淺談企業檔案工作與檔案軟件的互助互推

趙媛媛

摘要：目前紙質檔案+電子檔案管理模式形成了檔案工作的包圍圈，點點結合匯成全局。而現代化檔案工作核心力量---專業檔案軟件在這個舞臺舉足輕重，全文從實例論證檔案軟件與檔案工作發展不同進程中的關系，以及兩者間的契合與取舍乃至對未來相互結合滿足專業工作更高需求的展望。

關鍵字：互助互推；軟件；對比；需求

近幾年電子檔案管理工作被企事業單位提上重點工作日程，紙質檔案與電子檔案結合管理的模式已經逐漸推廣，兩者相互依托任何一方的功能缺失都會影響檔案工作全局的發展，嚴重則會造成癱瘓局勢。

一、“管中窺豹”以實例概述檔案工作與檔案軟件結合的發展歷程

我公司屬于集團企業，業務及分子公司遍布全球，工作的開展需要極強的融合性及共享性。單純的舊有模式檔案管理已經不能滿足需求。公司檔案與檔案軟件的融合發展迫在眉睫：

1.起步：母公司自1999年經所屬市檔案局引進推廣，使用某單機版本檔案類軟件，該軟件專業性強，檔案人員使用方便。此時，軟件的使用提供助力的范圍僅限專職檔案人員，幫助其提速、更正規的完成檔案工作。而隨著工作的深入，公司的發展，更多的需求推動著檔案工作對軟件的更高要求。

2.發展：隨著公司辦公平臺搭建，地域間的檔案信息共享，檢索、查閱需求上升。2009年檔案人員放眼長遠，著手考察、上線可聯網與公司辦公OA平臺搭建共享的檔案軟件，歷經一年測試，期間檔案實體工作中產生的需求加促軟件的多次版本更新，功能定制，此為檔案對軟件的推動發展。相對的軟件正式作為辦公必要條件作用于檔案工作，其除了全公司普通用戶可通過身份認證后在辦公平臺進入檔案軟件從而進行角色權限范圍內的檢索、查借閱外，流程審批人還可以通過軟件流程嵌入辦公平臺的方式將檔案借閱流程進行在線審批，期間申請人及檔案人員可以跟蹤進度。

3.不斷前進：公司業務不斷擴大，在建國家級、省市級基建項目越來越多，自主研發項目如雨后春筍不斷涌現，這些都對企業檔案工作提出了更高的要求。每個大型項目可產生百萬卷檔案，中小型項目也可產生數十萬卷檔案，而科研類項目檔案種類繁多，這些都對檔案工作提出了新的要求，與實體檔案工作面臨壓力大一樣檔案軟件也面臨承載力與功能調整兩大難題。2016年底開始，對原軟件的升級與更新換代考察提上日程，此時現有市面軟件產品多更新至網頁版，無需下載使用客戶端，對硬件要求降低而軟件本身功能提升應用更便捷。

二、契合有度，取舍不易。做好檔案工作與軟件工具性能的磨合與雙贏

結合公司檔案現有情況及需求陸續考察了行業內享譽較高的6家檔案軟件產品。基于實際功能需求及軟件綜合性能篩選出兩款較適宜軟件進入最終測評。筆者也進行了詳細對比，如下：

軟件功能 A款軟件描述（網頁版） B款軟件描述（網頁版+客戶端） 實際需求建議

導入/導出 可操作，可預覽，但導入必須案卷或案卷+卷內形式。 導入無直接操作需進行數據轉換，導出需要進行詳細篩選才可用 需求：在卷內狀態不只有導出功能，增加導入功能

OCR 有格式限制，分頁掃描對設備有要求 無 由于設限太多，此功能不方便推廣

批量修改/替換 方便易上手，需簡單邏輯思維 邏輯公式較復雜，功能廣 實際使用多，人員水平不一，簡單實用較重要

移卷（將卷內某件移至另一卷） 不可操作 可用，有復制和剪切功能。 建議添加該功能

批量關聯/拆卷/組卷 可用 可用 標準化日常工作需求

生成檔號 案卷只有生成檔號功能，沒有檔號調整功能 需要進行設置再進行功能使用 建議添加檔號調整功能，檔案整理的重點

保存到其他庫，跨全宗保存 可用 不可用 對多個全宗公司有需求

錄入 通過設置可攜帶上一條部分信息，方便錄入 必須逐條進行錄入與修改 可攜帶式錄入節省人力時間

普通用戶 檢索、查看、申請、協查 協查功能為亮點，借多份檔案可添加暫存架集中申請 有預約功能，其余功能使用方便 都依據實際使用進行了人性化設置

流程跟蹤 可用 可用 流程與審批是企事業單位檔案工作順利開展的必備項

審批人 審批、轉審批 可用 可用。且可以臨時賦權

打印審批單 可用 客戶端狀態下可用

檔案員 借出 可通過手動查檔案找添加借閱單及通過流程借閱單借出 沒有手動選擇借閱功能，即紙質借閱審批的無法加入系統后期統計 A較全面考慮了檔案查閱的線上，線下并行的情況。最后都可匯總進軟件進行跟蹤及統計等

歸還 可用 可用 日常工作必備項

統計/報表編目 需進行設計與導入 需進行設計與導入 檔案日常工作，如果系統化則更方便了

錄入移交人 檔案添加、導入、移交、拒絕后查看 基本可用。但是拒絕后消息不顯示，作為移交人可能無法及時知道那些被拒絕，并且看不到拒絕的理由，不方便后期的整改 基本可用。但是拒絕后沒有消息提示，僅變回未移交的檔案顏色，并且看不到拒絕的理由，不方便后期的整改 希望添加價值檔案員移交檔案后拒絕回來的檔案消息顯示及拒絕的理由。否則其無法知道何時被拒絕，被拒絕了什么及理由

縱觀不同地域，不同領域的企事業單位對檔案整理的不同要求影響著其對于軟件工具的具體考量，但是行業中主要軟件的性能體現出了檔案工作的基本原則不變，總體方針統一。雖然各款專業的軟件基本上都可以滿足檔案具體工作的實現，達到了檔案與工具的契合，但龍生九子個個不同，不同的檔案實際工作對軟件工具的要求不同，除非進行專向定制否則檔案工作者都要面臨取舍問題。

三、著眼當前，展望未來，謀求共同發展與進步

“檔案”誕生于清初，至今已有近500年歷史，而廣義中的檔案則淵源更久。同比檔案軟件的誕生起源于上世紀90年代，至今只有不到30年歷史。如果認為檔案是歷史是舊的，那么坐上了科技發展的軟件管理這趟航班，歷史就與時代接軌了。筆者在進行檔案軟件市場考察時，期望著放眼大局希望找到一款與實際工作契合度高且可以做好符合未來發展方向，做好如網頁版功能軟件與電子掃描識別、離線客戶端、三維立體庫房檢索、二維碼盤庫等結合于一體的軟件。雖然目前看行業領域內市場無法在成本可控的范圍內做到綜合性軟件功能與實際檔案工作需求整合，那不妨相信用不了再一個30年，到時候承載著檔案工作高效、可控、契合高的這架工具航班必然會進入到全局航線，且越飛越遠。

四、結束語

1+1的模式雖然不一定大于3，但是一定不會小于2。檔案工作也許是繁瑣的，是平淡的但是同樣也在謀求發展，尋求與時代接軌。相信，行業內的發展會不斷變革，各種服務于檔案工作的基礎工具也將順應發展進入或退出舞臺，無論取舍都是致力于將檔案事業推向達到更安全，高效，便捷的目標。endprint