重要性的意識較為淡薄

一般來說，學校的檔案工作還沒有引起普遍的重視，只是在需要查找資料以及學校相關文件時，才意識到檔案管理工作的重要性。平時檔案室又少有人進去，所以大部分單位的檔案室條件都相對簡陋，影響檔案的安全保管和充分利用。檔案管理意識的相對淡薄，很容易使一部分檔案不能得到及時的保存，尤其涉及教育、就業與民生相關的檔案又容易散失，遇到緊急工作需要時，常常得不到完整的檔案數據。

(四)缺乏檔案管理的專職、兼職人員

檔案工作量大而繁雜，并且涉及面廣。尤其是在新時期，民生檔案信息涉及到人民群眾的切身利益，在學校，涉及到教職工和學生的直接利益。學校檔案的管理工作還處在一個不穩定的上升狀態。這就要求單位需要專門的檔案管理人員對檔案進行整理保存，并對本單位涉及到的有關民生的檔案進行篩選，方便日后查找。就學校而言，主要是教育類、就業類的民生檔案。而由于電大部門設置的特殊性，接受檔案專業的系統學習和培訓的人員較少，檔案業務能力不強。管理檔案的人員大部分都是其他部門兼任的，難以保證有足夠的時間精力收集、管理繁雜的檔案工作，民生檔案往往也在不經意間流失。

(五)新時期，電大民生檔案管理工作出現的其他問題

以安徽電大為例，部分地方電大與其他高校合并之后，在民生檔案的管理方面出現了許多新的問題，如

檔案材料的匯總渠道、檔案管理部門的設置，檔案人員的安排等等，都需要進行重整。

三、提高電大民生檔案管理工作水平的對策

(一)提高對電大民生檔案工作建設的意識，強化檔案工作精神

提高檔案管理機制體現了學校對檔案工作的重視，也是新時期，學校為適應國家大力發展民生檔案建設的重要舉措。學校民生檔案要想做好，離不開學校領導人對檔案工作的重視程度。要徹底摒棄檔案無用的觀念。準確充分的檔案信息、檔案數據能為學校的長遠發展提供可靠的資料，為學校創造更好的經濟效益提供了有力的資料支持。當前，隨著成人高等教育進入市場，成人教育面臨著來自自考、函授等其他教育形式的競爭。電大若要在成人高校競爭中脫穎而出，必須要提高自身的水平，增強競爭力，這需要學校制定科學的決策方案，都離不開對檔案資料的整合。

(二)加強檔案管理的設施建設，提高檔案管理水平

隨著科學技術的進步，檔案材料更多樣化，除去基本的文字材料，還有影像、聲音、圖片等資料，越來越多的電子文件應運而生。學校檔案也不可避免的包含了大量與民生相關的檔案。光靠基本的人力不能很好的對學校檔案進行管理。這就需要改善檔案工作的基礎設施，軟硬件設施都需要提高。對學校民生檔案管理工作做到數字化、信息化，方便日后能迅速查找利用。

(三)配備專職或兼職的檔案管理人員，提高其業務素質

學校對民生檔案的管理，離不開學校應當有相應的對檔案管理業務熟悉的管理人員。為了適應新時期新要求，學校應當為檔案室配備專職或兼職人員，先做到人員的相對集中統一。并加強對檔案管理人員進行繼續教育，使得其能掌握有效管理檔案的技能，提高自身的檔案專業知識，要勤學多練，熟悉檔案管理領域的一些要求。

[1]曾健瑜.以示范性基層電大評估為契機加強電大檔案工作的管理[J].職業教育，2014(2).

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[3]閉線林.服務民生視角下高校檔案工作開展策略探究.蘭臺內外，2017.2.